Reforma kontroli zarządczej i audytu - konsekwencje dla jednostek sektora finansów publicznych

Projektowana ustawa o finansach publicznych wprowadza szereg zmian, które w sposób bezpośredni wpłyną na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych. Nowe regulacje obejmują zarówno kierowników jednostek, audytorów wewnętrznych, komórki merytoryczne, jak i jednostki samorządu terytorialnego. Zmiany mają charakter systemowy i dotyczą nie tylko obowiązków formalnych, lecz przede wszystkim sposobu organizacji pracy, przepływu informacji oraz odpowiedzialności za procesy i ryzyka - pisze dr Beata Potemska.

Poniżej przedstawiono najważniejsze konsekwencje dla poszczególnych grup 

Konsekwencje dla kierowników jednostek

Nowe przepisy znacząco wzmacniają odpowiedzialność kierowników jednostek za funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej. Dotychczas odpowiedzialność ta była często postrzegana jako formalna, sprowadzająca się do podpisania oświadczenia lub zatwierdzenia dokumentów przygotowanych przez komórki merytoryczne. Reforma zmienia ten model – kierownik ma odpowiadać nie tylko za zgodność z przepisami, ale przede wszystkim za realne działanie mechanizmów kontrolnych.

W praktyce oznacza to konieczność:

• bieżącego monitorowania ryzyk,
• zapewnienia skuteczności mechanizmów kontrolnych,
• nadzorowania współpracy między komórkami merytorycznymi, a audytem wewnętrznym,
• systematycznego dokumentowania działań i decyzji,
• przygotowania rzetelnego oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

Obowiązek przekazywania oświadczenia do Ministra Finansów oraz rozszerzony zakres raportowania wymuszają stworzenie w jednostkach bardziej uporządkowanego systemu zbierania danych. Kierownik nie będzie mógł oprzeć się wyłącznie na deklaracjach podległych komórek – będzie musiał dysponować dowodami potwierdzającymi funkcjonowanie kontroli zarządczej.

Konsekwencje dla audytorów wewnętrznych

Audytorzy wewnętrzni zyskają wzmocnioną pozycję, zarówno organizacyjną, jak i zawodową. Reforma podkreśla ich niezależność, wprowadza ochronę warunków zatrudnienia oraz ujednolica zasady ustalania wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że audytorzy będą mogli wykonywać swoje zadania w sposób bardziej stabilny, bez obaw o naciski, czy ograniczenia kadrowe.

Jednocześnie zakres ich obowiązków ulega rozszerzeniu. Audytorzy będą musieli:

• opracować i stosować program zapewnienia i poprawy jakości audytu (QAIP),
• uczestniczyć w audytach koordynowanych,
• dostosować metodykę pracy do nowych standardów,
• współpracować z kierownictwem w zakresie oceny ryzyk i mechanizmów kontrolnych.

Rola audytora staje się bardziej strategiczna – ma on nie tylko oceniać, ale również wspierać kierownictwo w doskonaleniu procesów i zarządzaniu ryzykiem. W jednostkach, które dotychczas traktowały audyt jako funkcję formalną, będzie to wymagało zmiany podejścia i zapewnienia odpowiednich zasobów

Konsekwencje dla komórek merytorycznych

Komórki merytoryczne, które odpowiadają za realizację zadań operacyjnych, staną się kluczowym elementem systemu kontroli zarządczej. Reforma opiera się na modelu trzech linii, w którym to właśnie komórki merytoryczne pełnią rolę właścicieli procesów i ryzyk. Oznacza to, że będą musiały:

• identyfikować i oceniać ryzyka w swoich obszarach,
• stosować i dokumentować mechanizmy kontrolne,
• współpracować z audytem wewnętrznym,
• raportować nieprawidłowości i działania korygujące,
• zapewniać spójność danych przekazywanych kierownikowi jednostki.

W praktyce wymaga to zmiany kultury organizacyjnej – z podejścia zadaniowego na procesowe. Komórki merytoryczne będą musiały nauczyć się myśleć o ryzyku jako o elemencie codziennej pracy, a nie o obowiązku realizowanym raz w roku przy okazji przygotowywania dokumentów.

Konsekwencje dla jednostek samorządu terytorialnego (JST)

Dla JST zmiany mają szczególnie duże znaczenie, ponieważ obejmują zarówno urząd, jak i całą sieć jednostek organizacyjnych. Reforma wymusza dostosowanie planowania działalności, w tym możliwość modyfikacji planów w trakcie roku, oraz rozszerza obowiązki sprawozdawcze. JST będą musiały stworzyć system, który zapewni spójność danych pochodzących z wielu jednostek podległych.

W dużych miastach, które nadzorują po kilkaset jednostek organizacyjnych, skala tego obowiązku będzie bezprecedensowa. Konieczne stanie się:

• stworzenie jednolitego systemu zbierania danych,
• uporządkowanie obiegu informacji,
• wdrożenie spójnych zasad identyfikacji i oceny ryzyka,
• zapewnienie współpracy między jednostkami w modelu trzech linii,
• weryfikacja danych przekazywanych przez jednostki podległe.

