Elektronizacja zamówień publicznych bez wątpienia stanowi ważny krok naprzód w dostosowaniu standardów udzielania zamówień do współczesnej rzeczywistości cyfrowej. Jednak nie oznacza to, że wszystko, co „elektroniczne” może zostać wykorzystane do komunikacji pomiędzy zamawiającym a potencjalnymi wykonawcami. Obowiązujące prawo zamówień publicznych łączy w sobie formę elektroniczną z pisemnym prowadzeniem postępowania. To zaś oznacza, że nadal liczy się przede wszystkim tekst, a nie np. nagranie czy komunikacja wizualna.

Czytaj w LEX: Zagadnienie pełnej elektronizacji zamówień publicznych - wybrane aspekty >>>

 

 

Pisemnie, czyli jak?

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2021 r., poz. 1129), postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, prowadzi się pisemnie. Warto zaznaczyć, że sformułowanie „prowadzi się pisemnie” nie oznacza tego samego, co „w formie pisemnej”. Jak wiadomo aktualnie zasadą jest prowadzenie postępowań zmierzających do udzielenia zamówienia publicznego w formie elektronicznej, co z kolei właściwie wyklucza przesyłanie papierowej dokumentacji pomiędzy zamawiającym a potencjalnymi wykonawcami. Trudno mieć wątpliwości, że postawienie równoległego obowiązku prowadzenia postępowań w formie pisemnej i elektronicznej zupełnie mijałoby się z celem.

Dlatego w obowiązującym prawie zamówień publicznych ustawodawca zmodyfikował kwestię pisemności postępowania. Otóż z faktu, że toczy się ono w formie elektronicznej nie można wyprowadzać wniosku, że komunikacja w postępowaniu może być prowadzona w jakikolwiek sposób mieszczą się w szerokiej gamie środków komunikacji elektronicznej. W końcu postępowanie prowadzi w formie elektronicznej, a jednocześnie pisemnie. Pojęcie „pisemności” zostało zaś zdefiniowane przez ustawodawcę w art. 7 pkt 16 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym oznacza ono sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Chociażby z tego względu oferta – a właściwie jakikolwiek inny dokument wymagany w postępowaniu – nie może zostać nagrana czy przedstawiona w sposób wizualny. Liczy się tylko postać tekstowa dokumentacji.

Czytaj w LEX: Tłumaczenie dokumentów składanych wraz z ofertą >>>

 

A co z transkrypcją?

W tym miejscu pojawia się problem transkrypcji nagrania na tekst. Co prawda tego rodzaju zabieg – zwłaszcza biorąc pod uwagę bardziej rozbudowane postępowania – mógłby być trudny do przeprowadzenia, zwłaszcza w taki sposób, aby dokument spełniał standardy czytelności, jednak nie jest on niemożliwy. W momencie sporządzenia transkrypcji powstaje tekst, wyrażający określone treści „przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich” – a więc pisemnie. Tym samym na gruncie obowiązujących przepisów składanie wymaganych dokumentów, sporządzonych jako transkrypcja nagrania, jest dopuszczalna.

Czytaj też: Cyfryzacji polskich zamówień publicznych, z uwzględnieniem projektu „e-Zamówienia – elektroniczne zamówienia publiczne” >>>

Wyjątki od reguły

Od każdej reguły istnieją wyjątki – nie inaczej jest w przypadku omawianej tu zasady pisemności. Kluczowe znaczenie w tym zakresie ma art. 63 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosek, o którym mowa w art. 371 ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Natomiast w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie o wartości mniejszej, niż progi unijne, dokumenty te – oczywiście za wyjątkiem wniosku o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców – mogą zostać złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.