Krajowy System e-Faktur (KSeF) w założeniu ma być systemem teleinformatycznym, służącym do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu do niego danych faktury, będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ma być uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego. System będzie miał także za zadanie analizować i kontrolować prawidłowość danych wykazywanych w fakturach ustrukturyzowanych przez podatników, co zwiększy możliwości analityczne i weryfikacyjne organów podatkowych.
Czytaj w LEX: E-faktury i Krajowy System e-Faktur - zmiany od 1 stycznia 2022 r. >
Korzyści z korzystania z e-faktur i dużo niepewności
Jakie korzyści przyniesie przedsiębiorcom korzystanie z e-faktury? Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, że podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40. Faktura pozostanie w bazie danych MF i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów.
Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, w rozmowie z Prawo.pl, zwraca uwagę, że wprowadzenie KSeF oznaczać będzie ogromną zmianę w sposobie wystawiania i otrzymywania faktur. Jego zdaniem, powinno to przyczynić się do uszczelnienia systemu. Ekspert podkreśla, że nowe przepisy niosą ze sobą dużą niepewność dla podatników.
Zobacz również: Księgowych i doradców podatkowych czekają trudne miesiące i lata >>
- Na razie poznaliśmy rozwiązania prawne. Podatnicy czekają natomiast na przedstawienie szczegółów i kompletnego rozwiązania technicznego. Obawiają się, że wdrożenie nowego systemu będzie wiązało się dla nich z dużym wysiłkiem organizacyjnym, funkcjonalnym a przede wszystkim finansowym. Zmianie ulec będą musiały procesy księgowe oraz związane z obsługą klientów – wskazuje Arkadiusz Łagowski.
Także Piotr Prokocki, radca prawny i doradca podatkowy w Vistra Poland, samą ideę wdrożenia KSeF – jako narzędzia służącego walce z szarą strefą – ocenia pozytywnie. - Wszelkiego rodzaju oszustwa polegające m.in. na niewystawianiu faktur, zaniżaniu kwot wykazywanych na fakturach czy dodawaniu opisów niezgodnych ze stanem rzeczywistym prowadzą do zaburzenia warunków wolnego rynku i osłabiają pozycję konkurencyjną uczciwych podatników – zaznacza. Dodaje także, że w ostatnich latach ustawodawca skupiał się na wprowadzaniu skomplikowanych konstrukcji prawnych (głównie w zakresie podatków dochodowych), mających przeciwdziałać optymalizacjom podatkowym. Zastrzeżenia może jednak budzić sam sposób procedowania zmian.
Zobacz w LEX: Kalendarz najważniejszych zmian w podatkach w 2021 r. >
Czas na przygotowanie do nowych przepisów
Wdrożenie KSeF dla wielu firm będzie oznaczało konieczność wprowadzenia istotnych modyfikacji do system księgowego. W przypadku dużych organizacji taki proces może być szczególnie pracochłonny. KSeF zacznie działać od 1 stycznia 2022 roku. Korzystanie z niego w pierwszym roku będzie dobrowolne. Jednak na pilotaż przewidziano jedynie trzy miesiące - od października do grudnia 2021 roku. Piotr Prokocki ocenia, że tempo tych zmian i czas ich wprowadzania pozostawiają wiele do życzenia. 1 stycznia 2022 roku wchodzi w życie większość zmian podatkowych uregulowanych w ramach Polskiego Ładu. Dla wielu podatników będzie to oznaczało prawdziwą rewolucję, do której muszą się przygotować. Czasu pozostało niewiele, a poziom skomplikowania i niejasności przepisów przyjętych w ramach Polskiego Ładu nie ułatwia im tego zadania. Czy w takiej sytuacji dla wdrożenia KSeF nie można było wybrać innej daty niż 1 stycznia 2022 roku?
Z wypowiedzi ekspertów wynika także, że przy wdrożeniu każdego rozwiązania stanowiącego istotne obciążenie techniczne i organizacyjne dla biznesu, powinna pojawić się refleksja, czy jest ono faktycznie niezbędne. Dość szczegółowe dane na temat faktur raportowane są już obecnie w plikach JPK_VDEK. W przypadku transakcji pomiędzy kontrahentami krajowymi organy podatkowe otrzymują te dane z dwóch stron – od sprzedającego i kupującego. Dane raportowane w ramach KSeF będą miały oczywiście szerszy zakres i trafią do organów podatkowych znacznie szybciej niż pliki JPK (przesyłane obligatoryjnie raz w miesiącu).
