Polecony nie dotarł, ale skutki prawne mogą być
Przybywa sygnałów o problemach z doręczaniem przesyłek poleconych, co stawia pytanie, czy ta forma kontaktu z urzędami i sądami zapewnia jeszcze obywatelom bezpieczeństwo prawne. Reklamacje składane na poczcie kończą się zwykle zwrotem opłaty za znaczek - wskazują prawnicy. I dodają, że warto to robić choćby na potrzeby przywrócenia terminu w postępowaniu sądowym. Nadzieja w e-doręczeniach, ale i tak trzeba będzie zadbać o prawa osób, które nie będą chciały lub mogły przestawić się w pełni na komunikację elektroniczną.
Sygnały o niedocieraniu przesyłek poleconych na czas do adresatów napływają coraz częściej z różnych regionów kraju. Wójtowie i burmistrzowie wysyłają kolejne pisma i skargi do lokalnych urzędów pocztowych, naczelników i dyrektorów. Problemy z usługami Poczty Polskiej, która jest podmiotem zobowiązanym do dostarczania przesyłek poleconych, są już tak poważne, że zajęły się nimi zarówno władze samorządowe, jak i parlamentarzyści.
- Parę tygodni oczekiwałam na spodziewane półroczne rozliczenie zużycia energii elektrycznej, a gdy skontaktowałam się w końcu z dostawcą okazało się, że faktura została wysłana pocztą. Interwencja w urzędzie pocztowym skończyła się stwierdzeniem, że przesyłkę awizowano, ale ja jej nie odebrałam. Na szczęście w zakładzie energetycznym potraktowano mnie dość życzliwie i dostałam kilka dni na uregulowanie rachunku. A przecież to może skutkować karnymi odsetkami, a w skrajnym przypadku nawet odcięciem energii – mówi czytelniczka Prawo.pl.
Niebezpieczna fikcja doręczenia
Z pozytywnym zakończeniem takiej historii może być znacznie trudniej, gdy nie dociera do adresata przesyłka z urzędu lub sądu. Jak mówi Marta Serwińska, radca prawny z toruńskiej kancelarii Pledziewicz Spółka Komandytowa, brak doręczenia korespondencji wiąże się przede wszystkim z przedłużeniem postępowania.
Sąd na rozprawie sprawdza, czy strona została prawidłowo zawiadomiona o terminie rozprawy, a w przypadku zobowiązań – terminy liczone są od zarejestrowania doręczenia zobowiązania, postanowienia czy wyroku stronie. Bez doręczenia termin nie biegnie – mówi serwisowi Prawo.pl.
I dodaje, że można to reklamować. Chyba że zadziała tzw. fikcja doręczenia, czyli zasada prawna, wynikająca z art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego i art. 139 Kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którą sądowy lub administracyjny list polecony uważa się za skutecznie doręczony po dwukrotnym awizowaniu, nawet jeśli adresat go nie odebrał. W praktyce pismo uznaje się za doręczone zazwyczaj po 14 dniach od pierwszego awiza, co wywołuje skutki prawne, np. dotyczące biegu terminów.
Czytaj: RPO: awizo nie ułatwia dostarczania korespondencji sądowej>>
Na praktyczne aspekty tego zjawiska zwraca uwagę Edyta Kubiak-Lipowska, radca prawny, prowadząca kancelarię w Tczewie.
Przyjęta i utrwalona od lat w polskim prawie tzw. fikcja doręczenia korespondencji sądowej powoduje, iż wydany przez sąd nakaz zapłaty albo wyrok zaoczny, pomimo braku fizycznego doręczenia pozwanemu, może się uprawomocnić i na wniosek wierzyciela sąd nada takiemu nakazowi zapłaty klauzulę wykonalności, na podstawie której komornik sądowy wyposażony przecież w odpowiednie instrumenty prawne, ustali majątek dłużnika i dokona jego zajęcia na rzecz wierzyciela – stwierdza w swoim komentarzu.
