Nadejście rewolucji cyfrowej w sporządzaniu sprawozdań finansowych, której jesteśmy właśnie świadkami, spowodowało, że w obliczu zagrożenia odpowiedzialnością karną za niesporządzenie sprawozdania finansowego w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego, w wielu jednostkach doszło do konfrontacji brzmienia ustawy z od lat powielanymi praktykami w zakresie ustalenia końcowej daty dla jego sporządzenia. Dla niektórych odkrycie prawdy o rzeczywistym znaczeniu art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości może się więc okazać wielkich zaskoczeniem, także spotkać się z niezrozumieniem. Chociaż ów trzymiesięczny termin niekiedy może jawić się jako niedostosowany do realnych możliwości danej jednostki, nie powinno to zmieniać faktu, że przepis art. 52 ust. 1 jest jasny w komunikacie. Jego należyte przestrzeganie nie służy zaś jedynie samej jednostce, ale również innym uczestnikom obrotu prawnego.
Skąd wziął się problem z datą sporządzenia sprawozdania
Obowiązująca od 1 października 2018 zasada, że sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (dawniej podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP), spowodowała ogromny wzrost zainteresowania wykładnią art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z tym przepisem kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Co ważne, adresatem tego obowiązku nie jest jedynie jedna z osób wchodzących w skład organu zarządzającego jednostki. Zgodne z legalną definicją pojęcia „kierownika jednostki” są nimi wszyscy członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę (por. art. 3 pkt 5a ustawy o rachunkowości).
Czytaj również:
Spółki: cały zarząd musi do końca marca podpisać sprawozdanie >>
Za podpisanie sprawozdania po terminie grozi więzienie >>
Użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego (dalej łącznie jako „e-podpis”) automatycznie generuje określoną datę jego złożenia, która następnie osadzana jest w podpisywanym dokumencie (pliku o formacie XML). W odróżnieniu od dotychczasowej papierowej formy podpisywania się pod sprawozdaniem finansowym – co do zasady – nie ma więc możliwości złożenia podpisu w innej dacie aniżeli data złożenia podpisu elektronicznego (wyjątek w tym zakresie stanowi szczególna regulacja przewidziana dla zmiany sprawozdania finansowego, o której mowa w art. 54). Połączenie zatem surowej regulacji art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, określającej sztywny termin na sporządzenie sprawozdania finansowego, oraz brak możliwości antydatowania dokumentu sprawia, że coraz częściej próbuje się nadać art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości pozanormatywne znaczenie. Problem w tym, że tego rodzaju twórczość interpretacyjna najczęściej nie koresponduje z jednoznacznym brzmieniem art. 52 ust. 1 ur, a osoby, które zobowiązane są do sporządzenia sprawozdania finansowego – nierzadko polegając na opiniach doradców – narażają się w ten sposób na odpowiedzialność karną określoną w art. 77 pkt ustawy o rachunkowości.
Kierownik jednostki to wszyscy członkowie zarządu
W praktyce obrotu przykładowo funkcjonuje – nieodpowiadające brzmieniu ustawy o rachunkowości – przekonanie, że o dacie sporządzenia sprawozdania finansowego powinna decydować data jego podpisania przez co najmniej jednego z członków organu zarządzającego oraz osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Błędne rozumienie art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości w tym przypadku zdaje się wynikać z faktu nieuzasadnionego utożsamienia kierownika jednostki np. tylko z prezesem zarządu. Tymczasem sięgając do definicji pojęcia „kierownika jednostki” – w przypadku spółek kapitałowych – należy go wiązać ze wszystkim członkami zarządu łącznie. Dla zachowania zatem zgodnego z ustawą o rachunkowości sporządzenia sprawozdania finansowego nie wystarczy podpisanie dokumentu tylko przez część osób wchodzących w skład wieloosobowego zarządu spółki kapitałowej.
Czekanie na opinię biegłego nie przesuwa terminu na podpisanie sprawozdania
Innym przykładem niewłaściwego rozumienia art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości jest przeświadczenie, że do czasu wydania opinii przez biegłego rewidenta na temat sprawozdania finansowego, wydłużeniu ulega czas na jego podpisanie. Tymczasem z ustrojowego punktu widzenia biegły rewident wydaje opinię na temat sporządzonego już sprawozdania finansowego, tj. sprawozdania opatrzonego e-podpisami kierownika jednostki oraz osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. W oparciu o jej treść – która powinna być udostępniona najpóźniej na 15 dni przed planowanym zatwierdzeniem sprawozdania finansowego – organ zatwierdzający jednostki następnie podejmuje decyzję w sprawie jego zatwierdzenia oraz podziale lub pokrycia wyniku finansowego jednostki. Oczywistym jest zatem, że aby mogło dojść do wydania opinii na temat sporządzenia sprawozdania finansowego przez biegłego, sprawozdanie to musi istnieć w sensie prawnym. A takim staje się ono dopiero w momencie złożenia pod jego treścią e-podpisów kierownika jednostki oraz osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Choć generalnie przestępstwem jest niesporządzenie sprawozdania w ogóle albo z dużym opóźnieniem, to złożenie podpisu z datą późniejszą niż 31 marca może się wiązać z problemami. Terminu tego nie przedłuży badanie dokumentu przez biegłego. Podpis jednej osoby z wieloosobowego zarządu nie oznacza wywiązania się z obowiązku.
Więcej na ten temat znajdziesz w LEX:
Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
