Cyfrowe wnoszenie pism, a do akt pójdzie wydruk

W ramach deregulacji Sejm rozpatrzy projekt w sprawie cyfrowej komunikacji z sądami cywilnymi. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna RP lub prokurator wnosić będą pisma do sądu cywilnego poprzez portal informacyjny. Chodzi o takie pisma jak:

zgłoszenie się do udziału w sprawie;
zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego;
wszelkie zawiadomienia;
oświadczenie w przedmiocie zgody na mediację;
wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego;
apelację, zażalenie, z wyłączeniem zażaleń, o których mowa w art. 394(1) par. 1 i 11, lub skargę na orzeczenie referendarza sądowego;
pisma procesowe w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego;
wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem, jak również pismo uzupełniające braki formalne takiego wniosku;
wniosek o nadanie klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym;
wniosek o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.

Tego przepisu nie będzie się stosować do pism wnoszonych do Sądu Najwyższego.

Wyjątki od reguły

W przypadku gdy załącznik pisma procesowego, ze względu na jego właściwości, nie może zostać skutecznie wniesiony wraz z tym pismem za pośrednictwem portalu informacyjnego, załącznik ten wnosi się do sądu z pominięciem portalu informacyjnego, uprawdopodobniając tę okoliczność, w terminie trzech dni od dnia wniesienia pisma. W przypadku niedopełnienia tych obowiązków sąd pomija ten załącznik.

Projekt zmian w k.p.c. zakłada też, że gdy w dniu, w którym upływa termin do wniesienia pisma procesowego wystąpią ograniczenia w dostępności portalu informacyjnego leżące po stronie sądu, uniemożliwiające wniesienie pisma, pismo wnosi się najpóźniej w następnym dniu po dniu, w którym przywrócono dostępność tego portalu, niebędącym dniem wolnym od pracy ani sobotą. Jeżeli w ustalonym w ten sposób terminie wystąpią ponowne ograniczenia w dostępności portalu informacyjnego leżące po stronie sądu, stosuje się zdanie pierwsze. W piśmie należy uprawdopodobnić okoliczności, o których mowa w zdaniu pierwszym lub drugim.

Ponadto - pismo procesowe wniesione za pośrednictwem portalu informacyjnego w przypadku nieprzewidzianym w przepisie szczególnym lub przez osobę nieuprawnioną nie wywołuje skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu, o czym przewodniczący zawiadamia wnoszącego pismo.

Sukcesywne wprowadzenie

Ustawa wejdzie w życie z 1 marca 2026 r., z kilkoma wyjątkami. Rozwiązania przewidziane w projekcie są dwustronne, a nie jak do tej pory ułatwiające komunikację jednostronną – tylko do sądu.

Jednak będą wprowadzane w sposób stopniowy. Pozwoli to na należyte dostosowanie narzędzi informatycznych do pojawiających się potrzeb i zapewni bezpieczeństwo w ich funkcjonowaniu, jak również umożliwi sądom i wymienionym podmiotom sukcesywne wdrożenie w nowe rozwiązania techniczne i legislacyjne.

Obowiązek wnoszenia pism elektronicznie wejdzie w życie po rocznym okresie przejściowym. W tym czasie profesjonalni pełnomocnicy – adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi, jak również Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej oraz prokuratorzy – będą mieli możliwość wyboru sposobu wnoszenia określonych pism procesowych (pisemnie albo za pośrednictwem PI). Po upływie tego okresu wprowadzone rozwiązanie stanie się obligatoryjne (art. 125(1)par. 2). Uzasadnieniem dla takiego rozwiązania jest konieczność zapewnienia płynnego przejścia między obecnymi rozwiązaniami, a przesyłaniem pism drogą elektroniczną, przy jednoczesnym zagwarantowaniu stabilnego prowadzenia postępowań sądowych.

Kiedy szansa na zmiany? Zapytaliśmy o to Grzegorza Polaka, dyrektora Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości. - Wszystko oczywiście zależy od legislacji – tutaj propozycje zmian są na bardzo zaawansowanym etapie. Zmiany w przepisach są konieczne, by można było nowe funkcjonalności wprowadzić. W praktycznym zakresie – wdrażania zmian – bardzo ściśle współpracujemy z sądem apelacyjnym we Wrocławiu. Wykonawcy, którzy wspierają rozwijanie portalu, potrzebują między sześć a dziewięć miesięcy na to, żeby nowe funkcjonalności wdrożyć. Więc realnie zakładam, że będzie to przełom 2025 i 2026 roku - powiedział.

Czytaj więcej: E-apelacja także w sprawach cywilnych, po roku obligatoryjnie - projekt przyjęty przez rząd

Wydruki na papierze

Biorąc pod uwagę to, że w postępowaniu cywilnym zasadniczo nie funkcjonują akta cyfrowe, konsekwencją wnoszenia pism za pośrednictwem PI będzie konieczność ich wydruku celem załączenia do akt sprawy. Rozwiązanie to ma charakter przejściowy i będzie obowiązywać do czasu pełnego wdrożenia systemu akt cyfrowych (prace nad takimi rozwiązaniami trwają). Sekretariaty sądowe nie będą jednak obciążone wydrukiem wnoszonych za pośrednictwem portalu informacyjnego pism celem nadania ich do pełnomocników i stron postępowania. W przyszłości planuje się również uporządkowanie przepisów dotyczących korzystania z systemów teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe.

Dr Michał Ziemiak, rzecznik finansowy, zwraca uwagę, że obecny system działania portalu informacyjnego nie jest sprawny.

– Rodzi się pytanie, czy będzie on obsługiwać w sposób bezproblemowy taką ilość pism zgodnie z zakładanym projektem. Nie jest jednak tajemnicą, szczególnie dla profesjonalnych prawników, że obecnie portal informacyjny jest systemem niewydolnym, są przerwy w jego funkcjonowaiu, a nazwy pism – mylące. Projektowana zmiana byłaby zasadna, gdyby portal informacyjny był powiązany z innymi portalami czy programami służącymi do obsługi kancelaryjnej korespondencji używanej przez sądy i pełnomocników – wskazuje dr Ziemiak.