I dodaje, że często niczego nieświadomy dłużnik dowiaduje się o wydaniu przeciwko niemu przez sąd np. nakazu zapłaty - już po zajęciu jego wynagrodzenia za pracę, pobraniu środków zgromadzonych na koncie bankowym itp. - dopiero na etapie egzekucji komorniczej. - Niejednokrotnie wyjaśnienie sprawy i odzyskanie tych środków jest bardzo trudne i wymaga wielu czynności procesowych, wiedzy prawniczej i długiego oczekiwania na ich zwrot – podkreśla.
Czytaj też w LEX: Przesyłanie korespondencji drogą pocztową i konsekwencje nieodebrania korespondencji przez dłużnika >
Reklamacja możliwa, ale niełatwa
Prawo przewiduje wprawdzie możliwość złożenia na poczcie reklamacji, ale procedura jest złożona i długotrwała (wyrok sądu staje się z reguły prawomocny po 7 dniach w przypadku wydania go na rozprawie i 14 dniach przy wyroku zaocznym, od doręczenia, lub uznania fikcji doręczenia). Gdy jednak listonosz nie zostawił awiza, reklamacja jest praktycznie niemożliwa. W praktyce nie ma technicznej możliwości uzyskania 100 proc. pewności, że awizo do nas dojdzie, trudno jest też wyegzekwować od pocztowców przyznanie się, że awizo nie zostało dostarczone.
Jeśli chodzi o reklamacje składane na pocztę, to zasadniczo jedyne na co można liczyć to zwrot opłaty za „znaczek”. Nie zmienia to jednak faktu, że w przypadku problemu z doręczeniem warto reklamację złożyć - może ona stanowić podstawę do przywrócenia terminu na wykonanie czynności sądowej w przypadku, gdy przesyłka faktycznie zaginęła – mówi Marta Serwińska.
Czytaj też omówienie orzeczenia w LEX: Wynik reklamacji na poczcie ma wpływ na ocenę skuteczności doręczeń listów >
Na to m.in. zwrócił uwagę w swojej interwencji Rzecznik Praw Obywatelskich. W kwietniu ubiegłego roku sygnalizował nadzorującemu pocztę Urzędowi Komunikacji Elektronicznej, że niedoręczanie przesyłek sądowych pozbawia obywateli możliwości obrony swoich praw, a adresaci tych przesyłek nie mają też jak wykazać, że awizo do nich nie dotarło. W odpowiedzi dyrektor Departamentu Rynku Pocztowego UKE Aleksandra Bargiełowska-Antczak zapewniła, że Poczta Polska wprowadza zmiany i doskonali system doręczania przesyłek. Czy to zapewnienie można taktować jako wiarygodne, gdy wiadomo, że nie jest to firma w dobrej kondycji? W ostatnich latach spółka odnotowuje straty, a od początku 2025 roku przechodzi głęboką restrukturyzację, obejmującą zwolnienia grupowe i program dobrowolnych odejść, mające zredukować zatrudnienie o kilka tysięcy etatów (nawet do 15 proc. załogi, czyli ok. 8,5-9 tys. osób) w celu ratowania finansów firmy. Zdaniem pocztowych związkowców, wyrażanym w protestach przeciwko zwolnieniom, nie można w takiej sytuacji mówić o podnoszeniu standardu świadczonych usług. Ocenę tę potwierdziła NIK, gdy w raporcie z 2021 r. stwierdziła, że w okresie objętym kontrolą operator wyznaczony nie zapewnił właściwej jakości powszechnych usług pocztowych w zakresie terminowości, bezpieczeństwa i dostępności terytorialnej. - W ramach usługi powszechnej PP S.A. dostarczała przesyłki nie spełniając – w przypadku większości rodzajów przesyłek – standardów terminowości określonych przepisami rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego – stwierdzili autorzy opracowania. I dodali, że działania podejmowane przez PP S.A. w zakresie poprawy terminowości dostarczania przesyłek w większości nie były skuteczne.
