We wtorek Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowalne lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.  Umożliwi on przesyłanie faktur w specjalnym systemie elektronicznym. Ustawa wdraża do naszego prawa Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych*.

Szybszy obieg

Zmniejszenie zatorów płatniczych i liczby błędnych oraz fałszywych faktur w obiegu, łatwiejsze archiwizowanie dokumentów, oszczędność czasu i pieniędzy to tylko niektóre efekty wejścia z życie nowych przepisów – mówi minister przedsiębiorczości i technologii Jadwiga Emilewicz. Zdaniem reosrtu zwiększą się też szanse udziału polskich firm w transgranicznym rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym UE.

Od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający muszą być przygotowani na odbiór faktury w postaci dokumentu elektronicznego o określonej przepisami strukturze. Zgodnie z Dyrektywą, faktury elektroniczne dla zamówień publicznych będą miały odpowiedni format, co oznacza, że będzie to faktura ustrukturyzowana. Daje to możliwość automatycznego przetwarzania przez systemy informatyczne, bez potrzeby uczestnictwa pracownika w tym procesie, w przeciwieństwie do  faktur w formacie PDF czy papierowych, które wymagają ręcznego  wprowadzania danych do systemu księgowego.

-Taki ustrukturyzowany dokument to są tylko metadane wymieniane między systemi informatycznymi. Chodzi o to, żeby jak najszybciej informacje o zobowiązaniach, wiedziały organy finansowe.  Zamawiający muszą mieć więc oprogramowanie, który przyjmie takie e-faktury – mówi Anna Serpina-Forkasiewcz, prezes Zarządu Portal PZP.

Powstanie specjalna e-platforma

Tymczasem z danych Ministerstwo przedsiębiorczości wynika, że poziom wykorzystania systemów informatycznych wśród zamawiających jest bardzo niski i wynosi tylko 26 proc. Obowiązek e-fakturowania ma jednak przełoży się na wzrost cyfryzacji sektora publicznego.  Resort zapewnia, że dla przedsiębiorców i jednostek publicznych zostanie uruchomiona specjalna platforma do obiegu faktur ustrukturyzowanych, z której będzie można bezpłatnie korzystać przez stronę internetową. Duże podmioty będą mogły zintegrować się z tą platformą czyli automatycznie pobierać faktury z systemu. Jej budowa jest finansowana z funduszy strukturalnych z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Budżet projektu wynosi 34,5 mln zł.

Czytaj również: JEDZ bez e-pełnomocnictwa >>

Platforma będzie służyć nie tylko do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, ale też innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Nowe narzędzie pozwoli też na przetwarzanie i udostępnianie informacji związanych z realizacją zamówień – informuje wiceminister przedsiębiorczości i technologii Tadeusz Kościński.
Inne ustrukturyzowane dokumenty to zamówienie dostawy, awizowanie dostawy, potwierdzenie dostawy, faktura korygująca lub nota księgowa. Dla wykonawców wprowadzono możliwość wystawiania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Natomiast dla zamawiającego wprowadzono obowiązek odbioru od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Efektem tego rozwiązania będzie wzrost stosowania elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych.
Dla przedsiębiorców oznacza to skrócenie czasu obsługi transakcji, a w praktyce może pozwolić także na przyspieszenie terminów płatności. Korzystanie z platformy będzie bezpłatne. Przed 1 sierpnia 2019 r. zamawiający nie będzie miał obowiązku przyjmowania  przez platformę  faktur  o wartości poniżej 30 tys. euro – podkreśla Kościński.

 


Ponadto platforma elektronicznego fakturowania umożliwi przesyłanie dokumentów nie tylko w kraju, ale także przy pomocy systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL – międzynarodowe stowarzyszenie z siedzibą w Brukseli, które ma zapewniać europejskim przedsiębiorcom komunikację elektroniczną z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych. Rozwiązanie to ułatwi polskim przedsiębiorcom uczestnictwo w zamówieniach publicznych organizowanych w innych krajach Unii Europejskiej.

Oszczędności dla administracji

Platformy ma być alternatywnym sposobem odbioru faktury od wykonawcy i może zastąpić obecnie obowiązujące faktury papierowa i elektroniczne w rozumieniu ustawy VAT. Korzystanie z niej może przynieść adminsitracji publicznej oszczędności przez  zautomalyzowania procesu przetwarzania faktury. System ułatwi merytoryczne opisanie faktury, sprawdzenie jej poprawności i integralności, uryskanie akceptacji odpowiednich komórek, dokonanie zapłaty.  Co prawda projekt nie reguluje takiego zautomatyzowania, niemniej go umożliwi.  Budowana platforma daje bowiem możliwość integracji z systemem finansowo-ksiegowym. Projektodawca szacuje, że jej koszt to ok. 5 tys. zł.