KIS: Czy coraz trudniej o Wiążące Informacje Stawkowe?

Jeśli spojrzymy na suche dane statystyczne, które dotyczą postępowań w sprawie wniosków o wydanie Wiążącej Informacji Stawkowej (WIS), może się wydawać, że podatnikom coraz trudniej jest uzyskać WIS. Czy wniosek taki jest właściwy? Co wpływa na liczbę wydawanych WIS? O czym powinni pamiętać podatnicy, którzy chcą uzyskać WIS? Na te pytania odpowiada Krajowa Informacja Skarbowa.

Wiążące Informacje Stawkowe zadebiutowały w 2019 r., natomiast 2020 r. był pierwszym, pełnym rokiem funkcjonowania tej usługi. Jako nowa instytucja, WIS cieszyła się dużym zainteresowaniem. Potwierdza to ilość wniosków o wydanie WIS złożonych do dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w 2020 r. - blisko 14 tys. Wydano wówczas prawie 8,7 tys. decyzji WIS. Skala zainteresowania nową instytucją związana była przede wszystkim z wejściem w życie w 2020 r. nowej matrycy stawek podatku od towarów i usług.

W kolejnych latach, tj. 2021 – 2024, liczba składanych wniosków o wydanie WIS pozostaje stabilna i utrzymuje się na poziomie 3-4 tys. rocznie. Natomiast ilość WIS wydanych w ww. okresie mieściła się w przedziale 2-2,7 tys.

Powyższy trend zostanie utrzymany w 2025 r., ponieważ według stanu na koniec listopada br. do dyrektora KIS wpłynęło prawie 4 tys. wniosków o wydanie WIS.

Dlaczego aktualnie wydaje się mniej WIS? 

Z czego wynikają różnice w liczbie wpływających wniosków? Przede wszystkim odzwierciedlają zmienny poziom potrzeb podatników. Podatnicy, którzy byli najbardziej zainteresowani uzyskaniem WIS, już uzyskali takie decyzje i nadal z nich korzystają. Pierwsze z wydanych WIS (tj. wydane przed 1 stycznia 2021 r.), o ile nie wygasły, np. z powodu zmiany stanu prawnego, albo nie zostały zmienione lub uchylone, stracą ważność 1 stycznia 2026 r.

Zanim podatnik złoży wniosek o wydanie WIS, bierze pod uwagę następujące okoliczności i czynniki:

• podmioty mogą wyszukiwać decyzje, które dotyczą podobnego rodzaju towarów/usług/świadczeń kompleksowych w ogólnodostępnym Systemie Informacji Celno-Skarbowej EUREKA; wydane WIS pełnią zatem funkcję informacyjną dla wszystkich zainteresowanych pomiotów; opublikowane w EURECE WIS, o ile dotyczą tożsamych świadczeń, mają funkcję ochronną także dla innych niż ich adresaci podmiotów (art. 42c ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.);
• niektóre sporne zagadnienia związane z funkcjonowaniem nowej matrycy stawek VAT zostały zweryfikowane przez sądy administracyjne w postępowaniach w sprawie skarg na decyzje WIS; przyczyniło się to do definitywnego rozstrzygnięcia wielu wątpliwości; podatnicy nie są już zainteresowani wystąpieniem z wnioskiem o WIS w takich tematach.

Analiza wniosków prowadzona przez dyrektora KIS pokazuje, że w poszczególnych latach zmniejszała się liczba wniosków dotyczących świadczeń typowych, powszechnych na aktualnym rynku towarów i usług. Odnotowano natomiast wzrost liczby zapytań o świadczenia skomplikowane, nietypowe, złożone. Rozpatrywanie wniosków o WIS wymaga wieloetapowej analizy, która często obejmuje również przepisy inne niż podatkowe. Skuteczność działań organu w tym zakresie zależy przede wszystkim od woli współpracy wnioskodawców, gdyż jej poziom wpływa bezpośrednio, m.in. na czas trwania postępowań oraz ostateczny sposób zakończenia. Bywa niestety i tak, że w toku postępowania próby ustalenia faktów, które są niezbędne dla dokonania klasyfikacji świadczenia, kończą się niepowodzeniem z przyczyn niezależnych od organu.

Może zdarzyć się, że złożony wniosek nie zostanie zakończony wydaniem WIS, tylko poprzez inne rozstrzygnięcie, np.: postanowienie o odmowie wszczęcia, postanowienie o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia, decyzję o odmowie wydania WIS. Przyczyn, które stoją za powyższymi rozstrzygnięciami, nie sposób ocenić bez indywidualnego spojrzenia na sytuacje, jakie kryją się za każdą z tych spraw. Dyrektor KIS każdorazowo bowiem dąży do wydania WIS, ale może to uczynić wyłącznie wówczas, gdy wyeliminowane zostaną wszelkie wątpliwości dotyczące przedmiotu wniosku o WIS oraz jego wady i braki formalne. Decyzja WIS jest wydawana z najwyższą powagą, gdyż musi stanowić rozstrzygnięcie pewne pod każdym względem. O wysokiej jakości WIS świadczy znikoma ilość decyzji kasowanych prawomocnymi wyrokami sądów administracyjnych.

Złożenie wniosku o WIS – najważniejsze informacje

Wniosek o wydanie WIS można złożyć wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Wnioski składane w inny sposób (zarówno w formie elektronicznej - poza e-Urzędem Skarbowym, jak i papierowej) nie są rozpatrywane. W każdym jednak przypadku zainteresowani są powiadamiani o nierozpatrzeniu wniosku i informowani, jak prawidłowo złożyć wniosek o wydanie WIS.

Wniosek o WIS może dotyczyć wyłącznie jednego towaru, jednej usługi albo jednego świadczenia kompleksowego. Oznacza to, że podatnik, który chce zapytać o kilka towarów, usług bądź świadczeń kompleksowych, powinien złożyć kilka osobnych wniosków o wydanie WIS – osobny wniosek dla każdego towaru, osobny dla każdej usługi, osobny dla każdego świadczenia kompleksowego.

Pomocne informacje dotyczące prawidłowego wypełnienia i złożenia wniosku WIS są zawarte w instrukcji dostępnej na stronie internetowej KIS, w zakładce „Wiążąca informacja stawkowa (WIS)” (https://www.kis.gov.pl/zalatwianie-spraw/wydawanie-wiazacych-informacji/).

Postępowanie o wydanie WIS – przebieg i terminy

Złożenie wniosku o wydanie WIS wszczyna postępowanie podatkowe, które jest postępowaniem dowodowym. To istotna różnica względem postępowania o wydanie interpretacji indywidualnej, w ramach którego nie przeprowadza się dowodów w celu ustalenia faktów.

Jeżeli informacje przedstawione we wniosku o wydanie WIS nie są wystarczające do dokonania właściwej klasyfikacji, dyrektor KIS wzywa wnioskodawcę do jego uzupełnienia. W wezwaniu wyjaśnia, w jakim zakresie (np. informacje, dokumenty, próbki) oraz w jakim terminie należy uzupełnić wniosek.

Zasady prowadzenia postępowania dowodowego, w tym terminy, w których należy uzupełnić stwierdzone braki, wynikają z przepisów Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 111, z późn. zm.) oraz ustawy o VAT. Tym samym, termin do uzupełnienia wniosku nie jest kwestią uznaniową organu. Skoro przepisy wskazują, że podatnik ma obowiązek zrealizować czynności wskazane w wezwaniu w terminie siedmiu dni (np. na podstawie art. 169 Ordynacji podatkowej, art. 42b ust. 7a i 8 ustawy o VAT), nie ma możliwości zmiany tego terminu. Jeśli wniosek nie zostanie uzupełniony w terminie, przepisy nakazują dyrektorowi KIS, aby wydał postanowienie o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia.

Jak wynika z orzecznictwa sądów administracyjnych, postępowanie o wydanie WIS wymaga współpracy wnioskodawcy z dyrektorem KIS (np. wyrok WSA w Gdańsku z dnia 3 sierpnia 2021 r. sygn. akt I SA/Gd 465/21).

Dyrektor KIS powinien rozpatrzyć wniosek o WIS w ciągu trzech miesięcy od jego otrzymania. Do tego terminu nie wliczają się natomiast m.in. okresy związane z uzupełnianiem braków wniosku oraz badaniem próbek towaru. Z praktyki KIS wynika, że czas oczekiwania na WIS znacznie się skraca, jeśli dokumentacja przedstawiana przez wnioskodawcę jest przygotowana prawidłowo.

Kiedy WIS nie zostanie wydana?

Dyrektor KIS podejmuje wszelkie możliwe działania, aby zakończyć postępowanie wydaniem decyzji WIS. Należy jednak mieć na uwadze, że przepisy jasno wskazują sytuacje, kiedy dyrektor KIS nie może wydać decyzji WIS, co ma miejsce m.in. w następujących przypadkach:

• wniosek o wydanie WIS zostanie złożony w innej formie (np. przez e-PUAP, formie papierowej) niż przez e-Urząd Skarbowy;
• przedmiotem wniosku jest zagadnienie, dla którego nie wydaje się WIS (np. zwolnienie z podatku VAT, ryczałt, procedura marży lub kwestie pozostające poza zakresem opodatkowania podatkiem VAT);
• wnioskodawca nie jest uprawniony do otrzymania WIS w danej sprawie (listę podmiotów uprawnionych do otrzymania WIS zawiera art. 42b ust. 1 ustawy o VAT);
• wniosek o wydanie WIS dotyczy więcej niż jednego przedmiotu, tj. więcej niż jednego towaru, usługi lub świadczenia złożonego (art. 42b ust. 5 ustawy o VAT);
• wnioskodawca nie udzielił odpowiedzi na wezwanie w wyznaczonym terminie albo udzielona odpowiedź jest niepełna (niewystarczająca).

W takich sytuacjach zamiast decyzji WIS organ wydaje inne rozstrzygnięcia kończące sprawę (np. decyzję o odmowie wydania WIS, postanowienie o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia, postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania). Tego rodzaju rozstrzygnięcia zawsze zawierają uzasadnienie prawne oraz szczegółowe wyjaśnienia, z jakich względów wydanie WIS nie było możliwe.

Zdarzają się wnioskodawcy, którzy nie są zainteresowani wyłącznie stawką VAT dla danego świadczenia, lecz także (a nawet przede wszystkim) potwierdzeniem bądź zaprzeczeniem kompleksowego charakteru świadczenia. W takich przypadkach po przeprowadzeniu gruntownej analizy Dyrektor KIS może odmówić wydania WIS – jednak w uzasadnieniu takiej decyzji wnioskodawca otrzyma informacje o tym, z jakich względów jego świadczenie nie zostało uznane za kompleksowe oraz wskazówki na temat możliwości wystąpienia z wnioskiem o WIS dla poszczególnych elementów tego świadczenia. Decyzja o odmowie wydania WIS w tym przypadku (zgodnie z art. 42g ust. 3 ustawy o VAT) stanowi więc rozstrzygnięcie merytoryczne co do istoty sprawy i nie może być utożsamiane z „niemerytorycznym” rozstrzygnięciem, takim jak np. odmowa wszczęcia postępowania.

Nowość

-80%

Nowość

VAT. Komentarz 2025

Adam Bartosiewicz

Sprawdź  

Cena promocyjna: 69.8 zł

|

Cena regularna: 349 zł

|

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 244.3 zł

Ponowne złożenie wniosku

Jeżeli decyzja WIS nie zostanie wydana z powodu braków formalnych lub merytorycznych wniosku, nie ma przeszkód, aby wnioskodawca złożył nowy wniosek o wydanie WIS, który będzie dotyczył tego samego towaru, usługi czy świadczenia kompleksowego.

Dobre rady dla zainteresowanych złożeniem wniosku o wydanie WIS:

• wyślij wniosek o wydanie WIS tylko za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym;
• przygotuj wniosek w sposób poprawny formalnie i merytorycznie (szczegółowy opis towaru/usługi/świadczenia kompleksowego), dzięki temu skróci się czas oczekiwania i zmniejszy ryzyko odmowy bądź pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia (błędy formalne powodują opóźnienia);
• precyzyjnie sformułuj wniosek (unikaj niejednoznacznych sformułowań, takich jak „około”, „między innymi”; jeśli wniosek dotyczy klasyfikacji towaru, podaj 100% składu). Im bardziej precyzyjne są opis i argumentacja zawarte we wniosku o wydanie WIS, tym większa szansa na szybkie i pozytywne załatwienie sprawy;
• współpracuj z organem w trakcie procedowania wniosku;
• jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania dotyczące przebiegu postępowania, kontaktuj się z organem;
• pamiętaj, że na każdym etapie postępowania masz prawo czynnie w nim uczestniczyć.

Końcowe wnioski

Pomimo, że czynności jakie podejmuje organ w toku postępowań dotyczących WIS, dla części wnioskodawców mogą wydawać się uciążliwe czy przesadnie drobiazgowe, to jednak należy mieć na względzie, że są one podyktowane interesem obu stron.

