Wykaz podatników VAT to elektroniczna baza, która funkcjonuje od września tego roku i jest prowadzona jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Trzy pierwsze miesiące funkcjonowania rejestru pokazują, że system raczej nie ma szans się sprawdzić. Założenie, że korzystanie z niego pomoże podatnikom, trudno będzie spełnić.

Wpłata na niezgłoszone konto nie będzie kosztem

W bazie zawarte są numery rachunków bankowych podatników VAT. Płacąc za fakturę, trzeba sprawdzać w rejestrze, czy nasz kontrahent podał nam numer konta bankowego, które wcześniej zostało zgłoszone skarbówce. Wpłata na niezgłoszony rachunek spowoduje brak możliwości zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Reguła ta zacznie obowiązywać już 1 stycznia 2020 r. Na uniknięcie tej dotkliwej konsekwencji będzie jeden sposób. Trzeba będzie zgłosić fiskusowi fakt dokonania zapłaty na niezgłoszony rachunek. Pisaliśmy o tym w tekście pt. Rozliczenie kosztów w zamian za donos do urzędu.

 


 

Problematyczna aktualizacji bazy

Resort finansów wskazuje, że wykaz podatników (w tym rachunków bankowych) jest aktualizowany raz na dobę, w każdy dzień roboczy (w godz. 22:00 - 00:00). Zwraca jednak uwagę, że rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS. Zgłoszenia aktualizacyjne tj. NIP-2, NIP-7, NIP-8 lub przez wnioski CEIDG-1 są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu trzech dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego.

Z kolei w przypadku, gdy w wykazie nie ma kontrahenta, z którym podatnik chce zawrzeć transakcję, MF radzi wystąpić z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. To wszystko zajmuje jednak czas.

Zobacz również: Nie trzeba dzielić płatności tam, gdzie nie jest to konieczne >>


Ryzykowny brak weryfikacji

Korzystanie z rejestru podatników nie jest obowiązkowe, jednak – jak zaznacza sam resort finansów - weryfikacja formalna kontrahenta jest jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przy ocenie dochowania należytej staranności przez podatników, którzy sami nie dokonali oszustwa lub nie mieli świadomości, że dana transakcja służy oszustwu. Resort podkreśla także, że brak weryfikacji kontrahenta w wykazie powoduje negatywne konsekwencje:

  • niedochowania należytej staranności,
  • brak możliwości zaliczenia wydatku  do kosztów uzyskania przychodów lub podważenie takiego zaliczenia (od 1 stycznia 2020 r.),
  • ryzyko poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT, który wynika z tej niezweryfikowanej płatności (od 1 stycznia 2020 r.).

Sprawdź w LEX: Czy w sytuacji, w której kontrahent stworzył indywidualne konta do rozliczeń swoich klientów, a wpłaty są ostatecznie księgowane na rachunek, który widnieje w wykazie (białej liście), podatnik będzie mógł zaliczyć wydatek do kosztów? >

Biała lista to kolejna zmora podatników

Robert Gniezdzia, radca prawny, partner w kancelarii Chmielniak Adwokaci zwraca uwagę, że przestrzeganie przepisów dotyczących tzw. białej listy podatników może stać się kolejną zmorą przedsiębiorców, zwłaszcza tych mniejszych, których nie stać będzie na wdrożenie narzędzi informatycznych, które mogłyby ich wesprzeć w weryfikacji czy kontrahent figuruje na liście prowadzonej przez Ministerstwo Finansów oraz jaki jest jego rachunek rozliczeniowy.

