Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących jest obowiązany dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy. To wskazuje na dowolność w kwestii wyboru, który z dokumentów - paragon czy faktura - zostanie wydany nabywcy.
Art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.
Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu ministra rozwoju i finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. W myśl par. 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem par. 12. Zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy. Z powyższego wynika, że w momencie dokonania sprzedaży rejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej powstaje obowiązek wydania paragonu nabywcy.
Kiedy podatnik wystawia fakturę
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.
Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Natomiast zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:
- do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
- pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
Powyższa zasada nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy, jak i w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.
Podatnicy często po każdorazowej rejestracji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wydają nabywcy jedynie fakturę bez uprzedniego żądania nabywcy. Nabywca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej otrzymuje zatem jedynie fakturę natomiast paragon fiskalny wraz z jednym egzemplarzem faktury pozostaje w dokumentacji podatnika. Czy możliwe jest wydanie faktury nabywcy będącemu osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej bez otrzymania od nabywcy żądania wystawienia tej faktury, przy równoczesnym ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej?
Przedstawione wyżej przepisy nie zabraniają dokumentowania sprzedaży fakturą bez uzyskania żądania, o którym mowa w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Należy jednak podkreślić, że w przypadku sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników ryczałtowych, sprzedaż ta powinna być ewidencjonowana również przy pomocy kasy rejestrującej, a paragon powinien być załączony do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika.
Paragon dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej
Ewidencja prowadzona przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy tylko części sprzedaży podatnika ściśle wskazanej w art. 111 ust. 1 ustawy. Jest to przede wszystkim sprzedaż niedokumentowana fakturami, czyli objęta wyjątkiem od zasady, że podatnik VAT zobowiązany jest do wystawienia faktur wynikającym z art. 106b ust. 1 ustawy. W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zasadą jest dokumentowanie takiej transakcji paragonem fiskalnym. Obowiązek wystawienia faktury w takich przypadkach istnieje wówczas, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie, na co wskazuje art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, przy czym może podatnik wystawić fakturę również bez żądania nabywcy. Należy jednocześnie zauważyć, że wystawienie faktury VAT nie zwalnia z obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej.
Tym samym, w sytuacji, kiedy dana sprzedaż zostanie udokumentowana fakturą wystawianą bez żądania nabywcy (np. osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej), wówczas istnieje obowiązek zaewidencjonowania jej w kasie rejestrującej niezależnie od faktu wystawienia faktury. Do kopii faktury należy „podpiąć” oryginał paragonu fiskalnego. Nabywca (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) uzyskuje więc tylko fakturę, zaś paragon (fiskalny) pozostaje u podatnika. Na takie postępowanie wskazują również organy podatkowe (np. pismo dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 sierpnia 2023 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.420.2023.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