Czytaj też omówienie orzeczenia w LEX: Brak awiza z sądu? To strona ma przedstawić dowody na tę okoliczność >
Firmy kurierskie poczty nie zastąpią
Kłopoty z dostarczaniem przez Pocztę Polską przesyłek poleconych związane są z szerszymi problemami tej instytucji, wyraźnie przegrywającej rynkowy wyścig, którego jednym z przejawów jest ekspansja firm kurierskich. Jednak nie można zakładać, że pokonanie przez nie, a następnie wyeliminowanie klasycznej poczty, będzie skutkowało przejęciem przez firmy kurierskie przesyłek poleconych. Zresztą taka próba już była, ale jak się okazało – nieudana. Gdy kilkanaście lat temu Ministerstwo Sprawiedliwości zerwało umowę z Pocztą Polską i zawarło kontrakt na dostarczanie przesyłek sądowych z powiązaną z InPost-em Polską Grupą Pocztową, to dość szybko okazało się, że stworzony przez tę firmę system też nie jest efektywny, a próby jego naprawy okazały się nieskuteczne.
Czytaj: Nowy operator dostarczy przesyłki sądowe>>
Doręczyciel przesyłek sądowych deklaruje lepszą pracę>>
Czy jest alternatywa dla klasycznej poczty?
Po nieudanym eksperymencie z podmiotem prywatnym sądy wróciły do Poczty Polskiej. Ale niezadowolenie z obecnego poziomu tej usługi nie może raczej prowadzić do ewentualnego spoglądania w kierunku jeszcze bardziej rozwiniętego dziś segmentu kurierskiego, bo ten poszedł mocno w kierunku paczkomatów, których raczej do przesyłek poleconych nie da się zastosować. Są też na rynku operatorzy oferujący dostawy materiałów reklamowych i listów zwykłych, ale poleconymi nie chcą się zajmować. W tej sytuacji jedyną szansą dla wymiaru sprawiedliwości może być przyspieszenie cyfryzacji i w ramach tej akcji przejście na komunikację elektroniczną z uczestnikami postępowań. Potwierdza to prof. Jacek Gołaczyński, sędzia Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu i koordynator krajowy do spraw wdrożeń systemów teleinformatycznych w sądach powszechnych.
Alternatywą dla coraz mniej wydolnego modelu doręczeń tradycyjnych może być konsekwentne przejście na doręczenia elektroniczne, zwłaszcza w realiach postępującej cyfryzacji społeczeństwa i administracji publicznej. W perspektywie kilku lat pełna informatyzacja korespondencji sądowej może stać się nie tylko usprawnieniem, lecz wręcz koniecznością dla zachowania gwarancji procesowych stron i stabilności obrotu prawnego – mówi serwisowi Prawo.pl.
To jest już obecnie możliwe, a kolejny etap zmian w tym kierunku ma nastąpić od 1 marca br., a potem w pełni informatyzowane mają być niektóre typy postępowań. Ale jak zastrzega prof. Gołaczyński, będą prowadzone intensywne prace w odniesieniu do wybranych typów postępowań sądowych, które najbardziej nadają się do informatyzacji. - Głównie ze względu na większy udział w nich profesjonalnych pełnomocników – wskazuje. To ważne zastrzeżenie, ponieważ e-doręczenia dotyczą na obecnym etapie praktycznie tylko profesjonalnych uczestników postępowań. Z informacji prof. Gołaczyńskiego wynika, że już 65 tysięcy profesjonalnych pełnomocników ma konta w Portalu Informacyjnym Sądów.
Czytaj też w LEX: Wnoszenie określonych pism procesowych w postępowaniu cywilnym za pośrednictwem portalu informacyjnego >
– Dobrze, że dążymy do digitalizacji postępowania i przeniesienia większej ilości czynności do przestrzeni elektronicznej, i cieszę się, że kończy się masowy obrót papierem – dodaje mec. Marta Serwińska.
