Fiskus wie coraz więcej - podatnicy pod ciągłą kontrolą

Fiskus od dłuższego czasu ogranicza liczbę kontroli, rośnie natomiast znaczenie czynności sprawdzających, których urzędy prowadzą już prawie 2,5 mln rocznie. Eksperci wskazują, że to rozwiązanie ma zalety, ale i wady, wynikające z nieprecyzyjnych przepisów. Ministerstwo Finansów zapowiada zmiany w prawie - podatnicy będą informowali o rozpoczęciu i zakończeniu czynności. To może jednak nie wystarczyć, bo powstaje coraz więcej wątpliwości, co do źródeł i zakresu danych zbieranych przez skarbówkę.

Ministerstwo Finansów konsekwentnie realizuje swoje zapowiedzi sprzed kilku lat, dotyczące ograniczania liczby kontroli i zastąpienia ich czynnościami sprawdzającymi. Jak wynika z danych MF, rocznie organy podatkowe przeprowadzają już 2,5 mln tego typu działań. Teraz resort zapowiada, że chce zrealizować postulaty podatników dotyczące doprecyzowania czasu trwania czynności sprawdzających. 

- Podatnicy zyskają jasną informację, kiedy czynności sprawdzające się rozpoczynają i kiedy muszą się zakończyć – koniec z nieograniczonym w czasie sprawdzaniem rozliczeń - zapowiada Ministerstwo Finansów. 

Eksperci są za. Zwracają jednak uwagę na inne problemy związane z tą formą weryfikacji podatników. 

Wezwanie do korekty bez podania okresu

Jak zauważa Joanna Rudzka, doradca podatkowy, organy podatkowe nie prowadzą już właściwie kontroli, ale czynności sprawdzające.

- Określenie czasu rozpoczęcia i zakończenia czynności sprawdzających to dobre rozwiązanie. Często podatnicy nie wiedzą nawet, że są one prowadzone. Nie mogą więc w nich uczestniczyć, złożyć wyjaśnień czy wniosków dowodowych. Dowiadują się o tym w momencie, kiedy otrzymują wezwanie do złożenia korekty w związku z czynnościami sprawdzającymi. Problemów jest jednak więcej i nie sadzę, by zostały one rozwiązane. W wezwaniu do korekty organ podatkowy często nie precyzuje, jakich nieprawidłowości i jakiego okresu ono dotyczy. Ostrzega jedynie, że jeśli podatnik nie złoży korekty, zostanie wszczęte postępowanie. Kontrole stają się wyjątkiem i wszczynane są dopiero po zakończeniu czynności sprawdzających oraz wobec niedostosowania się podatnika do oczekiwań organu podatkowego. Wydaje się, że celem jest wywieranie presji, by jak największa grupa podmiotów dopłaciła podatki, zwłaszcza w obszarach, gdzie istnieją rozbieżności w orzecznictwie i stanowiskach organów - mówi Joanna Rudzka. 

Czytaj też w LEX: Wykorzystywanie przez organy danych z KSeF >

Dodaje, że wezwanie jest często poprzedzone telefonem z urzędu skarbowego. Podczas rozmowy urzędnik zadaje podatnikowi szereg pytań o szczegóły rozliczeń. Z reguły podatnik proszony jest też o przesłanie wyjaśnień mailowych lub kopii dokumentów źródłowych, niekiedy szczegółowych analiz, kalkulacji czy zestawień. W przypadku jednostek sektora finansów publicznych (np. instytucji kultury, jst) pytania dotyczą zwykle stosowania proporcji (art. 86 ust. 2a ustawy o VAT). 

Czynności sprawdzające często nadużywane

Jak wyjaśnia dr Jacek Matarewicz, adwokat, doradca podatkowy, partner zarządzający kancelarią Zimny Matarewicz, wszystko, czego chce od nas urząd, a nie prowadzi kontroli czy postępowania, to de facto czynności sprawdzające. Ich zaletą jest szybsze załatwienie sprawy, w sposób mniej angażujący podatnika.

