Uproszczenie obrotu fakturami elektronicznymi przy wykorzystaniu nowych narzędzi jakie wprowadzić ma nowelizacja ustawy o podpisie elektronicznym, w tym wszystkich form zaawansowanego podpisu elektronicznego, m.in. podpisu osobistego i pieczęci elektronicznej przewidują projektowane w tej nowelizacji zmiany przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.
Rozszerzeniu ma ulec katalog prawnie akceptowanych sposobów przesyłania potwierdzeń odbioru faktury korygującej. Klasycznie rozumiane potwierdzenia w obrocie dokumentami elektronicznymi mogą być zastąpione przez różnego typu wiadomości elektroniczne, np. e-maile lub komunikaty systemowe.
Podatnikom ma zostać umożliwione stosowanie systemów informatycznych obsługujących fakturowanie w formie elektronicznej w różnych konfiguracjach technicznych i biznesowych. Faktury będzie można wysyłać w formie elektronicznej z systemu informatycznego, a także udostępniać je w systemach opartych na technologiach internetowych, celem pobrania bezpośrednio przez odbiorców. Projektowane przepisy dopuszczać także będą przesyłanie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej nie tylko drogą transmisji sieciowej, ale także przy wykorzystaniu fizycznych informatycznych nośników danych (płyty CD, DVD, dyski twarde, karty pamięci, itp.).
Rozpoczęcie fakturowania w formie elektronicznej będzie możliwe wyłącznie po wyrażeniu zgody na taką formę fakturowania przez zarówno wystawcę jak i odbiorcę faktury elektronicznej. Akceptacja może być dokonana w formie pisemnej lub elektronicznej.
Rozszerzony ma zostać katalog środków technicznych umożliwiających realizację fakturowania w formie elektronicznej. Obowiązujące w tym zakresie przepisy przewidują możliwość fakturowania w formie elektronicznej pod warunkiem wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Projektowane zmiany stworzą podatnikom możliwość fakturowania także z wykorzystaniem zaawansowanego podpisu elektronicznego.
Wprowadzona zostanie możliwość wybrania przez strony formy wystawiania dokumentów pochodnych, przede wszystkim duplikatów faktur i ich korekt. Jednak raz wybrana forma (papierowa czy elektroniczna) powinna być stosowana konsekwentnie, chyba że przeszkody techniczne lub formalne będą to uniemożliwiały.
Zapis elektroniczny faktur musi być realizowany w sposób umożliwiający ich wykorzystanie przez organy kontroli skarbowej i podatkowej. Faktury w formie elektronicznej będzie można przechowywać na terytorium innego państwa, pod warunkiem uprzedniego poinformowania o tym naczelnika urzędu skarbowego lub w przypadku podatku akcyzowego - naczelnika urzędu celnego (wyjątek - podmioty nie będące przedsiębiorcami). Z uwagi na konieczność zagwarantowania możliwości kontroli faktur elektronicznych powinna być zapewniona ich czytelność i możliwość wydruku.
Jolanta Mazur