Ryczałtowe rozliczenie noclegów w podroży służbowej, krajowej i zagranicznej, pojawia się wówczas, gdy pracownik nie przedstawił dowodów potwierdzających poniesiony wydatek noclegowy, jak też nie miał zapewnionego przez pracodawcę (lub w powiązaniu z pracodawcą – np. przez kontrahenta pracodawcy, instytucję, w której pracownik realizuje zadanie służbowe podczas delegacji) bezpłatnego noclegu.
Pracownik odbywający na polecenie pracodawcy podróż służbową ma prawo do zwrotu kosztów ponoszonych na noclegi. Rozliczenie opiera się na faktycznych kosztach noclegu wynikających z faktury (rachunku) lub oświadczenia pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku możliwości udokumentowania wydatku. Kwota co do zasady powinna mieścić się w limitach wskazanych w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167). Limity za jeden nocleg:
W obu przypadkach limity mogą zostać przekroczone w uzasadnionych przypadkach. W przypadku braku takich dokumentów pracownikowi przysługuje rozliczenie w oparciu o ryczałt noclegowy.
Ważne! Przyjąć należy w oparciu o par. 5 wskazanego rozporządzenia, że w przypadku, gdy pracownik nie może przedstawić rachunku rozliczenie faktycznych kosztów noclegu opierać się będzie na jego oświadczeniu o dokonanym wydatku i przyczynach braku możliwości udokumentowania go rachunkiem (fakturą). Przedstawienie takiego oświadczenia nie pozwala na rozliczenie noclegu ryczałtem. Oświadczenie może być przez pracodawcę weryfikowane.
Kalkulator podróży służbowej krajowej i zagranicznej >>>
Ryczałty za noclegi w podroży krajowej i zagranicznej różnią się i to nie tylko kwotami. Prawodawca tworzy dosyć istotną różnicę w zakresie ich nabywania, ustanawiając w przypadku wyjazdów krajowych wymóg minimalnego czasu trwania noclegu dla uzyskania ryczałtu, którego to wymogu nie ma w przypadku podróży zagranicznych.
Czytaj również: Rośnie dieta delegacyjna, ale pracodawca musi zmienić regulamin wynagradzania>>
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety (obecnie 57 zł).
Tego świadczenia zatrudniony nie może się jednak domagać:
Przykład: Pracownik jedzie w podroż służbową do miejscowości zamieszkania. Wprost z przepisów wynika, że nie ma w takim przypadku prawa do diety. Czy jednak przysługują mu świadczenia noclegowe (ryczałty za noclegi)?
Nie, skoro ryczałt nie przysługuje wówczas, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobyty to tym bardziej nie będzie przysługiwać wówczas, gdy pracownik jedzie do miejscowości zamieszkania.
Czytaj też: Noclegi pracowników a przychód ze stosunku pracy >
Bardzo istotnym ograniczeniem odnoszącym się do podróży krajowych jest to, że ryczałt przysługuje o ile nocleg trwa co najmniej 6 godzin i czas ten przypada pomiędzy godzinami 21:00 i 7:00.
Przykład: Pracownik pojechał wieczorem w podróż służbową ze Szczecina do Warszawy. Planowo pociąg miał dotrzeć o godz. 23:15, jednak w związku z opóźnieniem dojechał dopiero przed godz. 2:00. Pracownik pojechał od razu do mieszkania swojej siostry, gdzie nocował, w związku z czym nie przedstawił rachunku za nocleg.
W tym przypadku wypłata ryczałtu byłaby niezgodna z przepisami rozporządzenia. Nocleg należałoby liczyć od godziny faktycznego dojazdu do Warszawy i w konsekwencji jest on krótszy niż minimalny jego czas dający prawo do ryczałtu.
Ważne! Pracodawca może domagać się od pracownika złożenia oświadczenia o okolicznościach wpływających m.in. na prawo do ryczałtu. W oświadczeniu przekazywana jest informacja o godzinie dojazdu do miejscowości docelowej (lub „noclegowej”).
U pracodawcy spoza państwowej lub samorządowej sfery budżetowej ryczałt noclegowy może być określony na niższym poziomie niż wynikający z rozporządzenia w sprawie świadczeń z tytułu podróży służbowych (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 29 lipca 2020 r. , sygn. akt I PK 48/19).
W podróży zagranicznej ryczałt noclegowy wynosi 25 proc. limitu noclegowego przypisanego w załączniku do rozporządzenia dla państwa, w którym ma miejsce nocleg.
Ważne! Błędem jest przyjmowanie stawki limitu noclegowego dla państwa docelowego. Te decyduje jedynie o wysokości diety.
Przykład: Pracownik jedzie w podróż służbową do Włoch, po drodze nocuje w Austrii. Dieta za czas od przekroczenia polskiej granicy podczas wyjazdu do czasu przekroczenia polskiej granicy w związku z powrotem liczona jest w wysokości przypisanej do Włoch (48 Euro za dobę), jako państwa docelowego. Ryczałt noclegowy w związku z noclegiem na terenie Austrii wyniesie jednak 32,50 Euro (25 proc. limitu noclegowego wynoszącego 130 Euro, ) a nie 43,50 Euro (od 174 Euro limitu noclegowego dla Włoch). Przy rozliczeniu pracodawca powinien domagać się wskazania w oświadczeniu faktycznego kraju noclegu.
Czytaj też: Zwolnienie od podatku należności przysługujących pracownikom w podróży służbowej >>>
Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu oraz wówczas, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
Przykład: Pracownik pojechał w kilkudniową podróż służbową do Berlina. Ma tam rodzinę, u której się zatrzymał więc nie ponosił kosztów noclegów.
Fakt ten nie wpływa na prawo do ryczałtów. Nocleg u rodziny, znajomych nie wpływa na zwolnienie pracodawcy z obowiązku wypłaty ryczałtu. Ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia dowodów, że koszty te pracownik rzeczywiście poniósł (wyrok Sądu Najwyższego z 19.2.2007 r., sygn. akt I PK 232/06). Zapewnienie bezpłatnego noclegu, które skutkuje nie nabyciem prawa do ryczałtu musi być powiązane z pracodawcą – zapewniony musi być przez pracodawcę, stronę zagraniczną (kontrahenta pracodawcy, instytucję zapraszającą itp.), czyli w każdym przypadku pozostawać w związku z pracodawcą. To, że w opisanej sytuacji pracownik realnie nie ponosi bezpośrednich kosztów noclegowych nie pozbawia go prawa do ryczałtu (taką samą zasadę należy stosować przy podróżach krajowych).„Bezpłatny” nocleg pozbawiający prawa do ryczałtu nie oznacza zawsze literalnie każdej bezpłatności dla pracownika ale tylko „taką bezpłatność”, do której przyczynił się w jakiś sposób pracodawca (bezpośrednio lub pośrednio).
W odniesieniu do wyjazdów zagranicznych nie istnieje zastrzeżenie dotyczące minimalnego czasu trwania noclegu, który uprawnia do otrzymania ryczałtu.
Podstawa prawna:
Par. 8 i par. 16 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
