- Obligatoryjny KSeF wejdzie w życie zgodnie z planem – 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. Rząd przyjął projekt ustawy 17 czerwca. Zakładamy, że w parlamencie projekt będzie procedowany bardzo szybko, oczywiście z zachowaniem wszelkich zasad legislacyjnych. W lipcu lub sierpniu br. ustawa wdrażająca KSeF zostanie przedstawiona do podpisu prezydenta. Certyfikację chcemy zacząć przeprowadzać już w listopadzie, czyli trzy miesiące przed startem. W związku z tym, rozporządzenia muszą być wydane jak najszybciej. Gdy już będziemy znali podstawę prawną, łatwiej będzie to zrobić - mówi Marcin Łoboda, sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej w rozmowie z Prawo.pl. Jej pełną wersję opublikujemy we wtorek.
Zgodnie z projektem, KSeF zostanie wprowadzony w dwóch etapach:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
W przypadku drobnych przedsiębiorców, których wartości sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, termin zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.
- Chciałbym podkreślić, że podatnicy powinni zainteresować się tym już teraz, by nie zostawiać wdrożenia KSeF na ostatnią chwilę - zaznacza szef KAS.
30 czerwca Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. - Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym - poinformował resort.
Zobacz szkolenie w LEX: Kowalski Radosław, KSeF 2.0., czyli co nowego w kolejnej wersji projektu nowelizacji ustawy o VAT>
Nie wszyscy się przygotowują
Jak to wygląda w praktyce?
- Najlepiej przygotowane do wdrożenia KSeF są co do zasady największe podmioty, które rozpoczęły prace odpowiednio wcześniej. Obecnie czekają na zakończenie procesu legislacyjnego i rozporządzenia wykonawcze. Z kolei mniejsze firmy częściej odkładają ten proces na ostatnią chwilę, wychodząc z założenia, że zajmie się tym księgowa. Jednak wielu przedsiębiorców wciąż wyraża wątpliwości, czy termin wejścia w życia KSeF nie zostanie po raz kolejny przesunięty – mówi Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Chojnacka & Łagowski.
- Tymczasem wdrożenie KSeF to skomplikowany proces, który dotyczy wszystkich działów firmy, nie tylko księgowości, ponieważ wymaga zmiany wielu procesów. Konieczne jest m.in. ustalenie z kontrahentami tego, jakie dane mają zawierać faktury i w jaki sposób będą przesyłane pozostałe informacje. Dlatego te kilka miesięcy, które pozostały do 1 lutego i 1 kwietnia to niezbyt wiele czasu – dodaje Arkadiusz Łagowski.
Magdalena Jaworska, radczyni prawna, doradczyni podatkowa, partnerka w Quidea, zwraca uwagę, że przedsiębiorców czeka w tym czasie szereg wyzwań.
- Wiadomo, że KSeF będzie wdrażany etapami – 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. Należy jednak zwrócić uwagę, że te terminy będą dotyczyć wystawiania faktur. Mniej mówi się natomiast o tym, że podatnicy muszą być przygotowani do odbierania faktur w KSeF w tym samym terminie - już od 1 lutego 2026 r. Przykładowo mała firma, która będzie miała obowiązek wystawiania faktur w systemie od 1 kwietnia, ale jej kontrahentem jest duży podmiot, będzie musiała odbierać faktury w KSeF już od 1 lutego - mówi Magdalena Jaworska.
Czytaj także poradnik w LEX: Kowalska Karolina, Malinowski Michał, Nowa wersja projektu obowiązkowego wystawiania e-faktur i KSeF 2.0>
Faktura poza KSeF - co z prawem do odliczenia VAT
Od 1 lutego w obrocie gospodarczym będą funkcjonować różne faktury, zarówno wystawione w KSeF, jak i poza KSeF, niekoniecznie w sposób prawidłowy. Jak mówi Magdalena Jaworska, od początku podatnicy mają wątpliwości, czy jeśli faktura - mimo iż powinna zostać wystawiona w KSeF - a została wystawiona np. w formacie PDF i wysłana mailem, daje nabywcy prawo do odliczenia VAT. Jeżeli transakcja miała miejsce, wydatek jest rzeczywisty i odzwierciedla ustalenia biznesowe, to taka faktura co do osady powinna dawać prawo do odliczenia, co potwierdzają również wydawane przed dyrektora KIS interpretacje indywidualne. Przedsiębiorcy mogą jednak rozważyć, czy przygotowując się do wdrożenia KSeF, nie wystąpić o własną interpretację w tej sprawie.
Czytaj także pytanie w LEX: Czy gmina będzie mogła wystawiać faktury w formie papierowej?>
Arkadiusz Łagowski wymienia sytuacje, w których może potencjalnie dojść do nieprawidłowości. Po pierwsze, może to być błąd wystawcy, który powinien wystawić fakturę w KSeF, ale wystawi ją poza systemem. Tego typu błąd może popełnić np. zagraniczny podmiot, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, które uczestniczy w transakcji, więc powinien wystawić fakturę ustrukturyzowaną. Możliwe są też nieprawidłowości po stronie małego podmiotu, który omija KSeF, mimo przekroczenia limitu 10 tys. zł miesięcznie.
