KSeF. Wyjątki od obowiązku wystawiania e-faktur od 1 lutego 2026 r.

1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. To jedna z największych zmian w obszarze dokumentowania transakcji w VAT, która obejmie zdecydowaną większość podatników. Jednak w praktyce nie wszystkie czynności będą musiały być dokumentowane w KSeF. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. wprowadza istotne wyjątki, uwzględniając specyfikę niektórych usług i ograniczenia techniczne systemu - pisze Sławomir Buszko, partner ID Advisory, doradca podatkowy.

Celem rozporządzenia jest uniknięcie nadmiernych obciążeń administracyjnych w sytuacjach, w których wystawienie faktury ustrukturyzowanej byłoby nieproporcjonalne lub technicznie niemożliwe. Dotyczy to przede wszystkim usług, które tradycyjnie dokumentowane są w sposób uproszczony – np. paragonem z NIP uznanym za fakturę czy biletem jednorazowym. Wprowadzenie obowiązku KSeF w takich przypadkach mogłoby zakłócić funkcjonowanie systemów sprzedaży, a nawet bezpieczeństwo operacyjne (np. na punktach poboru opłat na autostradach).

Rozporządzenie wskazuje pięć głównych kategorii czynności, które nie będą objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych:

• Usługi przejazdu autostradą płatną – dokumentowane paragonami z NIP uznanymi za faktury. Wyłączenie ma na celu utrzymanie dotychczasowych rozwiązań i uniknięcie dodatkowych obowiązków dla koncesjonariuszy autostrad.
• Usługi przewozu osób – kolejami, autobusami, promami, statkami, samolotami, śmigłowcami – dokumentowane biletami jednorazowymi uznanymi za faktury. Wyłączenie obejmuje wyłącznie bilety jednorazowe; bilety okresowe będą wymagały wystawienia faktury na zasadach ogólnych.
• Usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego – opłaty trasowe pobierane przez EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej, dokumentowane fakturami wystawianymi za okresy miesięczne.
• Usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT – m.in. transakcje dotyczące walut, udzielanie kredytów, pożyczek, poręczeń, gwarancji, usługi ubezpieczeniowe i reasekuracyjne, zarządzanie depozytami oraz instrumentami finansowymi. Dokumentacja tych usług opiera się na fakturach uproszczonych o węższym zakresie danych.
• Samofakturowanie w przypadku podmiotów zagranicznych bez NIP – gdy nabywca lub podatnik upoważniający nie posługuje się polskim numerem identyfikacji podatkowej. W takich sytuacjach wystawienie faktury w KSeF jest technicznie niemożliwe.

Rozporządzenie przewiduje również sytuacje, w których mimo braku obowiązku podatnik może zdecydować się na wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Dotyczy to m.in. procedury samofakturowania w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), gdy nabywca posługuje się numerem VAT UE.

Oznacza to, że polski podatnik może nadać w KSeF uprawnienia nabywcy z innego państwa członkowskiego, który posługuje się numerem VAT UE dla tej konkretnej dostawy. Po nadaniu uprawnień taki nabywca, mimo braku polskiego NIP, może wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF w ramach samofakturowania. Rozwiązanie ma charakter fakultatywny i wymaga spełnienia warunków technicznych.

Wyłączenia mają charakter szczególny i obejmują czynności, dla których wystawienie faktury ustrukturyzowanej byłoby nieproporcjonalnym obciążeniem lub technicznie niemożliwe. Jednocześnie wprowadzono możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF w wybranych przypadkach, co może być korzystne dla firm realizujących transakcje z podmiotami zagranicznymi. Podatnicy powinni przeanalizować swoje procesy sprzedażowe i logistyczne, aby zidentyfikować transakcje objęte wyłączeniami oraz przygotować się do wdrożenia KSeF w pozostałych obszarach.

Rozporządzenie wchodzi w życie 1 lutego 2026 r.

Sławomir Buszko, partner ID Advisory, doradca podatkowy