1 stycznia 2026 r. wejdzie w życie rozporządzenie ministra finansów i gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2025 r., poz. 1299). Zastąpi stare rozporządzenie - z 23 grudnia 2019 r. (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 2544 ze zm.).
Podmioty zobowiązane do prowadzenia PKPiR
Nowe rozporządzenie nie przewiduje możliwości:
- prowadzenia uproszczonej księgi przez rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujących działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, osiągających do 10 tys. zł przychodu w roku podatkowym,
- zwolnienia niektórych podatników, gdy jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami, ze stosowania przepisów rozporządzenia w określonym zakresie. Zwolnienie to było przyznawane przez naczelnika urzędu skarbowego, na wniosek podatnika. Zwolnienia przyznane na podstawie par. 4 starego rozporządzenia zachowują moc przez okres, na jaki zostały przyznane.
Przypomnijmy, że podatkową księgę przychodów i rozchodów, w myśl art. 24a ustawy o PIT, powinny prowadzić przede wszystkim osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą; za wyjątkiem prowadzących księgi rachunkowego.
Ponadto, w myśl art. 24a ust. 2 ustawy i PIT, obowiązek prowadzenia księgi dotyczy również osób:
- 1) wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów;
- 2) prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg;
- 3) duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
Natomiast w myśl art. 24a ust. 3 ustawy o PIT, obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które:
- 1) opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych;
- 2) wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
- 3) wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim;
- 4) dokonują odpłatnego zbycia składników majątku: a) po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie, b) otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną, wystąpieniem z takiej spółki lub zmniejszeniem udziału kapitałowego w takiej spółce.
Czytaj również: Od 2026 roku istotne zmiany w rozporządzeniu PKPiR
Nie ulega zmianie, że podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Zmianom redakcyjnym ulega określenie, kiedy księgę uznaje się za prowadzoną rzetelnie i w sposób niewadliwy (par. 4 nowego rozporządzenia oraz par. 10 starego rozporządzenia).
Forma prowadzenia księgi
Do 31 grudnia 2025 r. podstawową formą prowadzenia podatkowej księgi jest forma papierowa (przy czym podatnik może prowadzić księgę w systemie teleinformatycznym/programu komputerowego).
Od 1 stycznia 2026 r. zasadą będzie prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów przy użyciu programu komputerowego.
Nowe rozporządzenie nie zawiera regulacji określających warunki, jakim odpowiadać powinna księga prowadzona w postaci elektronicznej, aby mogła być uznana za prawidłową.
PKPiR w formie papierowej będą mogły prowadzić od 1 stycznia 2026 r. jedynie osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów, oraz duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
![Prowadzenie ksiąg rachunkowych w spółkach z o.o. [PRZEDSPRZEDAŻ]](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/83204/978-83-8390-984-4_,mXqL62OeqFTLkrXdmIyYmw.jpg)
Cena promocyjna: 199.2 zł
|Cena regularna: 249 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 174.3 zł
Miejsca przechowywania księgi
Do 31 grudnia 2025 r. księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu - w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro (par. 8 ust. 2 i ust. 6 starego rozporządzenia).
Nowe rozporządzenia nie zawiera regulacji w tym zakresie. Obowiązek przechowywania ksiąg oraz dowodów księgowych wynika bowiem z art. 86 ordynacji podatkowej.
W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego nowe rozporządzenie nie przewiduje obowiązku posiadania ksiąg w ramach każdego zakładu oraz obowiązku sporządzania dowodów przesunięć.
Język i waluta zapisów w księdze
Nie ulega zmianie, że zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej (par. 6 ust. 1 nowego rozporządzenia oraz par. 11 ust. 1 starego rozporządzenia).
Poprawianie błędów
Z przepisów par. 11 ust. 1 starego rozporządzenia jednoznacznie wynikało, że zapisy w księdze są dokonywane w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Nowe rozporządzenie nie zawiera takiego zapisu, ale należy uznać, że ta zasada obowiązuje również w 2026 r.
Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:
- wpisanie nowej treści zapisu (a w przypadku prowadzenia księgi bez użycia programów komputerowych – skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty jej dokonania
- lub wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów; zapisy zmniejszające przychody lub koszty są dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.
Dowody księgowe
Podstawą dokonywania zapisów w księdze pozostaną dowody księgowe:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
- dowody określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o PIT,
- noty księgowe, dowody opłat pocztowych i bankowych, inne dowody opłat.
Od 1 stycznia 2026 r. dowodami księgowymi nie będą:
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem - podatnik będzie dokonywał zapisów bezpośrednio w księdze na podstawie poszczególnych faktur,
- dowody przesunięć,
- zestawienie sprzedaży sporządzane na podstawie ewidencji sprzedaży VAT, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT.
