Rejestracja dokonywana jest, na podstawie złożonego naczelnikowi urzędu skarbowego, stosownego formularza rejestracyjnego. Zgodnie z art. 96 ust 4 ustawy o VAT po weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym organ rejestruje podatnika jako "podatnika VAT czynnego" albo "podatnika VAT zwolnionego" i na wniosek podatnika potwierdza to zarejestrowanie. Na czym polega weryfikacja? Przede wszystkim na ustaleniu czy podane w zgłoszeniu dane są zgodne z prawdą. W tym celu organ może dokonywać szereg czynności weryfikacyjnych obejmujących także wizję lokalną miejsca, które wskazane zostało jako adres siedziby. I tu zaczynają się schody. Co w sytuacji zarejestrowania firmy w tzw. biurze wirtualnym? Na podstawie zawartej umowy przedsiębiorcy maja możliwość korzystania z usług podmiotu, który udostępnia swój adres na potrzeby rejestracyjne działalności, nierzadko oferuje także powierzchnię biurową na zasadach co-workingowych, e-sekretariat czy obsługę przychodzącej korespondencji. W dzisiejszych czasach takie rozwiązanie wydaje się mieć racjonalne uzasadnienie. Organy podatkowe, a nawet sądy administracyjne mają w tym względzie zgoła odmienne zdanie, uznając że wskazanie adresu biura wirtualnego nie może stanowić podstawy do zarejestrowania podatnika do celów VAT.

 


Problematyczna siedziba przedsiębiorcy

Argumentem ma być fakt, że wskazanie faktycznego adresu prowadzenia działalności jest istotne chociażby z punktu widzenia określenia właściwości miejscowej organów podatkowych. Organy odwołują się także do definicji siedziby wynikającej z rozporządzenia wykonawczego Rady UE nr 282/2011 z 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U.UE.L.2011.77.1), gdzie "miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika" jest miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa (ust. 1). W celu ustalenia miejsca, o którym mowa w ust. 1, uwzględnia się miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem, adres zarejestrowanej siedziby przedsiębiorstwa i miejsce posiedzeń zarządu przedsiębiorstwa. W przypadku, gdy te kryteria nie pozwalają z całkowitą pewnością określić miejsca siedziby działalności gospodarczej podatnika, decydującym kryterium jest miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem (ust. 2). Sam adres pocztowy nie może być uznany za miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika (ust. 3).

Zobacz również: Mikrorachunki podatkowe można weryfikować - nawet z telefonu >>


Brak rejestracji bez zawiadomienia

Dodatkowo organy powołują się w podobnych sprawach na brzmienie art. 96 ust. 5 ustawy o VAT, zgodnie z którym naczelnik urzędu skarbowego w określonych przypadkach nie dokonuje rejestracji podmiotu jako podatnika VAT bez konieczności zawiadamiania podmiotu. Do rejestracji nie dochodzi m.in., gdy organ nie może skontaktować się z podmiotem, a także jeżeli z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności m.in. banków do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi. Dotyczy to zatem konieczności istnienia przesłanek pozwalających uznać, że złożony wniosek o wpis do rejestru podatników VAT prawdopodobnie grozi oszustwami w zakresie podatku VAT.

 


W wyroku NSA z 13 listopada 2019 r., sygn. akt I FSK 1363/17 sąd podtrzymał stanowisko sądu I instancji jak i organu podatkowego, który odmówił rejestracji podmiotu. Kluczowym w tym zakresie pozostał argument, że adresu biura które jedynie udostępnia adres do korespondencji wielu podmiotom nie można uznać za adres siedziby, a więc miejsca w którym faktycznie funkcjonuje zarząd przedsiębiorstwa i zapadają istotne decyzje dotyczące zarządzania spółką. Fakt, iż przepisy unijne nie uznają samego adresu za siedzibę wydaje się w tym przypadku potraktowany zbyt szeroko. Wskazanie adresu siedziby w biurze wirtualnym może być podyktowane specyfiką prowadzonej działalności. Stosowne oświadczenia w tym zakresie są także elementem procedury rejestracyjnej. Niedokonanie wpisu do ewidencji podatników jedynie ze względu na potencjalne ryzyko, iż niewłaściwie ustalona zostanie właściwość organu podatkowego, czy uznanie iż w związku z tak określoną siedzibą mamy do czynienia z podmiotem nieuczciwym należy uznać za nieuprawnione.

Urząd nie zawsze może odmówić

Co ciekawe, w wyroku z 11 kwietnia 2017 r., sygn. akt I FSK 1463/15 NSA wskazał z kolei, że uznanie, iż pod adresem miejsca rejestracji brak jest odpowiedniej struktury w zakresie zaplecza technicznego, by umożliwić podatnikowi prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie wskazanym w zgłoszeniu jest niewystarczające dla dokonania odmowy rejestracji podatnika VAT. Analizując uzasadnienie tego wyroku należałoby uznać, że brak realnych możliwości prowadzenia działalności we wskazanym miejscu nie wystarczy do odmowy dokonania rejestracji.

Oczywiście w procesie rejestracji kluczowym jest dokonanie weryfikacji wnioskującego podmiotu, takie obowiązki nakłada na państwa członkowskie Unia Europejska. Istotnym jest jednak, aby sprawdzenie następowało na podstawie obiektywnych przesłanek, z uwzględnieniem indywidualnych warunków i okoliczności każdej ze spraw. Przede wszystkim dotyczy to podmiotów świadczących usługi niematerialne np. doradcze, dla których nie jest konieczne posiadanie powierzchni biurowej, a usługa może zostać wyświadczona w siedzibie klienta bądź nawet zdalnie. Zakres dokonywanych czynności powinien zatem realizować jedną z istotniejszych zasad postępowania wyrażoną w art. 187 §1 ordynacji podatkowej, zgodnie z którą organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.

W dobie elektronizacji, stawiania na innowacyjne rozwiązania, ale także uwzględniając często niewielkie możliwości finansowe nowopowstałych małych przedsiębiorstw organy podatkowe nie powinny dokonywać oceny przez pryzmat utartych tradycyjnych form prowadzenia działalności. Wybór biura wirtualnego nie może jako taki stanowić o złych zamiarach przedsiębiorcy jako podatnika VAT. Należy podkreślić, że rejestracja w ewidencji podatników stanowi jedynie formalny aspekt bycia podatnikiem, choćby potencjalnym. Dopiero dokonanie czynności, z którą ustawa wiąże powstanie obowiązku podatkowego świadczy o statusie podatnika, co więcej -  niezależnie od realizacji obowiązku rejestracji. Brak rejestracji może w takiej sytuacji jedynie utrudnić podatnikom formalną realizację obowiązków, w tym związanych z rozliczeniem podatku, a ten aspekt najwyraźniej jest przez organy pomijany.

Angelika Dahms, prawnik w GWW