W przypadku składki na ubezpieczenia społeczne regulowane przez pracodawcę za pracowników, kluczowym jest data wypłaty wynagrodzenia. W przypadku jego zapłaty w ustalonym terminie (wynikającym z umowy o pracę i z regulacji firmy) pracodawca ma prawo do zaliczenia wynagrodzenia i składek ZUS opłacanych przez pracownika do KUP w miesiącu, którego dotyczyły. Przy przekroczeniu terminu wypłaty zarówno wynagrodzenie, jak i składki mogą stać się kosztem uzyskania przychodu dopiero w tym miesiącu, w którym zostały rzeczywiście uregulowane.

Korekta ZUS od wynagrodzeń

Wynagrodzenia i inne należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o PIT oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, wypłacane przez zakład pracy, zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który są one należne, o ile zostaną wypłacone (postawione do dyspozycji) w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi należności te są kosztem podatkowym na zasadzie kasowej, tj. w dacie ich wypłaty (postawienia do dyspozycji) pracownikowi.

Natomiast składki na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, są kosztem podatkowym w miesiącu, za który należności pracownicze są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone:

  1. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
  2. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom składki te zaliczane są do kosztów podatkowych dopiero w dacie ich opłacenia.

W przypadku dopłaty składek ZUS za pracownika w wyniku korekty, część składek finansowana przez płatnika (przedsiębiorcę) może stanowić koszt uzyskania przychodu w okresie, w którym została faktycznie zapłacona.

Co ważne, zasady tej nie stosuje się jednak do części składek na ubezpieczenie społeczne finansowanej przez ubezpieczonego (pracownika), nawet jeśli w związku z zaistniałym błędem faktycznie opłaca je przedsiębiorca z własnych środków. Zdaniem organów podatkowych, ta kwota składek ZUS dopłacona w wyniku korekty, jako wynikająca z błędu płatnika (przedsiębiorcy), nie może być zaliczona do kosztów podatkowych.

 


 

Zaległe składki ZUS jako koszt

Co do zasady zaległe składki na ubezpieczenia społeczne będą kosztem podatkowym w dacie ich zapłaty do ZUS. W takim przypadku nie ma bowiem zastosowania ogólna zasada umożliwiająca zaliczenie składki do kosztów w miesiącu, za który jest należna, bo nie została zapłacona w terminach, o których mowa we wcześniej wskazanych przepisach. W przypadku naliczenia dodatkowych składek (przykładowo po kontroli ZUS), nie można mówić o opłaceniu składek w terminie przewidzianym przez przepisy. Dlatego zaległe składki na ubezpieczenia społeczne podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w okresie, w którym zostaną opłacone.

Zatem w przypadku konieczności dopłaty składek za lata poprzednie należy je potraktować tak jak składki bieżące. Decydujące znaczenie ma faktyczna zapłata składek.

Natomiast nadpłacenie składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) uprzednio odliczone od dochodu w wysokości zawyżonej w części dotyczącej nadpłaty, powinny być ujęte na bieżąco w przychodach w miesiącu ich wpływu, nawet jeśli nadpłata dotyczyłaby miesięcy bądź lat ubiegłych. W przypadku nadpłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne (odliczonej od podatku), dolicza się tę część do podatku w zeznaniu podatkowym za rok, w którym otrzymano zwrot. Natomiast w przypadku nadpłaconych przykładowo składek na Fundusz Pracy zaliczonych uprzednio do kosztów uzyskania przychodów, zwrot oznacza konieczność ich zaliczenia do przychodów w miesiącu ich wpływu na rachunek bankowy.

Zaległe składki ZUS a korekta kosztów

Należy jednak pamiętać, że zwiększenie kosztu w wyniku błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki, spowoduje konieczność korekty poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty. Jeśli więc składki zostały zapłacone z powodu błędu, korekta kosztu z tego tytułu powinna nastąpić wstecznie (Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy nr ITPB3/4510-306/16/AD).

Zobacz również: Skarbówka utrudnia programistom korzystanie z niskiej stawki podatku >>