Nazwa na fakturze przesądzi o rozliczeniu kosztów podatkowych
Treść faktury ma znaczenie nie tylko dla rozliczeń VAT, lecz także dla podatku dochodowego. Organy podatkowe coraz częściej badają nie tylko formalną poprawność dokumentów, ale również to, czy ich treść pozwala ustalić rzeczywisty charakter transakcji. Orzecznictwo sądów administracyjnych pokazuje, że nieprecyzyjne nazewnictwo towarów lub usług może zwiększać ryzyko zakwestionowania prawa do odliczenia podatku oraz zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu - pisze Mateusz Ostrowski, prawnik, doktorant UW.
W praktyce obrotu gospodarczego przedsiębiorcy często posługują się ogólnymi określeniami rodzaju: usługi doradcze, usługi marketingowe czy usługi konsultingowe. Z perspektywy księgowej taka faktura bywa uznawana za wystarczającą, o ile zawiera wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o VAT. Tymczasem coraz częściej okazuje się, że spełnienie wymogów formalnych nie przesądza jeszcze o bezpieczeństwie podatkowym podatnika.
Organy podatkowe nie ograniczają się bowiem wyłącznie do sprawdzania, czy faktura zawiera datę, numer, dane stron i kwotę podatku. Coraz częściej analizują jej treść w szerszym kontekście - w powiązaniu z umową, zakresem działalności podatnika oraz rzeczywistym przebiegiem transakcji. Jeżeli opis na fakturze nie pozwala ustalić, jakie świadczenie zostało faktycznie wykonane, dokument ten może zostać uznany za niewiarygodny dowód poniesienia wydatku.
Faktura jako dowód zdarzenia gospodarczego
Z punktu widzenia podatków faktura nie jest celem samym w sobie, lecz ma dokumentować rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że jej treść powinna korespondować z tym, co faktycznie wydarzyło się pomiędzy stronami transakcji. W orzecznictwie sądów administracyjnych wielokrotnie podkreślano, że faktura, która nie odzwierciedla rzeczywistej czynności, nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego. Innymi słowy, nawet formalnie poprawny dokument nie chroni podatnika, jeżeli nie stoi za nim realne świadczenie.
Stanowisko to zostało potwierdzone również w nowszym orzecznictwie, w którym wskazano, że podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT z faktur, które nie dokumentują rzeczywistych zdarzeń gospodarczych ani nie są związane z działalnością opodatkowaną. Sprawy te dotyczyły sytuacji, w których podatnik nie był w stanie wykazać, że usługi wskazane na fakturach zostały faktycznie wykonane.
Podobnie wypowiadały się wojewódzkie sądy administracyjne, podkreślając, że faktury dokumentujące czynności, które w rzeczywistości nie miały miejsca, nie mogą stanowić podstawy do odliczenia podatku naliczonego. Sądy konsekwentnie akcentują więc, że kluczowe znaczenie ma rzeczywistość gospodarcza, a nie sam dokument księgowy.
Problem ogólnikowych opisów
Szczególne ryzyko wiąże się z fakturami dokumentującymi usługi niematerialne, takie jak doradztwo, marketing czy usługi konsultingowe. Są to świadczenia trudne do uchwycenia w sposób materialny, a jednocześnie często opisywane bardzo ogólnie. W praktyce na fakturach pojawiają się sformułowania typu: usługa doradcza albo usługa marketingowa, bez wskazania zakresu czynności, okresu ich wykonania czy efektu.
Dla organów podatkowych taki opis może okazać się niewystarczający. Jeżeli podatnik nie potrafi wskazać, na czym konkretnie polegało świadczenie, i nie posiada dodatkowych dowodów jego wykonania, faktura może zostać zakwestionowana jako niewiarygodna. Nie chodzi przy tym o to, że każda faktura z ogólnym opisem automatycznie zostanie uznana za wadliwą, lecz o to, że w razie sporu ciężar wykazania realności transakcji spoczywa na podatniku.
Opis na fakturze powinien więc pozwalać na powiązanie wydatku z konkretną czynnością gospodarczą. W praktyce oznacza to potrzebę bardziej szczegółowego formułowania nazwy usługi lub towaru, zwłaszcza gdy są to świadczenia niematerialne albo trudne do jednoznacznego zidentyfikowania.