Czytaj: Prof. Gołaczyński: Sądowy Portal Informacyjny gotowy do przyjmowania e-apelacji>>
Od marca e-rewolucja w sądach, pełnomocnicy mogą testować nowy portal>>
A prof. Monika Namysłowska z Uniwersytetu Łódzkiego, przewodnicząca zespołu Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego do spraw cyfryzacji postępowania cywilnego dodaje, że proces cyfryzacji będzie realizowany w dwóch perspektywach - w kilka lat pełna cyfryzacja wybranych postępowań, a w dekadę powszechny model cyfrowy. - Nasz projekt przewiduje ten model: umożliwi utrwalanie wszystkich czynności sądu w systemie teleinformatycznym z kwalifikowanym podpisem elektronicznym – powiedziała serwisowi Prawo.pl. - W tej sytuacji jedyną realną, systemową odpowiedzią na problemy z listami poleconymi wydaje się konsekwentne przechodzenie na doręczenia elektroniczne – podkreśla prof. Gołaczyński.
Czytaj też w LEX: eDoręczenia w praktyce - poradnik dla pełnomocników >
Co z cyfrowo wykluczonymi?
Doprowadzenie do takiego modelu mogłoby oznaczać przejście na informatyczne doręczenia, jednak wtedy pojawi się pytanie o sytuację osób z różnych powodów nie korzystających z internetu oraz takich, które nie będą w stanie założyć sobie zgodnej z prawem skrzynki odbiorczej. W tym kontekście prof. Gołaczyński zastrzega, że warunkiem powodzenia takiego modelu będzie równoległe zapewnienie mechanizmów ochronnych dla osób wykluczonych cyfrowo, by cyfryzacja nie prowadziła do nowego rodzaju nierówności w dostępie do sądu.
Także prof. Namysłowska deklaruje, że projektując instrumenty cyfryzacji postępowania cywilnego, Komisja Kodyfikacyjna dba o realizację gwarancji procesowych stron. - Stąd wśród naszych propozycji jest m.in. przewidzenie gwarancji na wypadek niedostępności, czyli awarii systemu do wnoszenia pism sądowych drogą elektroniczną lub nadanie uprawnienia do samodzielnego decydowania przez strony postępowania o sposobie wzięcia udziału w posiedzeniu sądowym – mówi.
Czytaj: Prof. Namysłowska: Najpierw wybrane postępowania, a za 10 lat pełna cyfryzacja>>
mObywatel i e-Doręczenia alternatywą dla listów poleconych
W urzędach administracji publicznej można już usłyszeć pytanie o zgodę na przekazywanie dokumentów drogą elektroniczną. Umożliwia to aplikacja mObywatel i wiele osób już dostaje w ten sposób urzędowe decyzje, ale o masowym korzystaniu z niej nie można jeszcze mówić. Jest także pytanie, czy kiedykolwiek można będzie tego oczekiwać od wszystkich obywateli. A częściowe lub znaczne wyeliminowanie z tej procedury Poczty Polskiej raczej nie rokuje dobrze jakości tych usług. Dalsze słabnięcie tej instytucji skutkować będzie raczej obniżaniem niż podwyższaniem standardów.
Czytaj też w LEX: Nowe zasady doręczeń w kontaktach z organami podatkowymi i KAS – praktyczny przewodnik dla podatników >
Także Poczta Polska przypomina, że zgodnie z ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, od 1 stycznia br. forma cyfrowa stała się podstawowym kanałem komunikacji administracji publicznej z obywatelami i firmami. E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Jak przekazała Poczta Polska, do tej pory uruchomiono ponad 2,6 mln skrzynek umożliwiających korzystanie z e-Poleconego. Dla odbiorców nieposiadających skrzynek odbiorczych jest opcja hybrydowa, gdzie Poczta drukuje dokument nadany elektronicznie i listonosz dostarcza go adresatowi. Ale wtedy też pojawia się kwestia właściwego doręczenia. W każdym razie elektroniczne doręczenia wydają się być najsensowniejszą drogą rozwiązania tego problemu. Także dość realistyczną, bo już realizowaną. Z jednym wszakże zastrzeżeniem: wciąż nie widać pomysłu na zapewnienie prawnego bezpieczeństwa dla większego lub mniejszego marginesu osób, dla których ta forma komunikacji będzie niedostępna lub zbyt trudna.
Zobacz też procedury w LEX:
Doręczenie przez organ wydruku pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego >
Sposób doręczenia pisma w postępowaniu administracyjnym >