W praktyce oznacza to potrzebę wdrożenia nowych mechanizmów koordynacji oraz przemyślanej architektury procesów. Kierownik JST będzie mógł podpisać oświadczenie o stanie kontroli zarządczej tylko wtedy, gdy każda jednostka podległa wdroży spójne podejście do zarządzania ryzykiem i dokumentowania mechanizmów kontrolnych.

Dla największych JST będzie to przedsięwzięcie o dużej skali organizacyjnej, wymagające zarówno zasobów kadrowych, jak i narzędzi informatycznych. Wprowadzenie nowych obowiązków sprawozdawczych i audytowych wymusi budowę bardziej zintegrowanego systemu zarządzania, w którym współpraca komórek merytorycznych i jednostek organizacyjnych stanie się warunkiem prawidłowego funkcjonowania całego systemu kontroli zarządczej.

Tabela 1. Konsekwencje reformy dla poszczególnych grup w sektorze finansów publicznych

Grupa	Co się zmienia?	Co to oznacza w praktyce?
Kierownicy jednostek	Większa odpowiedzialność za system kontroli zarządczej; obowiązek składania oświadczenia; rozszerzone raportowanie.	Konieczność bieżącego monitorowania ryzyk, dokumentowania mechanizmów kontrolnych, koordynacji współpracy komórek i audytu; większa odpowiedzialność za jakość danych.
Audytorzy wewnętrzni	Wzmocniona niezależność; ochrona warunków zatrudnienia; jednolite zasady ustalania etatów; QAIP; audyty koordynowane.	Stabilniejsze warunki pracy, większa rola doradcza, obowiązek podnoszenia jakości audytu, udział w działaniach systemowych, większe oczekiwania wobec metodyki i dokumentacji.
Komórki merytoryczne	Rola pierwszej linii w modelu trzech linii; odpowiedzialność za procesy i ryzyka; obowiązek współpracy z audytem.	Konieczność identyfikacji i oceny ryzyk, dokumentowania mechanizmów kontrolnych, raportowania nieprawidłowości; zmiana kultury organizacyjnej z zadaniowej na procesową.
JST	Nowe obowiązki sprawozdawcze; elastyczne planowanie; konieczność koordynacji wielu jednostek; wdrożenie modelu trzech linii.	Budowa systemów zbierania danych, ujednolicenie podejścia do ryzyk, większa odpowiedzialność kierowników JST, konieczność reorganizacji procesów i przepływu informacji.

Skala zmian oznacza, że jednostki sektora finansów publicznych będą musiały zmierzyć się z szeregiem wyzwań wdrożeniowych. Dotyczą one zarówno organizacji pracy, jak i przepływu informacji, zasobów kadrowych oraz jakości dokumentacji. Najważniejsze z nich przedstawiono w poniższym zestawieniu.

Tabela 2. Największe wyzwania wdrożeniowe wynikające z reformy

Obszar	Wyzwanie	Dlaczego jest istotne?
Kontrola zarządcza	Zapewnienie spójności danych i dokumentacji w całej jednostce.	Kierownik odpowiada za oświadczenie – musi mieć pewność, że dane są rzetelne i kompletne.
Zarządzanie ryzykiem	Przeniesienie odpowiedzialności na komórki merytoryczne.	To one są właścicielami procesów; bez ich zaangażowania system nie zadziała.
Audyt wewnętrzny	Wdrożenie QAIP i nowych standardów pracy.	Jakość audytu będzie podlegała ocenie, a audytor ma pełnić rolę partnera kierownictwa.
JST	Koordynacja wielu jednostek podległych i zapewnienie jednolitych zasad.	Bez spójności kierownik JST nie będzie w stanie rzetelnie podpisać oświadczenia.
Zasoby kadrowe	Zapewnienie odpowiedniej liczby pracowników i kompetencji.	Reforma zwiększa zakres obowiązków – bez zasobów system będzie formalny, nie realny.

Podsumowanie

Wprowadzone zmiany mają charakter systemowy i kompleksowy, obejmując zarówno aspekty organizacyjne, jak i merytoryczne. Skuteczne wdrożenie nowych regulacji będzie wymagało od kierowników jednostek, audytorów, komórek merytorycznych i JST aktywnego zaangażowania, inwestycji w zasoby ludzkie oraz przemyślanej organizacji procesów. Reforma ma na celu wzmocnienie efektywności, przejrzystości i jakości zarządzania finansami publicznymi poprzez profesjonalizację kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego. Jeżeli zostanie wdrożona świadomie, może stać się impulsem do realnej poprawy funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych.

Autor: Beata Potemska, doktor nauk ekonomicznych w zakresie zarządzania, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji UŁ oraz studiów podyplomowych z audytu wewnętrznego. Posiada wieloletnie doświadczenie w administracji samorządowej, w tym na stanowiskach kierowniczych i zarządczych. Autorka publikacji naukowych dotyczących zarządzania i kontroli w jednostkach samorządu terytorialnego. Czytaj więcej na Prawo.pl: https://www.prawo.pl/podatki/rewolucja-w-kontroli-zarzadczej-i-audycie-wewnetrznym-co-zmieni-nowa-ustawa-o-finansach-publicznych,1540501.html