Skutki w podatku dochodowym
Konsekwencje nieprawidłowego udokumentowania transakcji nie ograniczają się do VAT. Jeżeli faktura zostanie uznana za niewiarygodną, wydatek udokumentowany takim dokumentem może zostać zakwestionowany również jako koszt uzyskania przychodu. Organy podatkowe mogą bowiem uznać, że podatnik nie wykazał związku wydatku z osiąganiem przychodów albo że w ogóle nie doszło do rzeczywistego poniesienia kosztu.
W orzecznictwie sądów administracyjnych zwraca się uwagę, że nieodliczony VAT nie zawsze może zostać zaliczony do kosztów podatkowych, zwłaszcza jeżeli brak prawa do odliczenia wynika z nieprawidłowości po stronie podatnika, w tym z braku należytej staranności przy weryfikacji transakcji. Oznacza to, że wadliwa faktura może prowadzić do podwójnych negatywnych skutków: utraty prawa do odliczenia VAT oraz wyłączenia wydatku z kosztów podatkowych.
W praktyce spór dotyczący jednego dokumentu może więc skutkować koniecznością zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami zarówno w VAT, jak i w podatku dochodowym. Dla przedsiębiorcy oznacza to realne ryzyko finansowe, zwłaszcza gdy kwestionowana jest większa liczba faktur.
Granice ingerencji organów podatkowych
Nie oznacza to jednak, że każda wada faktury automatycznie pozbawia podatnika prawa do odliczenia lub zaliczenia wydatku do kosztów. W orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej utrwalony jest pogląd, że uchybienia formalne same w sobie nie powinny prowadzić do odmowy prawa do odliczenia VAT, jeżeli transakcja rzeczywiście miała miejsce, a podatnik nie uczestniczył w oszustwie podatkowym ani nadużyciu prawa.
Oznacza to, że organ podatkowy nie może poprzestać wyłącznie na wskazaniu błędu w opisie na fakturze. Powinien wykazać, że dokument nie odzwierciedla rzeczywistego zdarzenia gospodarczego albo że podatnik wiedział lub powinien był wiedzieć o nieprawidłowościach. Sama nieprecyzyjna nazwa usługi nie wystarcza jeszcze do zakwestionowania prawa do odliczenia, jeżeli podatnik potrafi udowodnić, że świadczenie zostało wykonane.
Znaczenie dowodów dodatkowych
W praktyce coraz większego znaczenia nabierają dowody towarzyszące fakturze. Umowy, protokoły odbioru, raporty z wykonanych prac, korespondencja mailowa czy zestawienia wykonanych czynności mogą przesądzić o wyniku sporu z organem podatkowym. Jeżeli z tych dokumentów wynika, że usługa została rzeczywiście wykonana, a wydatek był związany z działalnością gospodarczą, samo ogólne nazewnictwo na fakturze nie musi prowadzić do negatywnych konsekwencji podatkowych.
Z drugiej strony brak takich dowodów może spowodować, że nawet formalnie poprawna faktura zostanie uznana za dokument pozorny. Organy podatkowe i sądy administracyjne coraz częściej podkreślają, że podatnik powinien być w stanie wykazać nie tylko, że zapłacił za usługę, lecz także że rzeczywiście z niej skorzystał.
Wnioski dla praktyki
Z punktu widzenia przedsiębiorców oznacza to konieczność zwracania większej uwagi na treść faktur, w szczególności na sposób opisywania przedmiotu transakcji. Ogólnikowe nazewnictwo zwiększa ryzyko sporu z organami podatkowymi, zwłaszcza w odniesieniu do usług niematerialnych.
Faktura powinna umożliwiać powiązanie wydatku z konkretnym świadczeniem oraz z prowadzoną działalnością gospodarczą. W praktyce oznacza to potrzebę bardziej precyzyjnego opisywania usług i towarów, a także gromadzenia dokumentów potwierdzających ich wykonanie.
Orzecznictwo pokazuje, że spór o jedno sformułowanie na fakturze może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych. Nazewnictwo na fakturze nie jest więc wyłącznie kwestią techniczną, lecz elementem, który może przesądzić o prawie do odliczenia podatku oraz zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
