Bezpłatna platforma
Resort przedsiębiorczości i technologii do obsługi e-faktur, wspólnie z brokerami, uruchomił dla przedsiębiorców i jednostek publicznych bezpłatną Platformę Elektronicznego Fakturowania. Wspiera ona obsługę zamówień publicznych w fazie po udzieleniu zamówienia. Obejmuje 6 usług: zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, fakturę, fakturę korygującą i notę księgową.
Od 18 kwietnia platforma będzie oferować usługi tworzenia i przesyłania e-faktur. Użytkownicy mogą samodzielnie tworzyć swoje konta na platformie od 1 kwietnia, a już od listopada ubiegłego roku - testować PEF. Według danych resortu konta założyło ponad 480 podmiotów, przy czym 91 proc. z nich to jednostki publiczne. Platforma Elektronicznego Fakturowania dostępna jest na stronie efaktura.gov.pl.
Czytaj też: Przepisy o e-fakturowaniu uchwalone>>
E-faktury oszczędzą czas i pieniądze
Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii podkreśla, że korzyści z e-fakturowania to m.in. oszczędność czasu, pieniędzy i środowiska oraz zmniejszenie liczby zatorów płatniczych i fałszywych faktur w obiegu.
Według ekspertów jeśli e-faktury się przyjmą, to na pewno będą pomocne, a odejście od formy papierowej będzie korzystne. Trzeba jednak najpierw się nauczyć korzystania z nowoczesnych form.
Zgodnie z ustawą przy zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty lub usługi budowlane oraz w partnerstwie publiczno-prywatnym będą stosowane e-faktury o odpowiednim formacie. Postać elektroniczna umożliwia automatyczne przetwarzanie faktur przez systemy informatyczne, bez potrzeby uczestnictwa w tym procesie pracownika. Inaczej jest w przypadku faktur w formacie PDF czy papierowych, które wymagają ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego.
Sprawdź w LEX: E-fakturowanie w zamówieniach publicznych >
Resort sprawdził, że średni koszt obsługi pojedynczego dokumentu w docelowym procesie odbioru e-faktury był o 15,77 zł niższy niż w procesie obsługi faktury papierowej, jest to średnio 20 proc. oszczędności na każdym dokumencie.
E-faktury będą ułatwieniem
- Sprzętowo i organizacyjnie jesteśmy przygotowani – mówi sekretarz gminy Drwinia Leszek Zabiegała. Jak dodaje, w przypadku wystąpienia problemów technicznych pomoże urzędnikom informatyk gminny. Zdaniem sekretarza, elektroniczne faktury będą dużym ułatwieniem. – Nowoczesność jest nieuchronna, a jak się to sprawdzi, okaże się w praktyce – podkreśla. A Tomasz Sanecki z bytomskiego magistratu zapewnia, że miasto jest przygotowane na odbiór faktur elektronicznych. - Utworzone zostało odpowiednie konto na platformie elektronicznego fakturowania oraz wdrażane są odpowiednie procedury mające na celu sprawną jej obsługę – podkreśla.
Sprawdź w LEX: Jakie zapisy należy wprowadzić do SIWZ lub umowy w związku z e-fakturowaniem od 18.04.2019 r.? >
Nie masz dostępu do tego materiału? Poznaj LEX Zamówienia Publiczne - wszystkie zmiany w prawie, komentarze ekspertów i możliwość zadawania pytań >
Również Urząd Miasta Płocka jest gotowy na odbiór faktur elektronicznych. Pracownicy zostali przeszkoleni podczas webinariów i szkoleń wewnętrznych. Jak informuje Marta Komorkowska z płockiego magistratu, przygotowywana jest integracja urzędowych systemów z Platformą Elektronicznego Fakturowania poprzez mechanizm API, co umożliwi automatyczny odbiór i przetwarzanie faktur elektronicznych.
- Pomysł wprowadzenia faktur elektronicznych, wydziały zajmujące się obsługą księgową UMP oceniają pozytywnie. Chociaż sam proces wdrażania jest dla samorządów pewnym wyzwaniem. Dostosowanie systemów administracyjno-księgowych do obiegu faktury ustrukturyzowanej jest czasochłonne i finansowo obciążające - podkreśla. Pracownicy mają jednak nadzieję, że pomimo napiętego harmonogramu wdrażania PEF, wyeliminowane zostały błędy, które mogą być kluczowe w obsłudze platformy.
Na razie zamówienia powyżej 30 tys. euro
Jak podaje resort, 18 kwietnia 2019 r. wchodzi w życie obowiązek odbierania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. euro. Od 1 sierpnia tego roku obejmie on wszystkie zamówienia publiczne. Podmioty publiczne nie mają jednak obowiązku przyjmowania e-faktur w przypadku postępowań ogłoszonych przed 18 kwietnia 2019 r.
Obowiązek ten dotyczy zamawiających, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych, ustawy o umowie koncesji lub ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym.
Czytaj też: E-fakturowanie ma usprawnić rozliczenia w zamówieniach publicznych>>
Według Leszka Zabiegały, istnieje przyzwyczajenie do dokumentów papierowych, jednak nawet pokolenie starszych urzędników „uporało się” z informatyzacją urzędów w takim stopniu, w jakim jest to konieczne w ich pracy. – Tego problemu już nie ma, był jeszcze 5 lat temu, ale obecnie starsi dają sobie radę z informatyzacją – przyznaje.
Zdaniem Tomasza Saneckiego ewentualne skutki wprowadzenia elektronicznego obrotu fakturami będą możliwe do oceny po dokonanych przez miasto odbiorach faktur w formie elektronicznej.
Sprawdź w LEX: Czy e-faktury będą automatyczne przekazywane i przetwarzane w komputerowych systemach finansowo-księgowych zamawiającego? >
Zmiany są efektem regulacji unijnych i wpisują się w realizację rządowego programu od papierowej do cyfrowej Polski. Nowa ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym ma obowiązywać od 18 kwietnia. Wtedy zamawiający będą musieli przyjmować ustrukturyzowane faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
