Katarzyna Kubicka-Żach: Jakie były powody prób wykorzystania AI w procesach urzędowych?
Mariusz Madejczyk: Potrzeba wykorzystania mechanizmów sztucznej inteligencji w systemach administracji wynika z doświadczeń z wdrażania i użytkowania systemu EZD PUW w polskiej administracji. To jednolite i darmowe narzędzie, którego właścicielem i dysponentem jest skarb państwa, jest wykorzystywane powszechnie w podmiotach realizujących zadania publiczne o bardzo różnej specyfice. Korzystają z niego administracja centralna - ministerstwa, urzędy centralne, wojewodowie, administracja zespolona, organy powoływane przez Sejm, administracja samorządowa, służba zdrowia, sądy powszechne i administracyjne, czy też szkoły wyższe. Łącznie jest to prawie 600 podmiotów i ponad 100 tys. użytkowników. Wszystkie te jednostki pracują w oparciu o przepisy kancelaryjno-archiwalne i inne, uniwersalne, takie jak kodeks postępowania administracyjnego czy kodeks cywilny.
Czytaj też: Sztuczna inteligencja rozdzieli korespondencję w urzędzie, jak się pomyli, pomoże człowiek>>
Czy na decyzję miał wpływ problem z kadrami w administracji i przyspieszenie procesów obsługi w urzędach?
Pamiętajmy, że głównym celem systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest usprawnienie funkcjonowania administracji poprzez sprawną wymianę informacji, jej automatyzację i wprowadzenie transparentności. Setki tysięcy dokumentów i miliony transakcji miesięcznie przekazywane są lub wytwarzane w ramach systemu EZD PUW. To oznacza, że urzędnicy wykonują bardzo dużo czynności powtarzających się, żmudnych, nie wymagających podejmowania decyzji administracyjnych. Biorąc pod uwagę, że Państwowy Instytut Badawczy NASK w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim realizuje projekt EZD RP, który ma zastąpić EZD PUW i na jeszcze większą skalę wprowadzić jednolity system klasy EZD, podjęcie działań mających na celu zaimplementowanie w systemach administracji algorytmów automatyzujących pewne czynności, jest oczywiste.
Każde kilka sekund oszczędności w makroskali pracy setek tysięcy pracowników administracji to olbrzymie oszczędności finansowe dla państwa. To także znaczne usprawnienie procedur administracyjnych. W ramach projektu EZD RP, który będzie dostępny dla wszystkich podmiotów publicznych od 2022 r. podjęte zostały prace nad modułami, które zmniejszą nakład codziennej pracy urzędników i automatycznie rozdzielą dokumentację czy też wyszukają i zanonimizują dane osobowe.
Czy wiadomo, o ile czasu nowy moduł może skrócić proces segregacji i podziału dokumentów?
Moduł rozdzielania dokumentacji, który jako jeden z pierwszych doczekał się prototypu i jest testowany obecnie w systemie EZD PUW wyeliminuje proces czytania i segregowania większości dokumentacji napływającej do urzędów na poziomie punktów kancelaryjnych. Biorąc pod uwagę, że w zależności od urzędu jest to od kilku tysięcy do kilku milionów dokumentów wpływających rocznie, nasz potencjalny zysk, to czas jaki zaoszczędzimy na czytaniu dokumentu w punkcie wpływu. Trudno w tej chwili oszacować, o ile dokładnie skróci się proces rejestracji korespondencji, ale bez wątpienia jeśli automaty osiągną pożądaną skuteczność to udział człowieka w tym procesie będzie znikomy.
Czy będzie konieczność sprawdzania działań systemu przez urzędnika i w jaki sposób?
Jeśli automat „pomyli się” i przekaże dokument do innej komórki organizacyjnej w tym samym urzędzie, nie jest to błąd krytyczny, po prostu urzędnik przekaże dokument właściwej osobie.
Jaki będzie margines błędnego rozdziału dokumentów i jakie zabezpieczenia przed błędami?
Skuteczność algorytmów AI jest krytyczna w sensie produktywności, a poziom jej akceptacji zależy od funkcji, jaką ma spełniać. W przypadku automatycznego rozdzielania szacujemy, że akceptowalna skuteczność to 95 proc., a pożądana to 99 proc.
Jeśli jednak więcej niż jeden na dziesięć dokumentów będzie trafiał do złej komórki, to zaufanie do narzędzia i jego produktywności może zostać podważone. Zauważmy, że wymagamy skuteczności na poziomie znacznie wyższym, niż skuteczność osiągana przez diagnostyczne systemy medyczne, gdyż one tylko wspomagają człowieka, a u nas AI ma człowieka zastąpić. Dlatego też koncentrujemy się na wyodrębnieniu i automatycznym rozdzielaniu tylko tych dokumentów, które z dużą dozą pewności zostaną poprawnie zakwalifikowane, pozostawiając pozostałe do rozdzielnia „ręcznego”.
Jak rozwiązany zostanie problem ochrony danych osobowych?
Wprowadzenie mechanizmów AI nie zmienia nic pod kątem ochrony danych osobowych. System EZD PUW, czy też za chwilę EZD RP niezależnie od sposobu wykonywanych czynności czy to automatyczne, czy przez człowieka, podlega kompleksowym procedurom ochrony danych osobowych, w tym RODO. Moduły AI tworzone w ramach EZD RP przetwarzają informacje w ramach tych samych instancji co system EZD wraz bazą danych wszystkich dokumentów i metadanych.
Czy mechanizm będzie możliwy też do wykorzystania w innych systemach zarządzania dokumentami – np. w urzędach samorządowych lub także w przyszłości np. w biznesie?
Mamy takie założenie biznesowe, aby moduły jako własność skarbu państwa były możliwe do wykorzystania bezpłatnie przez wszystkie zainteresowane podmioty. Tworzymy je w taki sposób, że wymieniają one informacje z systemem za pomocą metod API, umożliwiających podłączanie ich do różnego oprogramowania.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
