Celem rozporządzenia jest uniknięcie nadmiernych obciążeń administracyjnych w sytuacjach, w których wystawienie faktury ustrukturyzowanej byłoby nieproporcjonalne lub technicznie niemożliwe. Dotyczy to przede wszystkim usług, które tradycyjnie dokumentowane są w sposób uproszczony – np. paragonem z NIP uznanym za fakturę czy biletem jednorazowym. Wprowadzenie obowiązku KSeF w takich przypadkach mogłoby zakłócić funkcjonowanie systemów sprzedaży, a nawet bezpieczeństwo operacyjne (np. na punktach poboru opłat na autostradach).
Rozporządzenie wskazuje pięć głównych kategorii czynności, które nie będą objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych:
- Usługi przejazdu autostradą płatną – dokumentowane paragonami z NIP uznanymi za faktury. Wyłączenie ma na celu utrzymanie dotychczasowych rozwiązań i uniknięcie dodatkowych obowiązków dla koncesjonariuszy autostrad.
- Usługi przewozu osób – kolejami, autobusami, promami, statkami, samolotami, śmigłowcami – dokumentowane biletami jednorazowymi uznanymi za faktury. Wyłączenie obejmuje wyłącznie bilety jednorazowe; bilety okresowe będą wymagały wystawienia faktury na zasadach ogólnych.
- Usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego – opłaty trasowe pobierane przez EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej, dokumentowane fakturami wystawianymi za okresy miesięczne.
- Usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT – m.in. transakcje dotyczące walut, udzielanie kredytów, pożyczek, poręczeń, gwarancji, usługi ubezpieczeniowe i reasekuracyjne, zarządzanie depozytami oraz instrumentami finansowymi. Dokumentacja tych usług opiera się na fakturach uproszczonych o węższym zakresie danych.
- Samofakturowanie w przypadku podmiotów zagranicznych bez NIP – gdy nabywca lub podatnik upoważniający nie posługuje się polskim numerem identyfikacji podatkowej. W takich sytuacjach wystawienie faktury w KSeF jest technicznie niemożliwe.
Rozporządzenie przewiduje również sytuacje, w których mimo braku obowiązku podatnik może zdecydować się na wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Dotyczy to m.in. procedury samofakturowania w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), gdy nabywca posługuje się numerem VAT UE.
Oznacza to, że polski podatnik może nadać w KSeF uprawnienia nabywcy z innego państwa członkowskiego, który posługuje się numerem VAT UE dla tej konkretnej dostawy. Po nadaniu uprawnień taki nabywca, mimo braku polskiego NIP, może wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF w ramach samofakturowania. Rozwiązanie ma charakter fakultatywny i wymaga spełnienia warunków technicznych.
Wyłączenia mają charakter szczególny i obejmują czynności, dla których wystawienie faktury ustrukturyzowanej byłoby nieproporcjonalnym obciążeniem lub technicznie niemożliwe. Jednocześnie wprowadzono możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF w wybranych przypadkach, co może być korzystne dla firm realizujących transakcje z podmiotami zagranicznymi. Podatnicy powinni przeanalizować swoje procesy sprzedażowe i logistyczne, aby zidentyfikować transakcje objęte wyłączeniami oraz przygotować się do wdrożenia KSeF w pozostałych obszarach.
Rozporządzenie wchodzi w życie 1 lutego 2026 r.
Sławomir Buszko, partner ID Advisory, doradca podatkowy
