To przykład wprowadzenia na szybko rozwiązania nieuzgodnionego z praktykami, bez szkoleń, konsultacji oraz wsparcia służb wojewodów.
Pomysł dobry, ale wdrożenie – bardzo złe
Informację o przejściu na nowy system (bo wszystkie duże miasta miały już własne systemy) z dniem 1 lipca br. powiaty i miasta na prawach powiatu otrzymały zaledwie kilka dni przed końcem czerwca. Nie miały więc czasu na przygotowanie pracowników do jego obsługi, nie otrzymały wersji demo, na której mogliby oni ćwiczyć wprowadzanie danych, nie było żadnych szkoleń. Nie wiedziały, czy do pomocy w pierwszych dniach po wdrożeniu kierować informatyków czy pracowników merytorycznych. Okazało się, że program jest tak skomplikowany, że konieczne było błyskawiczne zatrudnianie informatyków, którzy metodą prób i błędów samodzielnie próbowali „rozgryźć” system.
Czytaj w LEX: Organizacja pomocy prawnej >
Do tego użytkownicy, czyli radcy prawni i adwokaci udzielający porad, którzy muszą wypełniać on-line karty pomocy, denerwują się, że aplikacja nie jest intuicyjna, przeciwnie – jest trudna w obsłudze. Zawiera też sporo błędów, np. nie dając prawnikom możliwości zalogowania się do systemu lub nie zawiera koniecznych rozwiązań, np. przy wypełnianiu karty pomocy brak opcji odmowy na pytanie o płeć lub wysokość zarobków. System nie przewidział też możliwości wprowadzenia dokumentacji po zakończonym dyżurze prawnika czy usunięcia omyłkowo wprowadzonych danych. – Na nasze konkretne pytania do konsultanta wyznaczonego w urzędzie wojewódzkim - nie otrzymaliśmy żadnej odpowiedzi. Nie wiedzieliśmy, jakie będą funkcjonalności nowego systemu. Jest połowa lipca, a my wciąż borykamy się z techniczną stroną tego oprogramowania. Cały czas trwa zakładanie kont. Nie ma więc mowy o gromadzeniu w tej chwili wiarygodnych danych - mówiła Gabriela Gloc z Urzędu Miasta Gdańska. I dodała, że nie sposób było się również dodzwonić na helpdesk.
Obligo od nowego roku
Samorządowcy chcą w związku z tym przesunięcia terminu obligatoryjności wdrożenia systemu z 1 lipca br. na 1 stycznia 2020 r. Do tego czasu mogłyby trwać testy i udoskonalanie systemu. Co więcej, zaproponowali, by szybko zorganizować spotkanie praktyków samorządowych z przedstawicielami Ministerstwa Sprawiedliwości oraz twórcami systemu, co pomoże w najbardziej efektywny sposób rozwiązać problemy.
Przyspieszona katastrofa
Dlaczego doszło do takiej sytuacji, wyjaśniała Aneta Jakubiak–Mirończuk – zastępca dyrektora Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich z resortu sprawiedliwości. Jednocześnie przeprosiła za tę trudną sytuację i podziękowała za ogromne zaangażowanie powiatów oraz miast na prawach powiatów.
– Rzeczywiście odzew po stronie powiatów był fantastyczny, pomimo tych wszystkich trudności, które Państwo zgłosiliście. – powiedziała.
Wdrożenie systemu przebiegało bardzo niejednorodnie. W niektórych miastach, np. w Częstochowie od 1 lipca wszystkie punkty udzielania porad ruszyły i od razu rozpoczęto rejestrację kart, a w innych do dziś system nie działa poprawnie. Przyznała też, że służby wojewody nie są wsparciem dla powiatów, bo wsparcie zaplanowano centralnie. Pracownicy resortu odpowiadają zbiorczo, przede wszystkim drogą mailową na pytania i zgłaszane przez powiaty problemy, telefon jest tylko dodatkowym wsparciem.
Czytaj też: Nowe zadania powiatów w związku z pomocą prawną
Pokazać bilans korzyści
Samorządowcy chcieliby widzieć korzyści z korzystania z systemu. Jak mówił Krzysztof Matyjaszczyk, prezydent Częstochowy, trzeba przekonywać powiaty, które jeszcze nie przystąpiły do systemu oraz prawników, którzy walczą z jego ograniczeniami technicznymi, że warto przejść ten proces. Warto, bo np. ci, którzy wszystko dobrze wypełnią w systemie, będą zwolnieni z cyklicznego przesyłania raportów, co zaoszczędzi im pracy. Przypomniał też, że samorządowcy już kilka lat temu, przy wdrażaniu nieodpłatnej pomocy prawnej przekonywali, żeby przekazać im pieniądze, pozwolić samodzielnie ją zorganizować i tylko sprawdzać, czy dobrze działa. – Nie udało nam się wtedy przekonać strony rządowej, aby uwierzyła w samorządy i dała im wolną rękę do realizacji tego zadania. Spróbujmy więc dziś zastanowić się nad tym, jakie korzyści przyniosą następne działania w tej sprawie. – powiedział prezydent Częstochowy.
Ustalono, że samorządowcy przekażą listę konsultantów i w nieodległym terminie odbędzie się spotkanie (lub telekonferencja) dla wyjaśnienia kwestii dotąd nierozwiązanych. Ze względu na fakt, że już do tej pory przytłaczająca większość powiatów przystąpiła do systemu, Ministerstwo Sprawiedliwości chciałoby jako datę obligatoryjnego wdrożenia wyznaczyć 1 października br. Na tym etapie jednak jest zbyt wiele niewiadomych i dlatego samorządowcy chcą podjąć decyzję o terminie wdrożenia po spotkaniu roboczym.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
