Państwowy Instytut Badawczy NASK opracowuje mechanizm rozdzielania korespondencji z wykorzystaniem uczenia maszynowego na potrzeby oprogramowania do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Narzędzie ma wesprzeć działanie urzędników i przyśpieszyć rozdzielanie i dekretację korespondencji napływającej do podmiotów publicznych.
Dzięki nowoczesnym algorytmom sztuczna inteligencja (AI) zastąpi dotychczasowe czynności wykonywane na co dzień przez człowieka. Oprogramowanie nauczy się zasad dekretacji i na podstawie analizy języka naturalnego oraz historii spraw zasugeruje pracownikowi, komu przekazać otrzymany dokument.
Mariusz Madejczyk, dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku mówi, że głównym celem systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest usprawnienie funkcjonowania administracji. - Setki tysięcy dokumentów i miliony transakcji miesięcznie przekazywane są lub wytwarzane w ramach systemu EZD PUW (system do elektronicznego zarządzania dokumentacją). To oznacza, że urzędnicy wykonują bardzo dużo czynności powtarzających się, żmudnych, nie wymagających podejmowania decyzji administracyjnych – mówi.
Jak dodaje, podjęcie działań mających na celu zaimplementowanie w systemach administracji algorytmów automatyzujących niektóre czynności, jest więc oczywiste. - Każde kilka sekund oszczędności w makroskali pracy setek tysięcy pracowników administracji to olbrzymie oszczędności finansowe dla państwa. To także znaczne usprawnienie procedur administracyjnych – podkreśla.
Zysk to oszczędność czasu
Obecnie w jednostkach administracji publicznej wiodącym systemem do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest system EZD PUW. Jego twórcami są pracownicy Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (PUW). Z tego rozwiązania korzystają różne podmioty publiczne: urzędy, sądy, uczelnie wyższe, zakłady opieki zdrowotnej czy też państwowe i samorządowe osoby prawne.
W ubiegłym roku dyrektor NASK zawarł z Wojewodą Podlaskim porozumienie o współpracy w zakresie przetestowania rozwiązań sztucznej inteligencji. Są one budowane w ramach projektu EZD RP i sprawdzane w działaniu w systemie EZD PUW, który od 2011 r. stanowi w PUW podstawowe narzędzie pracy. Moduł rozdzielania dokumentacji, który jako jeden z pierwszych doczekał się prototypu i jest testowany obecnie w systemie EZD PUW wyeliminuje proces czytania i segregowania większości dokumentacji napływającej do urzędów na poziomie punktów kancelaryjnych.
- Biorąc pod uwagę, że w zależności od urzędu jest to od kilku tysięcy do kilku milionów dokumentów wpływających rocznie, nasz potencjalny zysk, to czas jaki zaoszczędzimy na czytaniu dokumentu w punkcie wpływu – mówi Mariusz Madejczyk.
Czytaj też: Jak zaksięgować okup? Cyberprzestępcy atakują, mając za nic dyscyplinę finansów i RODO>>
Człowiek na końcu zawsze jest
Kamil Stępniak z Katedry Prawa Konstytucyjnego i Systemów Politycznych Uniwersytetu w Białymstoku, członek International Association for AI and Law mówi, że maszyna czy algorytm nie czyta przepisów prawnych, człowiek będzie musiał i tak, z przepisów kancelaryjnych, otworzyć schemat postępowania z danym rodzajem korespondencji i „nauczyć przepisów”. – Człowiek musi nauczyć algorytm schematu, czyli sposobów postępowania z daną korespondencją, korygować to i stopniowo będzie się sam doskonalił – tłumaczy. I przyznaje, że zawsze jest ryzyko, że wpłynie korespondencja źle zeskanowana, a sztuczna inteligencja ją źle zadekretuje. – Zawsze jednak na końcu łańcucha jest człowiek, który będzie mógł zweryfikować, czy pismo jest do niego skierowane, czy nie – mówi. Jak dodaje, istotne w takim systemie jest określenie słów kluczowych, przez które algorytm będzie w stanie zadekretować pismo.
Zdaniem eksperta problem może pojawić się, gdy dekretacja pisma miałaby być kierowana po tytule pisma czy jego nagłówku. To może być mylne. - Z punktu widzenia prawa nie jest tak, że tytuł pisma czy jego osnowa przesądza o jego treści, poza tym nie zawsze wysyłający wie, gdzie pismo skierować, często są kierowane niewłaściwie – mówi.
Czytaj w LEX: Cyberbezpieczeństwo w samorządzie >
Jeśli automat się pomyli – pomoże urzędnik
Jeśli automat „pomyli się” i przekaże dokument do innej komórki organizacyjnej w tym samym urzędzie, urzędnik po prostu przekaże dokument właściwej osobie. NASK zakłada, że akceptowalna skuteczność algorytmu AI to 95 proc., a pożądana to 99 proc.