- Doprecyzowanie przepisów to oczywiście krok w dobrym kierunku. Problem polega na tym, że czynności sprawdzające są często nadużywane. Organ podatkowy żąda umów, obszernej dokumentacji, aktów notarialnych, czy weryfikuje przebieg transakcji np. w celu ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego, klasyfikacji zdarzenia jako świadczenie złożone lub ustalenia stawki podatkowej. Tymczasem tego typu działania powinny być już przedmiotem kontroli – mówi dr Matarewicz.

Czytaj też w LEX: Praca zdalna z zagranicy – konsekwencje dla pracowników i pracodawców w Polsce >

Jego zdaniem, czynności sprawdzające powinny być ograniczone do prostej weryfikacji, np. w przypadku braku dokumentów, deklaracji, czy błędów rachunkowych, jednoznacznie wskazanych w art. 272 ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym przepisem, czynności sprawdzające mogą być podejmowane przez organy podatkowe w celu:

• sprawdzenia terminowości składania deklaracji i wpłacania podatków, 
• stwierdzania formalnej poprawności deklaracji,
• ustalania stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami,
• weryfikacji poniesionych przez podatnika wydatków i uzyskanych przychodów - w zakresie niezbędnym do ujawnienia podstawy opodatkowania z tytułu przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,
• weryfikacji danych i dokumentów przedstawionych przez podatników dokonujących rejestracji podatkowej na podstawie ustawy akcyzowej,
• sprawdzania spełnienia warunków uprawniających do opodatkowania CIT estońskim.

Czytaj też w LEX: Przewodnik po zmianach w Ordynacji podatkowej od 1.10.2026 r. >

- W praktyce powstaje też wiele wątpliwości np. co do tego, kto w firmie, w jakim trybie i czy w ogóle powinien odpowiadać na pytania skarbówki zadane przez telefon lub drogą mailową. Zdarza się też, że urząd zwraca się mailowo np. do pracownika działu księgowości z pytaniem o szczegółowe rozliczenie. Jednocześnie urząd zaznacza, że wyjaśnień w tej sprawie powinna udzielić osoba upoważniona do reprezentacji firmy, mimo że sam wcześniej zwrócił się do osoby nie mającej prawa do reprezentacji. Przepisy są przy tym na tyle nieprecyzyjne, że nierzadko zignorowanie tego maila nie skutkuje negatywnymi konsekwencjami ani dla podatnika, ani dla jego pracownika - dodaje dr Matarewicz. 

Zobacz szkolenie online w LEX: AI w biurze rachunkowym – praktyczne zastosowania, automatyzacja pracy i bezpieczeństwo >

Co trzeba doprecyzować

Na potrzebę doprecyzowania przepisów zwracali też uwagę autorzy drugiej edycji raportu „Przedsiębiorcy pod lupą fiskusa 2026”, przygotowanego przez MDDP i Konfederację Lewiatan. Podatnicy często nie mają pewności, kiedy i w jaki sposób kończą się działania administracji podatkowej.

– Administracja skarbowa coraz częściej działa w modelu ciągłej analizy informacji, a nie wyłącznie reakcji na wykryte nieprawidłowości. Oznacza to, że przedsiębiorcy funkcjonują dziś w środowisku stałego monitoringu podatkowego – mówi Jakub Warnieło, doradca podatkowy, szef zespołu postępowań podatkowych MDDP i współautor raportu.

Dlatego autorzy raportu proponują:

1. doprecyzowanie zakresu spraw, w których możliwe jest prowadzenie czynności sprawdzających;
2. informowanie podatnika o rozpoczęciu czynności sprawdzających, ich zakresie i przewidywanym czasie zakończenia weryfikacji;
3. dokument z informacją o zakończeniu czynności (ewentualnie z krótkim wynikiem i ustaleniami);
4. ograniczenie ponownego badania tego samego zakresu bez nowych okoliczności;
5. proporcjonalne konsekwencje w zależności od charakteru uchybienia.