Czytaj w LEX: Jak przejść z papierowego do nowoczesnego biura rachunkowego - nowe technologie w biurze rachunkowym >
- Zabrakło mi jednak wyjaśnienia ze strony MF, na ile obecnie wykorzystywane są dane z plików JPK i dlaczego JPK są już narzędziem na ten moment niewystarczającym. Jakich danych brakuje i jak przekłada się to na ograniczenia w walce z „szarą strefą”? Przy braku takiego wyjaśnienia można mieć wątpliwości czy dane raportowane w ramach KSeF zostaną - już na tym etapie - efektywnie wykorzystane przez organy podatkowe. Tym samym, czy koszty wdrożenia KSeF poniesione przez biznes przełożą się na wzrost efektywności systemu podatkowego – konkluduje Piotr Prokocki.
Zobacz w LEX: Polski Ład pod lupą ekspertów - cykl szkoleń online >
Istotna kwestia bezpieczeństwa danych
W trakcie prac na KSeF pojawiły się także wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa danych przechowywanych w systemie. Zwrócili na nie uwagę posłowie w interpelacji nr 24922.
Ministerstwo Finansów odpowiedziało, że podmioty publiczne zobowiązane są do wdrożenia systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, gwarantującego wysoki standard zapewnienia bezpieczeństwa danych. Chodzi tu m.in. o minimalizowanie ryzyka utraty informacji w wyniku awarii i ochronie przed błędami, utratę czy nieuprawnioną modyfikacją. MF zapewnia, że system do wystawiania faktur będzie przechodził szczegółowe testy bezpieczeństwa. Gromadzone dane mają być multiplikowane oraz zapisywane w kopiach zapasowych, aby zabezpieczyć się przed ich utratą (także w mało prawdopodobnych, nadzwyczajnych sytuacjach awarii sprzętowej). Zarówno dane, jak i komunikacja będą szyfrowane. Autoryzacja w systemie będzie zabezpieczona na najwyższych dostępnych poziomach. W celu uwierzytelnienia zakłada się bowiem bezpieczeństwo systemu certyfikatów kwalifikowanych, profilu zaufanego oraz dodatkowych mechanizmach kryptografii opartej o klucze symetryczne i asymetryczne.
Czytaj w LEX: Księgowość - o czym warto pamiętać w listopadzie? >
Dostęp do danych nie dla każdego
Dostęp do danych szczegółowych będzie możliwy w ściśle określonych sytuacjach – tj. w toku czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej, prognostycznej i badawczej dotyczącej zjawisk pozostających we właściwości Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), jak również dla efektywniejszej analizy ryzyka, do których KAS zobowiązana jest ustawowo. MF zaznacza, że dostęp do danych KSeF będzie reglamentowany i każdorazowo poprzedzony koniecznością złożenia wniosku o nadanie określonych uprawnień w systemie dla wskazanego pracownika KAS. Wniosek o dostęp do tego rodzaju danych będzie podpisywany przez kierownika jednostki wnioskującej i warunkowany realizacją określonych zadań służbowych przez pracownika. Każdorazowy wgląd do danej faktury przez uprawnionego pracownika będzie na bieżąco monitorowany w systemie, opatrzony dodatkowo wyraźnymi zgodami przełożonych – po uprzednim uzasadnieniu celu poboru danych oraz będzie cyklicznie audytowany.
Czytaj w LEX: Polski Ład - zmiany w podatkach >
Takie zasady już zresztą obowiązują. Na podstawie przepisów działu VII ordynacji podatkowej, pracownicy organów KAS są obowiązani do zachowania tajemnicy skarbowej. Obowiązek ten istnieje również po ustaniu zatrudnienia. Dodatkowo do przestrzegania tajemnicy skarbowej obowiązane są odpowiednio inne osoby, którym udostępniono informacje objęte tajemnicą skarbową, chyba że na ich ujawnienie zezwala przepis prawa. Za ujawnienie informacje objętych tajemnicą skarbową przewidziana jest kara pozbawiania wolności do lat pięciu, a gdy sprawca czynu działania nieumyślnie – do lat dwóch.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
