Spółka nam podległa wysłała swojego pracownika do Finlandii, aby wykonywał czynności dla naszej spółki. Zgodnie z umową, ma nas obciążać kosztami diet zagranicznych tego pracownika. Bilety lotnicze pokrywamy sami.
W jaki sposób udokumentować obciążenie naszej spółki dietami pracownika? Notą, czy fakturą VAT?

W praktyce podatnicy mają problem, jak odróżnić sytuację, która wymaga w świetle ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - dalej u.p.t.u., refakturowaniem, a kiedy ze zwrotem kosztów, który może być potwierdzony poprzez wystawienie noty księgowej. Należy zatem wskazać, że celem refakturowania jest przeniesienie wyłożonych kosztów przez podmiot refakturujący na podmiot, który z danych usług faktycznie korzystał. W u.p.t.u. i aktach wykonawczych do niej brak jest jednak regulacji dotyczących tego zagadnienia. Niemniej jednak przyjęta praktyka i orzecznictwo dopuszczają możliwość wystawiania refaktur. Warto również zaznaczyć, iż refakturowanie zostało uregulowane w prawie unijnym. W celu określenia, czy transakcja może podlegać refakturowaniu, należy stwierdzić, czy zostały spełnione warunki:
- przedmiotem refakturowania są usługi,
- z usługi nie korzysta podmiot (albo korzysta tylko w części), na którego wystawiana jest pierwotna faktura,
- sprzedaż (odsprzedaż) musi być dokonana po cenie zakupu,
- podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która widnieje na fakturze pierwotnej,
- w umowie między kontrahentami zawarte jest zastrzeżenie o refakturowaniu danej czynności.

Nie zawsze jednak, przenosząc koszty na kontrahenta, musimy wystawiać refakturę. Stając przed takim problemem, na początku należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy w danym wypadku mamy do czynienia ze świadczeniem usług, które podlegają opodatkowaniu VAT. Przez świadczenie usług należy rozumieć zaś każde świadczenie, które nie stanowi dostawy towarów (art. 8 ust. 1 u.p.t.u.).
W myśl kodeksu cywilnego, przez "świadczenie" rozumie się określone zachowanie dłużnika, polegające na działaniu lub zaniechaniu działania. Tak rozumiane "świadczenie" podlega opodatkowaniu tylko wówczas, gdy wykonywane jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta usługi.

W mojej ocenie, skoro w stanie faktycznym pytania mamy do czynienia wyłącznie z obciążeniem kosztami poniesionymi na rzecz pracownika, jest to wyłącznie zobowiązanie do zwrotu kosztów i nie powinno być udokumentowane fakturą VAT, tylko notą księgową. Kontrahentów nie łączą bowiem w tym zakresie stosunki zobowiązaniowe, tzn. nie ma świadczenia usług, a jedynie Spółka, która poniosła wydatki na pracownika chce odzyskać pieniądze, które pierwotnie powinien ponieść pracodawca.