Decyzja WIS ma kompleksowy charakter oparty nie tylko na przepisach prawa podatkowego, ale również na przepisach branżowych (dotyczących np. bezpieczeństwa żywności i żywienia, produktów biobójczych, pasz, radiofonii i telewizji, praw autorskich, prawa budowlanego i.in.) oraz przepisach prawa wspólnotowego. W związku z tym konieczne jest profesjonalne i dokładne prowadzenie postępowania podatkowego z uwzględnieniem specyfiki przedmiotu danego wniosku. Pozwala to na ustalenie prawidłowej klasyfikacji i określenie stawki VAT.

Dzięki WIS podatnik zyskuje pewność i ochronę, a także unika niepotrzebnego stresu i niepokoju przy działaniach weryfikacyjnych organów, np. kontroli podatkowej czy celno-skarbowej.

Podsumowanie

Kierując się wyłącznie danymi statystycznymi dotyczącymi WIS, nie zbudujemy realnego obrazu tej instytucji. Specyfikę WIS charakteryzuje bowiem przede wszystkim to, że każda sprawa - w kontekście wydania WIS - ma charakter indywidualny i jest przedmiotem odrębnej oceny przez Dyrektora KIS.

Jeżeli wniosek o wydanie WIS jest prawidłowo złożony i kompletny, wówczas nie ma żadnych trudności w otrzymaniu WIS. Istotne trudności nie wystąpią również w sytuacji, gdy we wniosku występują braki i wątpliwości, lecz wnioskodawca na bieżąco współpracuje z organem poprzez udzielanie wyjaśnień/odpowiedzi i przekazywanie niezbędnych dokumentów.

Poszukując zatem odpowiedzi na pytanie stanowiące tytuł niniejszego artykułu, nie sposób pominąć okoliczności, że funkcjonowanie udostępnionego instrumentu, jakim jest WIS wciąż ulega zmianom i jest udoskonalane po to, by wyjść naprzeciw oczekiwaniom podatników. Wskazać tu należy chociażby takie zmiany jak:

• likwidacja opłaty od wniosku o wydanie WIS od lipca 2023 r. Brak opłaty obowiązuje bez względu na ilość złożonych wniosków. Opłata nie będzie także pobierana w sytuacji ponownego złożenia wniosku dotyczącego świadczenia objętego wnioskiem, którego rozpatrzenie nie zakończyło się wydaniem WIS.
• wprowadzenie elektronizacji WIS od 1 stycznia 2024 r. Elektronizacja WIS ułatwiła uzyskanie WIS. Dzięki tej zmianie złożenie wniosku o WIS nie wymaga nawet wychodzenia z domu. Pisma w sprawie WIS składa się i doręcza elektronicznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Cały czas postępują prace, by system składania wniosków i pism w e-Urzędzie Skarbowym był dla wnioskodawców jeszcze łatwiejszy i bardziej intuicyjny.

Dyrektor KIS nieustannie dąży do sprawniejszego i szybszego wydawania decyzji WIS. Mimo że przepisy przewidują trzymiesięczny okres oczekiwania na WIS, to w poszczególnych latach średni czas wydania (w dniach, liczony od wpływu wniosku) był coraz krótszy i tak np. w 2024 r. wyniósł 49 dni.

Biorąc pod uwagę opisane wyżej korzyści i ochronę, jaką dają przedsiębiorcom decyzje WIS, warto o nie występować i pamiętać, że pracownicy KIS na każdym etapie służą pomocą i starają się, by całe postępowanie od złożenia wniosku do uzyskania rozstrzygnięcia było jak najmniej uciążliwe i sprawnie przeprowadzone.

Specyfika WIS sprawia, że procedura jej uzyskania zdecydowanie nie może zostać sprowadzona do zwykłej, prostej formalności, takiej jak np. wydanie zaświadczenia. Zrozumienia wymaga bowiem, że wydanie WIS, która będzie pełniła swoje zadanie, wymaga spełnienia określonych warunków.

Reasumując, w kontekście korzyści, jaką WIS daje przedsiębiorcom, tj. co do zasady pięcioletnią gwarancję prawidłowości stosowanej stawki VAT oraz ochronę w przypadku sporów z organami podatkowymi, starania, aby otrzymać tę decyzję, są zdecydowanie opłacalne.