Decyzja musi być jeszcze publikowana w Dzienniku Urzędowym UE. Zgoda Rady UE na faktury ustrukturyzowane w Polsce ma obowiązywać przez 3 lata do końca 2026 r. Po tym okresie zgoda może zostać przedłużona, co najprawdopodobniej nastąpi. Polska będzie jednak musiała wykazać, że obowiązkowe e-faktury wystawiane w systemie centralnym przyczyniły się do zwalczania oszustw i nadużyć w VAT oraz skutkowały uproszczeniem systemu poboru podatku.

Czytaj też: Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców >

Oznacza to, że polscy przedsiębiorcy zyskali dodatkowy czas na przygotowanie się do wdrożenia systemu KSeF w swoich firmach.

Niemniej jednak ze względu na złożoność tego procesu firmy już teraz powinny rozpocząć prace wdrożeniowe. Dla dużych podmiotów, które korzystają z wielu systemów fakturowych to „ostatni dzwonek” na rozpoczęcie przygotowań do KSeF.

 

Sprawdź również książkę: VAT. Komentarz 2022 >>


Jakie wyzwania czekają przedsiębiorców w związku z wdrożeniem KSeF?

  • Przejście na KSeF wiąże się z wyzwaniami informatycznymi, finansowymi i organizacyjnymi. Dotyczy to szczególnie podmiotów, które posiadają kilka różnych systemów finansowych / fakturowych i wystawiają wiele faktur. Od strony technicznej trzeba podjąć decyzję, czy dostosowywać własne systemy, aby poprzez API łączyły się z KSeF, czy skorzystać z zewnętrznego rozwiązania stanowiącego łącznik między KSeF i systemami firmy.
  • Nowy system wymaga opracowania lub dostosowania wielu procesów biznesowych wewnętrznych procedur podatkowych, m.in. w zakresie weryfikacji faktur przed wysyłką do KSeF, monitorowania odrzuconych faktur, zmian w umowach, obiegu dokumentów oraz sposobów dostarczania faktur do klientów, którzy nie mają dostępu do KSeF (podmioty zagraniczne, osoby fizyczne).
  • Wdrożenie faktur ustrukturyzowanych wymaga koordynacji prac zespołu obejmującego informatyków, finansistów, księgowych, specjalistów podatkowych oraz osób z działów sprzedaży wystawiających faktury.

 

KSeF na razie dobrowolny

Można też rozważyć rozpoczęcie wysyłki i odbioru części faktur w KSeF jeszcze w okresie, gdy działa on w formule dobrowolnej, aby przetestować efekty wdrożenia zmian w firmie.

Warto zwrócić uwagę, że wejście w życie obligatoryjnego KSeF wymaga nowelizacji ustawy o VAT, która obecnie przewiduje korzystanie z KSeF w modelu fakultatywnym. Przykładowo, obecnie wymagana jest akceptacja nabywcy na otrzymywanie faktur w KSeF. Taka zgoda nie będzie funkcjonować w modelu obligatoryjnym.

 

 

Konieczne będzie również uregulowanie w przepisach wielu innych zagadnień związanych z wystawianiem i otrzymywaniem e-faktur w KSeF. Jedną z kluczowych kwestii jest zakres podmiotowy i przedmiotowy stosowania obowiązkowego KSeF.

Projekt decyzji Rady UE (podobnie jak wcześniejsze stanowisko Komisji Europejskiej) zawiera informację o tym, że obligatoryjne korzystanie z KSeF ograniczone będzie do podmiotów mających siedzibę na terytorium Polski. Co do zasady nie będzie zatem obejmował podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla potrzeb podatku VAT, które będą mogły wystawiać i odbierać faktury poza KSeF. Pewne wątpliwości dotyczą jednak podatników zarejestrowanych na VAT w Polsce, którzy nie posiadają w Polsce siedziby, a jedynie stałe miejsce prowadzenia działalności, np. działających w formie oddziału firmy zagranicznej.

Niektóre założenia dotyczące KSeF przedstawione przez Ministerstwo Finansów będą rodzić istotne problemy praktyczne, np. brak możliwości przesłania załączników do faktury, czy zbiorcza wysyłka faktur w tzw. paczkach. W tym drugim przypadku walidacja semantyczna faktur może trwać kilka dni i wystarczy jedna błędna faktura, aby cała paczka została odrzucona. Spowoduje to konieczność poprawienia błędów, zmiany daty wystawienia faktur i ponownej wysyłki wszystkich faktur do KSeF. W przypadku faktur wystawionych w walucie trzeba będzie przeliczyć dodatkowo kwoty. Co więcej, system nie wskaże konkretnego błędu, co dodatkowo utrudni cały proces.

Problemów praktycznych związanych z wdrożeniem KSeF jest wiele, dlatego bardzo ważne jest odpowiednie przygotowanie tego procesu i zidentyfikowanie wszystkich obszarów wymagających zmian.

Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.