Pytanie
Podatnik VAT prowadzi działalność gospodarczą i rozlicza się na PKPiR metodą uproszczoną. Podatnik świadczy usługi transportowe. Zatrudnił pracownika, który podczas podróży po Polsce i krajach UE rozpisuje delegacje, na podstawie których wyliczane są diety. Diety księgowane są w koszty. Pracownik podczas podróży korzysta ze służbowej karty, z której płaci m.in. za przejazdy za autostrady i parkingi poza Polską. Za powyższe opłaty pracownik otrzymuje jedynie paragony (nie faktury). Na paragonach nie ma odbiorcy usługi. Na paragonach nie ma również stempla wystawcy (przeważnie paragon wydaje automat). Podatnik z tyłu każdego paragonu stawia swoją pieczątkę, podpisuje, wpisuje przeliczoną kwotę na złotówki i wpisuje rodzaj usługi.
Czy powyższe paragony są kosztem uzyskania przychodu u podatnika?
Czy paragony podatnik powinien księgować każdy osobno w dacie wystawienia, czy dokumentem zbiorczym przy księgowaniu delegacji pracownika w koszty?
Odpowiedź
Moim zdaniem, przedmiotowe wydatki mieszczą się w katalogu innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą służbową, dlatego też mogą zostać rozliczone w dokumencie zbiorczym – rozliczeniu delegacji pracownika.
Uzasadnienie
Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – dalej r.p.k.p.r. na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
W myśl natomiast § 14 ust. 2 rozporządzenia dowody, o których mowa powyżej, mogą dotyczyć m.in.:
– kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
– wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.
W myśl natomiast § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. Nr 167) z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, do których rozporządzenie zalicza opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
W świetle powyższych regulacji odnosząc się do przedstawionego stanu faktycznego wskazać należy, że opłaty za przejazdy za autostrady i parkingi udokumentowane paragonami zawierającymi stosowną adnotację przedsiębiorcy na odwrocie stanowią podstawę do rozliczenia jako koszt podatkowy.
Moim zdaniem, przedmiotowe wydatki mieszczą się w katalogu innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą służbową, dlatego też mogą zostać rozliczone w dokumencie zbiorczym – rozliczeniu delegacji pracownika.
Nie wyjaśniają Państwo, jaką księgowość prowadzą. W przypadku PKPiR odnośnie rozliczania jako kosztów podatkowych wydatków na TAXI udokumentowanych paragonem fiskalnym Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 26.04.2016 r., IBPP2/4512–38/16/IK uznał, że otrzymanie „zwykłego” paragonu przez przedsiębiorcę za przejazd TAXI nie uprawnia ani do zaksięgowania tego wydatku w księdze przychodów i rozchodów, ani do odliczenia VAT. Ponieważ paragon taki nie jest fakturą.
Organ podatkowy uznał ponadto, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, aby można było zakwalifikować wydatek za przejazd TAXI do kosztów podatkowych, powinny one być udokumentowane wyłącznie fakturą lub rachunkiem.
Nieco łagodniej podchodzą organy podatkowe do rozliczania paragonów w księgach rachunkowych.
Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 18.07.2012 r., IPPB3/423–241/12–4/GJ uznał, że wydatki udokumentowane paragonem mogą stanowić koszt uzyskania przychodów Spółki, z tym jednak zastrzeżeniem, że ocena, czy w określonej sytuacji znajduje uzasadnienie udokumentowanie wydatku określonym dowodem może być dokonana przez organ podatkowy jedynie podczas postępowania dowodowego.
Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 21.01.2008 r., IBPB3/423–224/07/AP uznał, że w sytuacji, gdy zbiorcze zestawienie delegacji odbytych przez pracowników, uzupełnione paragonami, będzie spełniać warunki, o których mowa w art. 21 ust. 1 uo.r., to poniesione wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
W kwestii natomiast biletów i paragonów za parking Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 27.01.2017 r., 1462–IPPB6.4510.609.2016.1.AG uznał, iż zwrot pracownikom kosztów używania prywatnego samochodu dla celów odbycia podróży służbowej będzie stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodów do wysokości limitu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 u.p.d.o.p. Nie będzie natomiast kosztem podatkowym pełna kwota zwróconych dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi oraz autostrady, gdyż wydatki te, jako wydatki z tytułu używania samochodów, również podlegają ograniczeniom, o których mowa w powyższym przepisie.
Powyższa interpretacja dotyczyła używania w trakcie podróży służbowej prywatnych samochodów. Jeżeli w Państwa sytuacji w trakcie podróży służbowej wykorzystywane byłyby samochody służbowe będące własnością firmy to rozliczenie kosztów opłat za parkingi udokumentowane paragonami będą stanowić podstawę do rozliczenia ich jako koszt podatkowy.
Artur Kowalski
