Odpowiedź:
Potwierdzenia sald wysyłane przez spółki z o.o. lub inne jednostki stosujące przepisy ustawy o rachunkowości powinny być opatrzone podpisem osoby upoważnionej.
Uzasadnienie:
Z reguły banki przesyłają swoim klientom potwierdzenia sald bez „podpisu i pieczątki”, często nie zaopatrują tych dokumentów w faksymile podpisu odpowiedzialnego pracownika. Nie wszystkie dokumenty wymagają podpisu. Są to w szczególności urzędowe pisma tworzone automatycznie w systemach teleinformatycznych w wyniku wcześniej zaprogramowanych procedur, niestanowiące wyrażenia woli, mające charakter informacyjny i oznakowane identyfikatorem pozwalającym na potwierdzenie autentyczności pisma. Banki przesyłając potwierdzenia sald lub wyciągi bankowe bez podpisu powołują się na art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 128 z późn. zm.).
Jeżeli chodzi o potwierdzenia sald wysyłane przez spółki z o.o. lub inne jednostki stosujące przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) - dalej u.o.r., to dokumenty te, moim zdaniem, powinny być opatrzone podpisem osoby upoważnionej. Taką osobą jest kierownik jednostki lub inna upoważniona osoba, np. jeden z członków zarządu, główny księgowy lub dyrektor finansowy.
Jest to istotne z punktu widzenia przerwania biegu przedawnienia wierzytelności. Poprzez potwierdzenie stanu należności wierzyciel uznaje bowiem istnienie długu. Bieg przedawnienia przerywa się bowiem przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje (art. 123 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 380 z późn. zm.)). Według orzeczeń Sądu Najwyższego potwierdzenie salda może przerwać bieg przedawnienia należności, jeśli zostało dokonane przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu jednostki (dłużnika), tzn. upoważnioną do reprezentowania dłużnika "na zewnątrz".
Potwierdzenia sald, używane dla celów zinwentaryzowania rozrachunków, jest niewątpliwie dokumentem (dowodem) księgowym. Powinno zatem spełniać warunki art. 21 ust. 1 u.o.r. Zgodnie z pkt 5 tego przepisu dowód księgowy powinien zawierać m.in. podpis wystawcy dowodu.
Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1-3 i 5 u.o.r., jeżeli wynika to z odrębnych przepisów (art. 21 ust. 1a u.o.r.). Trudno jest jednak wskazać w tym przypadku odrębne przepisy, które pozwalałyby na pominięcie podpisu na potwierdzeniu salda.
Jest jeszcze ust. 4 w art. 21 u.o.r., który mówi, że jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Teoretycznie można by się powołać na ten przepis, wysyłając potwierdzenia sald bez podpisu osoby upoważnionej. Jednakże, moim zdaniem, byłoby to „naginanie” przepisów prawa i nie powinno być w omawianej sytuacji stosowane, podobnie jak podpisywanie potwierdzenia sald przez osobę niemającą żadnego upoważnienia do reprezentowania jednostki (wyrażania woli).
Tadeusz Waślicki
Czy spółka z o.o. może wysłać do swoich kontrahentów potwierdzenia sald opatrzone jedynie w zeskanowany podpis księgowego?
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoPapierowe potwierdzenia sald wygenerowane przez banki są opatrzone jedynie w zeskanowany podpis księgowego.Czy na takiej samej zasadzie spółka z o.o. może wysłać do swoich kontrahentów potwierdzenia sald?