Czynności sprawdzające pozostałyby prostym narzędziem weryfikacyjnym, lecz byłyby mniej podatne na zarzut nieprzewidywalności i naruszania gwarancji procesowych podatników.

Zobacz w LEX: Kalendarz najważniejszych zmian w podatkach w 2026 r. >

Jakie informacje zbiera o nas fiskus

Joanna Rudzka zwraca uwagę na szeroko komentowaną ostatnio w mediach sprawę kwestionowania 100 proc. odliczenia VAT od firmowych samochodów, która również była wynikiem czynności sprawdzających. Organy podatkowe miały wykorzystywać do tego dane z ANPRS, czyli Automatycznego Systemu Rozpoznawania Numerów Rejestracyjnych, z rozmieszczonych na drogach kamer.

- Moim zdaniem, obywatele powinni posiadać wiedzę, że przez konkretny czas (dni, miesiące, lata?) państwo będzie przechowywać informację o tym, że w danym momencie prowadzący pojazd przejechał dany odcinek drogi. Myślę, że statystyczny obywatel przekonany jest, że dane z kamer usuwane są z systemu zaraz po przejechaniu odcinka drogi bez popełnienia wykroczenia. Problem polega na tym, że nie wiemy z jakich źródeł i w jakich celach organy podatkowe (a także inne państwowe instytucje) pozyskują i przetwarzają dane o podatnikach (czy szerzej obywatelach, gdyż ze zagregowanych danych dopiero wyłuskiwane są dane podatników). Nie mamy przy tym jasnych informacji na temat działania algorytmów wykorzystywanych w typowaniu podatników do kontroli czy czynności sprawdzających. To budzi coraz większe obawy o naruszenie zasad Konstytucji i prawa UE, zwłaszcza zasady proporcjonalności – mówi Joanna Rudzka. 

Zaznacza, że co istotne, z informacji medialnych wynikało, iż sprawa samochodu nie dotyczyła mafii VAT-owskiej, przemytu, wyłudzeń podatkowych dużej skali, karuzeli podatkowej ani zorganizowanej grupy przestępczej, lecz zwykłej pomyłki w ewidencji pojazdu.

- Ministerstwo Finansów nie zaprzeczyło dotychczas, że wykorzystuje system ANPRS do kwestionowania deklaracji VAT. Wcześniej potwierdzało, że źródłem danych są media społecznościowe czy platformy sprzedażowe. Znam też przypadki wykorzystywania w postępowaniach podatkowych informacji z internetowych portali plotkarskich. Jednocześnie skarbówka otrzymuje coraz większy wolumen danych od samych podatników, m.in. z JPK VAT, KSeF, a niedługo również z JPK w podatkach dochodowych. Wszystkie te informacje mogą być – przy coraz powszechniejszym wykorzystaniu sztucznej inteligencji – zestawiane z innymi bazami danych (w tym też wrażliwych jak tablice rejestracyjne powiązane z danymi osobowymi właściciela) - dodaje.

Czytaj też w LEX: Do 31 lipca pierwsza wysyłka JPK_CIT >

I podkreśla, że już w kwietniu 2022 r. Rzecznik Praw Obywatelskich interweniował u premiera, czy katalog danych przetwarzanych w zintegrowanej platformie analitycznej nie jest zbyt obszerny. Chodziło o projekt rozporządzenia w sprawie wykazu rejestrów publicznych i systemów teleinformatycznych, z których udostępniane są dane na potrzeby prowadzenia analiz w ramach zintegrowanej platformy analitycznej. - Przetwarzanie przez państwo olbrzymich zestawów danych przywołuje skojarzenia z chińskim systemem kontroli społecznej – napisał RPO.

Czytaj też w LEX: JPK_PIT – jak się przygotować do raportowania w ramach nowych struktur >