- Nabywca nie ma żadnej możliwości, żeby zweryfikować, czy sprzedawca prawidłowo wystawia faktury poza systemem. Co prawda, skarbówka potwierdza w interpretacjach indywidualnych, że takie faktury dają prawo do odliczenia VAT. Przykładowo w interpretacji z 4 marca 2025 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA) dyrektor Krajowej Informacji skarbowej potwierdził, że spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na jej rzecz przez dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające do odliczenia. Jednak kwestia ta wymaga jednoznacznego potwierdzenia, ponieważ dotyczyć będzie co do zasady wszystkich podatników. Sam fakt, że przedsiębiorcy mają co do tego wątpliwości, jest podstawą, by minister finansów wydał w tej sprawie objaśnienia lub interpretację ogólną, powołując się na unijną zasadę neutralności VAT. Należy też zwrócić uwagę, że wątpliwości nie dotyczą jedynie odliczenia VAT, ale również kosztów uzyskania przychodów w podatkach dochodowych - mówi Arkadiusz Łagowski.
Według szefa KAS, nie ma jednak takich planów.
- Według mnie obecnie jest zbyt wcześnie na interpretację ogólną czy objaśnienia. Można to rozważyć, gdy pojawią się rozbieżności w praktyce, albo gdy coś będzie wymagało doprecyzowania, czyli dopiero gdy przepisy o KSeF wejdą w życie. Obecnie chcemy się skupić na szkoleniu przedsiębiorców - mówi Marcin Łoboda.
Czytaj także pytanie w LEX: Czy wystarczające jest wskazanie jedynie łącznej kwoty różnicy na fakturze korygującej wystawianej przy użyciu KSeF?>
Cena promocyjna: 314.1 zł
Cena regularna: 349 zł
Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 261.74 zł
Uwaga na załączniki i termin wystawienia faktury
Eksperci zwracają uwagę, co w praktyce sprawia przedsiębiorcom najwięcej trudności. Dla wielu zaskoczeniem może być ograniczenie dotyczące załączników do e-faktur.
- Przedsiębiorcy muszą wziąć pod uwagę, że w załącznikach będzie można zamieścić tylko określone dane, zgodne ze schemą, co do zasady dotyczące elementów obowiązkowych faktury, nie może to być dowolny zakres danych. Załącznik nie będzie mógł zawierać np. zakresu i specyfikacji czasu wykonanych prac czy protokołu odbioru. W tym zakresie firmy będą musiały obsłużyć wysyłkę załączników poza KSeF - mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.
Czytaj komentarz praktyczny w LEX: Pałys Andrzej, Pokrop Dorota, Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców>
Aby skorzystać z możliwości przesłania do KSeF załącznika, trzeba będzie wcześniej zgłosić taki zamiar w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te będzie można składać od 1 stycznia 2026 r., a szczegółowe warunki zostaną określone w rozporządzeniu do ustawy. Po drugie, Ministerstwo Finansów przyznaje w uzasadnieniu, że mimo iż rozwiązanie będzie dostępne dla wszystkich, to zostało zaprojektowane z myślą o konkretnych branżach. Chodzi przede wszystkim o firmy z branży energetycznej, paliwowej, gazowej i telekomunikacyjnej, które w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane, ujednolicone informacje (dotyczące jednostki miary, ilości i ceny). Nie będzie więc można dodać takich załączników, jak np. harmonogram prac, kosztorys czy protokół odbioru w formacie PDF czy JPG. Dotychczas było to częstą praktyką, m.in. w branży budowlanej, ułatwiającą ustalenie, czego dotyczy płatność na fakturze, a także zweryfikować, czy kwota podane na fakturze odpowiada cenie ustalonej w umowie. To oznacza, że wielu przedsiębiorców będzie musiało inaczej zorganizować obieg dokumentów.
- Urząd może jednak cofnąć zgodę na wysyłanie załączników w KSeF, jeśli będą one zawierać dane, które nie powinny się tam znaleźć, przykładowo dane marketingowe. To oznacza, że przedsiębiorcy powinni wczesnej ustalić z kontrahentami treść faktur oraz sposób przesyłania pozostałych danych poza KSeF - mówi Magdalena Jaworska.
Według niej, rozczarowaniem dla wielu przedsiębiorców mogą być też ostateczne rozwiązania dotyczące trybu offline 24. Chodzi o możliwość rejestracji faktury w KSeF z opóźnieniem, do końca następnego dnia roboczego. Należy jednak zwrócić uwagę, że datą wystawienia faktury będzie data z dnia jej wystawienia w systemie podatnika, nawet jeśli zostanie przesłana do KSeF dzień później.
- To rozwiązanie będzie dobrze funkcjonować pod warunkiem, że przedsiębiorca zmieści się w terminie i faktura trafi do KSeF w następnym dniu roboczym. W przypadku opóźnień czekają go jednak kary - mówi Magdalena Jaworska.
Czytaj artykuł w LEX: Pałys Andrzej, Krajowy System e-Faktur (KSeF) w praktyce – studia przypadku>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
