Brakuje jednolitych standardów weryfikacji spełniania ustawowych wymagań przez kandydatów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej. Przez to, że urzędy nie są zobligowane do przyjęcia i stosowania wewnętrznego aktu normatywnego co do wymogów wobec osób ubiegających się o wyższe stanowisko, występuje uznaniowość w dokumentowaniu procesu obsadzania stanowisk.

W najnowszym raporcie Stowarzyszenia Absolwentów Krajowej Szkoły Administracji Publicznej „Jak przebiega ocena czy kandydaci na dyrektorów spełniają ustawowe wymagania?” prezentowane są wnioski z badania przebiegu oceny spełniania ustawowych wymagań przez kandydatów na wyższe stanowiska w najważniejszych urzędach administracji rządowej.

Sprawdź w LEX: Kto jest administratorem danych osobowych pracownika w służbie cywilnej: dyrektor generalny czy organ administracji? >  


Ocena zamiast procedury

Jak wynika z raportu, w żadnym urzędzie nie funkcjonuje wewnętrzny akt normatywny regulujący proces oceny spełniania wymagań przez kandydatów na wyższe stanowiska. Większa część urzędów dokumentuje proces oceny w formie protokołów, notatek, formularzy itp. dokumentów, które najczęściej podlegają zatwierdzeniu na szczeblu np. dyrektora generalnego urzędu.

Sprawdź w LEX: Przez jaki okres powinna być publikowana informacja o wyniku naboru przeprowadzonego w służbie cywilnej oraz jak długo powinny być przetwarzane dokumenty dotyczące przeprowadzonego w tym trybie naboru? >

Tymczasem brak standardów przebiegu procesu prowadzi do dużych różnic w jakości takiej dokumentacji, co w niektórych przypadkach powoduje brak możliwości niezależnej i pełnej weryfikacji dokonanej oceny, zaś w innych może prowadzić do rozmywania odpowiedzialności za potwierdzanie kompetencji osób zatrudnianych na stanowiskach dyrektorskich.

Zobacz procedurę w LEX: Nabór do korpusu służby cywilnej >

Standardu brak, są różne formy dokumentacji

Jerzy Siekiera, prezes Stowarzyszenia Absolwentów Krajowej Szkoły Administracji Publicznej mówi, że zgodnie z ustaleniami z badania, w kancelarii premiera i ministerstwach nie obowiązuje jednolity, wspólny dla tych urzędów, standard weryfikacji czy kandydaci na dyrektorów spełniają wymogi. A są to wymagania w zakresie wyższego wykształcenia, niekaralności zakazem zajmowania stanowisk kierowniczych lub pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi, posiadania kompetencji kierowniczych oraz spełniania wymagań określonych w opisie stanowiska pracy.

Czytaj w LEX: Standardy zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej >

- Co więcej, w żadnym z zapytanych urzędów nie funkcjonuje wewnętrzny akt normatywny regulujący proces oceny spełniania wymagań przez kandydatów na stanowiska kierownicze – podkreśla. Skutkiem tego jest m.in. duża uznaniowość urzędów w dokumentowaniu procesu obsadzania stanowisk dyrektorskich, co w niektórych przypadkach uniemożliwia weryfikację dokonanej oceny, a w innych może prowadzić do rozmywania odpowiedzialności za potwierdzanie kompetencji osób zatrudnianych na najważniejszych stanowiskach w urzędzie. 

Czytaj w LEX: Uelastycznianie czasu pracy w służbie cywilnej >

Czytaj też: Nabory w administracji - fasadowe, polityczne i dla znajomych>>

Jak to robią w ministerstwach?

W większości ministerstw „oceny posiadania kompetencji kierowniczych dokonywane są na podstawie przedłożonych dokumentów, doświadczenia zawodowego oraz w formule ustrukturalizowanego wywiadu behawioralnego”.

Przykłady rozwiązań przyjętych w resortach są ciekawe – choćby w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, gdzie „ocena spełnienia przez kandydatów (…) wymagań (…) dokonywana przez Biuro Spraw Osobowych MSZ nie jest dokumentowana w formie pisemnej. Wymóg dotyczący posiadania przez kandydata kompetencji kierowniczych dokumentowany jest w formie pisemnej opinii sporządzonej przez psychologa po przeprowadzeniu badania”. A ocenę spełnienia wymagań zatwierdza Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej przez fakt powołania kandydata na wyższe stanowisko w służbie cywilnej.

Czytaj w LEX: Preferencje dotyczące zatrudniania osób niepełnosprawnych w służbie cywilnej, w administracji samorządowej i w urzędach państwowych >

W Ministerstwie Sprawiedliwości „spełnianie wymagań przez kandydatów potwierdzane jest na podstawie cv, dokumentów potwierdzających wykształcenie i uprawnienia, certyfikatów, jak również na podstawie dotychczasowego doświadczenia zawodowego (w szczególności w przypadku awansu wewnętrznego). Nie wdrożono dodatkowych wewnętrznych regulacji opisujących proces oceny spełniania wymagań z ustawy o służbie cywilnej. Nie tworzy się też dokumentacji końcowej takiego procesu.

W Ministerstwie Rodziny Pracy i Polityki Społecznej odpowiedziano, że dokumentacją potwierdzającą spełnianie wymagań przez osoby obejmujące wyższe stanowiska w służbie cywilnej są „dokumenty przedłożone przyszłemu pracodawcy, w związku z zamiarem podjęcia zatrudnienia”.

W Ministerstwie Rozwoju „proces weryfikacji spełnienia wymagań (…) dokonywany jest poprzez wypełnienie Formularza sprawdzającego wymagania na stanowisko dyrektora/zastępcy dyrektora biura/departamentu”. Czynności nie były też dokumentowane m.in. w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi, .

Należy wprowadzić jednolite standardy

Pobadaniowe zalecenia stanowią, że w celu zapewnienia obiektywizmu i wiarygodności procesu obsadzania wyższych stanowisk w służbie cywilnej należy wprowadzić jednolite standardy oceny spełniania ustawowych wymagań przez kandydatów. Powinno się też prawnie zobligować urzędy do uregulowania tej kwestii na poziomie jednostki, bo byłoby to jednym z elementów zapewnienia zawodowego, rzetelnego i profesjonalnego wykonywania zadań przez administrację rządową.

Zdaniem Jerzego Siekiery skoro nowelizacja ustawy o służbie cywilnej z grudnia 2015 r. wyłączyła stanowiska kierownicze z procedury otwartego i konkurencyjnego naboru, to szczególnie ważne jest, aby ocena kandydatów na dyrektorów była należycie dokumentowana i odbywała się według tych samych reguł w całej służbie cywilnej.