- Jeśli jednak więcej niż jeden na dziesięć dokumentów będzie trafiał do złej komórki, to zaufanie do narzędzia i jego produktywności może zostać podważone. Zauważmy, że wymagamy skuteczności na poziomie znacznie wyższym, niż skuteczność osiągana przez diagnostyczne systemy medyczne, gdyż one tylko wspomagają człowieka, a u nas AI ma człowieka zastąpić. Dlatego też koncentrujemy się na wyodrębnieniu i automatycznym rozdzielaniu tylko tych dokumentów, które z dużą dozą pewności zostaną poprawnie zakwalifikowane, pozostawiając pozostałe do rozdzielenia „ręcznego” – podkreśla Mariusz Madejczyk.
Ochrona danych osobowych przy stosowaniu AI
Wprowadzenie mechanizmów AI nie zmienia nic pod kątem ochrony danych osobowych. System EZD PUW, czy też za chwilę EZD RP niezależnie od sposobu wykonywanych czynności czy to automatyczne, czy przez człowieka, podlega kompleksowym procedurom ochrony danych osobowych, w tym RODO. Moduły AI tworzone w ramach EZD RP przetwarzają informacje w ramach tych samych instancji co system EZD wraz bazą danych wszystkich dokumentów i metadanych.
Kamil Stępniak podkreśla, że bezpieczeństwo ochrony danych będzie musiał zapewnić administrator takiego systemu. - To jeden z dużych problemów, którymi muszą się twórcy zetknąć, żeby nie było wycieku danych z tego systemu, już teraz w EZD są procedury ochrony danych, AI nie „wyniesie danych”, to człowiek jest za nie odpowiedzialny – wyjaśnia Kamil Stępniak. Jak dodaje, dane będą bezpieczne, jeśli nie zawiedzie człowiek, albo nie będzie ataku hakerskiego.
Sprawdź również książkę: Dokument elektroniczny w ogólnym postępowaniu administracyjnym >>
Testy trwają na żywym organizmie
Na mocy zawartego porozumienia w lutym 2021 r. rozpoczęto testy modułów umożliwiających automatyczne wykonywanie m.in. takich funkcji jak automatyczne rozdzielanie dokumentów oraz wykrywanie w nich danych osobowych i wrażliwych. Testy przeprowadzane są na rzeczywistych dokumentach napływających do PUW i w nim wytwarzanych, co pozwala na uzyskanie miarodajnych i rzetelnych wyników w zakresie prawidłowości działania algorytmów sztucznej inteligencji w praktyce. Dzięki testom prowadzonym w PUW weryfikowana jest skuteczność kolejnych algorytmów na „żywym organizmie”.
Wyniki pierwszych testów pozwoliły określić kierunki rozwoju opracowanych narzędzi i algorytmów sztucznej inteligencji przez NASK oraz potwierdziły, iż możliwe jest zbudowanie bezpiecznych narzędzi do zautomatyzowania zarządzania dokumentacją elektroniczną w tworzonym systemie EZD RP. System ten już w II połowie tego roku będzie pilotażowo wdrażany w 16 jednostkach administracji rządowej.
Czytaj w LEX: Elementy składowe regulaminu organizacyjnego urzędu (starostwa) >
Jak wyjaśnia Kamil Stępniak, uczenie maszynowe polega na wprowadzeniu do algorytmu zestawu przykładów, na którym ma pracować, im więcej ich jest, tym więcej potrafi ich rozpoznać. Zapisane jest też w nim, jak ma z konkretnym przypadkiem postępować. Im więcej jest przykładów, na których pracuje, tym bardziej sam potem potrafi rozpoznawać kolejne przypadki i dostosowywać swoje zachowania do tego, z jakim ma do czynienia. Jako przykład można podać wykorzystanie uczenia maszynowego do rozpoznawania nowotworów, wtedy sztuczna inteligencja bada np. zdjęcia RTG i na podstawie wskazań lekarza potrafi po pewnym czasie samodzielnie rozpoznać na zdjęciu RTG, czy zmiana jest nowotworowa. Są też systemy, które na podstawie wyrazu twarzy na fotografii są w stanie rozpoznać preferencje wyborcze.
- Pomysł jest więc dobry, bo zastosowanie AI do systemu do dekretowania nie powinno być z punktu widzenia tworzenia systemu bardzo skomplikowane, wydaje się w porównaniu z innymi systemami dosyć proste, a może przynieść dużo korzyści – mówi. Jak dodaje, zasady dekretacji są opisane w instrukcji kancelaryjnej i używa jej większość urzędów.
Zobacz linię orzeczniczą w LEX: Fakty znane sądowi z urzędu jako podstawa ustaleń faktycznych w sprawie >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