Przeredagowaniu ulegnie definicja dowodu wewnętrznego. Nie będzie można dokumentować zakupów w jednostkach handlu detalicznego (np. środków czystości lub materiałów biurowych) za pomocą paragonów bez NIP nabywcy (zaopatrzonymi w datę i stempel jednostki wydającej paragon). Nie będzie też możliwości dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych za pomocą dowodów wewnętrznych – konieczna będzie faktura uproszczona, czyli paragon z NIP (par. 7 nowego rozporządzenia oraz par. 13 starego rozporządzenia).
Paragonami fiskalnymi lub dowodami kasowymi mogą być dokumentowane wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa lub olejów.
Nadal możliwe będzie dokonanie zapisu w księdze na podstawie opisu materiału (surowca) podstawowego lub pomocniczego lub towaru handlowego, który został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury.
Zostanie zachowana zasada, że podatnicy, o których mowa w art. 84 ustawy o VAT (dokonujący sprzedaży według różnych stawek VAT), mogą wykazywać przychody w księdze łącznie z VAT, z tym że na koniec miesiąca przychód pomniejsza się o należny VAT.
Ujednolicenie terminów wpisów do księgi
Nastąpi ujednolicenie terminów dokonywania wpisów do księgi (zarówno od strony kosztowej, jak i przychodowej). Niezależnie od tego, czy księga będzie prowadzona przez biuro rachunkowe, czy samodzielnie przez podatnika, wpisy będą dokonywane, co do zasady, najpóźniej do dnia 20. każdego miesiąca, następującego po miesiącu dokonania wydatków bądź uzyskania przychodu.
Nowe rozporządzenie w sposób jednoznaczny określa, że wydatki poniesione na zakup materiałów (surowców) podstawowych i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki są wpisywane do księgi według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o podatku dochodowym (par. 10 nowego rozporządzenia). W starym rozporządzeniu do takiego wniosku prowadziła wykładnia par. 16 starego rozporządzenia.
Faktury do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie
Nowe rozporządzenie zachowuje normę stanowiącą, że podatnicy nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zatem podatnik nadal dokonuje zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych (okresowych/miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. Nowe rozporządzenie nie przewiduje natomiast regulacji związanych z przechowywaniem paragonu i faktury w takiej sytuacji, gdyż są one ujęte w przepisach dotyczących VAT.
Cena promocyjna: 199.2 zł
|Cena regularna: 249 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 174.3 zł
Korekta danych z raportów fiskalnych
Nastąpi modyfikacja sposobu korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach. Dotychczas podatnik był obowiązany do opisywania tego rodzaju korekt na odwrocie raportu fiskalnego. Zgodnie z nowymi regulacjami korekty takiej dokona na podstawie dowodu wewnętrznego (par. 12 ust. 4 i 5 nowego rozporządzenia oraz par. 19 ust. 4 starego rozporządzenia).
Ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych
Podatnicy wykonujący działalność kantorową nadal będą zobowiązani prowadzić "ewidencje kupna i sprzedaży wartości dewizowych".
Prowadzenie ewidencji sprzedaży
Według nowego rozporządzenia, podatnik prowadzi również zestawienie sprzedaży (ewidencję sprzedaży) zawierające co najmniej: liczbę porządkową wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturą oraz wysokość tego przychodu. Obowiązek prowadzenia zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) nie dotyczy podatnika, który prowadzi ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT.
Podatnik jest obowiązany dokonywać zapisów w zestawieniu sprzedaży (ewidencji sprzedaży) jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (par.18 nowego rozporządzenia).
Uwaga: Nowe rozporządzenie nie zawiera regulacji dotyczących wykorzystywania ewidencji sprzedaży prowadzonej dla potrzeb księgi przez podatników korzystających ze zwolnienia od podatku VAT, nieprowadzących ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT (par. 7 ust. 4 starego rozporządzenia). Nie zmienia to faktu, że dla potrzeb VAT zgodnie z art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1 ustawy o VAT, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.
Termin założenia księgi i ewidencji sprzedaży
Pozostaje bez zmian, że podatnik jest obowiązany założyć księgę oraz zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego.
Spis z natury
Nie ulegną zmianie przyczyny sporządzenia spisu z natury. Podatnik będzie, co do zasady, obowiązany do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku ryczałtowego, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.
Zmianie ulegną zasady sporządzania spisu z natury w ten sposób – wystarczy podpis właściciela zakładu (wspólników). Nie będzie już konieczny podpis osób sporządzających spis.
Nie zmienią się zasady wyceny spisu z natury, jednak na gruncie nowego rozporządzenia podatnik wpisuje do księgi wyłącznie wartość sporządzonego spisu z natury (par. 22 ust. 6 nowego rozporządzenia).
Zmiany w zakresie wzoru podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Wzór księgi został uzupełniony o dodatkowe kolumny (zmiany w załączniku do rozporządzenia). W dodanej kolumnie nr 3 podatnik będzie wpisywał nr identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, z kolei w dodanej kolumnie nr 5 – identyfikator podatkowy kontrahenta. Przy podawaniu danych kontrahenta wystarczające będzie wpisanie jego NIP.
Autor: Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