Czytaj w LEX: Wykaz podatników VAT w pytaniach i odpowiedziach >

- Z różnych względów firma dokonująca weryfikacji może nie znaleźć kontrahenta lub jego rachunku rozliczeniowego w rejestrze choćby z tego powodu, że dane kontrahenta są w trakcie aktualizacji. - Z tych powodów niezwykle ważne dla uniknięcia negatywnych skutków dokonania płatności na inny numer rozliczeniowy będzie dołożenie i wykazanie dochowania należytej staranności. I o ile w przypadku dokonywania płatności na rachunki występujące w rejestrze takim dowodem należytej staranności będzie wydruk lub zapis cyfrowy wskazujący na datę sprawdzenia kontrahenta na dzień dokonywania przelewu, to w przypadku dokonania płatności na rachunek inny, niż rozliczeniowy wskazany na tzw. białej liście - przedsiębiorca musi w terminie trzech dni od daty przelewu zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego (właściwego dla wystawcy faktury) o zleceniu przelewu na rachunek, którego nie ma na wykazie. To spore utrudnienie – ocenia Robert Gniezdzia.

Sprawdź w LEX: Czy przepisy dotyczące białej listy podatników VAT dotyczą fundacji? >

 


Wiktoria Szpineta, konsultant w kancelarii TLA, zwraca również uwagę, że czasami jedna spacja, kropka czy znaki specjalne w nazwie mogą spowodować, że nie uda się odszukać danego podmiotu w rejestrze. Czy MF wymaga, żeby każdą próbę wyszukiwania udokumentować, np. zrobić i zarchiwizować wydruk ze strony? - Niewykluczone, że organy będą wymagać takich dowodów od podatnika, a ci zaczną je gromadzić, w obawie przed negatywnymi konsekwencjami podatkowymi oraz żeby uniknąć zarzutu niedochowania należytej staranności – tłumaczy Wiktoria Szpineta.

LEX News: Biała lista podatników - ułatwienie czy nowe obowiązki? >

Dochowanie należytej staranności coraz trudniejsze   

Kwestia dochowania należytej staranności staje więc coraz bardziej problematyczna. Robert Gniezdzia radzi, aby w umowach z kontrahentami wprowadzić odpowiednie klauzule regulujące sposób spełnienia świadczenia lub skutki odmowy zapłaty, jeśli rachunek bankowy wskazany w umowie bądź na fakturze będzie różnił się od rachunku rozliczeniowego wskazanego w rejestrze lub rachunek rozliczeniowy nie będzie figurował w wykazie. Klauzula może obejmować na przykład zwolnienie z obowiązku zapłaty do czasu ujawnienia rachunku rozliczeniowego w rejestrze lub aktualizacji danych. Warto także opracować krótką procedurę wewnętrzną dotyczącą zasad weryfikacji i dokumentowania sprawdzania wykazu. Zdaniem eksperta, nie ulega wątpliwości, że przedsiębiorca będzie musiał umieć wykazać fakt, że po pierwsze dokonał weryfikacji, a po drugie, że na dzień dokonania przelewu kontrahent figurował w rejestrze oraz jaki był jego rachunek rozliczeniowy. Wszystko to oznacza wzrost kosztów funkcjonowania przedsiębiorcy i warto już teraz poszukać rozwiązań informatycznych, które mogłyby wyręczyć przedsiębiorców w tych czynnościach.

Czytaj w LEX: Należyta staranność w VAT >

Problemy techniczne systemu - problemem podatnika

Na koniec pozostaje jeszcze kwestia problemów technicznych, które mogą wystąpić w przypadku próby sprawdzenia kontrahenta w wykazie. Wiktoria Szpineta wskazuje, że MF wymaga, aby podatnik w takiej sytuacji zrobił zrzut ekranu potwierdzający niedostępność serwisu oraz sugeruje, żeby „na wszelki wypadek” złożył zawiadomienie do urzędu o zapłacie na rachunek nieznajdujący się na białej liście. Powstaje zasadnicze pytanie, dlaczego podatnik ma posiadać wydruk informujący o niedostępności serwisu? - Przecież w takiej sytuacji, na serwerach zostanie odnotowana odpowiednia informacja, a tak – mamy kolejny wymóg administracyjny stawiany przez ministerstwo. Natomiast składanie zawiadomień „na wszelki wypadek” wydaje się absurdalne. Podatnik nie będzie mógł zweryfikować kontrahenta, ale zawiadomienie ma złożyć, bo może się okazać, że rachunku na białej liście nie będzie – podsumowuje ekspertka.

Zobacz procedury w LEX: