Informacja o przepisach dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu po nowemu

W związku z wchodzącymi dziś w życie zmienionymi przepisami o równym traktowaniu, mobbingu i ochronie dóbr osobistych pracowników, omawiane są z reguły zasady i terminy wprowadzenia nowego regulaminu „prewencyjnego”. Istotne jest jednak także to, że w związku ze zmianą pracodawca będzie musiał przekazać pracownikom zaktualizowaną informację o przepisach dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu oraz prawdopodobnie zaktualizować regulamin pracy, który zawierać będzie nieaktualne od 5 listopada pojęcia.

Zgodnie z wchodzącym w życie 5 listopada art. 94(3a) Kodeksu pracy (dalej: k.p.), pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ustalać ma reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie, jeżeli te reguły, procedury oraz częstotliwość działań nie są określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Regulamin ten (lub odpowiednia zmiana regulaminu pracy) musi zostać wprowadzony w życie do dnia 5 maja 2027 r. (Dz.U. z 2026 r.,poz. 1046). 

Wydanie regulaminu to jednak nie jedyne działanie, które w związku ze zmianami przepisów musi podjąć pracodawca.

Czytaj również: Regulamin antymobbingowy i antydyskryminacyjny - jak to zrobić>>

Informacja o przepisach dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu

Każdy pracodawca zobowiązany jest udostępnić pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 94[1] k.p.).

Przekazanie informacji może nastąpić na różne sposoby. Może polegać na poinformowaniu wszystkich pracowników – np. poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, zamieszczenie na wewnętrznej stronie internetowej urzędu – o tym, że przepisy są do wglądu w dziale kadr, wywieszenie treści przepisów na tablicy informacyjnej, zamieszczenie na wewnętrznej stronie internetowej, przekazanie wszystkim pracownikom w formie pisemnej lub mailowej.

Spora część pracodawców wprowadza te informacje do regulaminów pracy. Jest to jak najbardziej dopuszczalne. Rodzić to może jednak problem praktyczny właśnie w sytuacji takiej, z jaką mamy obecnie do czynienia. W razie jakiejkolwiek zamiany przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu, niezbędna jest w takich przypadkach zmiana regulaminu pracy. Skoro informacja stanowiłaby integralną część regulaminu, to zmiana w tym zakresie wymagałaby zmiany regulaminu według narzuconej w art. 104[1] k.p. procedury. Na pewno jest to znacznie bardziej skomplikowane i czasochłonne niż przygotowanie nowej informacji.

Z obowiązku udostępnienia pracownikom przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu nie można wywodzić obowiązku wyjaśniania pracownikom tych regulacji. Chodzi jedynie o przekazanie samej treści przepisów.

Nowa informacja lub zmiana regulaminu

Wchodzące w życie 5 listopada przepisy wprowadzają:

• dwa nowe pojęcia dyskryminacji (dyskryminacja przez skojarzenie i przez założenie),
• zmianę w pojęciu molestowania,
• nową konstrukcję dotychczasowego i nowy obowiązek pracodawcy w katalogu zawartym w art. 94 k.p.,
• pewne nieznaczne nawet, ale zmiany w treści przepisów o równym traktowaniu,
• daleko idące zmiany w pojęciu mobbingu i regulacjach związanych z mobbingiem.

Ważne! Zmiany te skutkować muszą przekazaniem pracownikom nowej informacji z art. 94(1) k.p., gdyż dotychczasowa 5 listopada staje się nieaktualna.

Nie ma na to wprost terminu, z czego wynika jednak, że nowa informacja powinna zostać przekazana bez zbędnej zwłoki. Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy nakładają na każdego  pracodawcę nowe obowiązki już od 5 listopada:

• systematycznego przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu w szczególności przez działania prewencyjne, wykrywanie naruszenia tej zasady oraz właściwe reagowanie na jej naruszenie, a także przez działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych nierównym traktowaniem ( art. 18[3g] k.p.);
• przeciwdziałania wszelkiemu nierównemu traktowaniu, dyskryminacji oraz mobbingowi w zatrudnieniu (art. 94 pkt 2b k.p.),
• przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności w obszarach zdrowia, sfery osobistej i reputacji, właściwej komunikacji w miejscu pracy, pozycji w zespole, efektów pracy oraz jej oceny, a także statusu zawodowego pracownika i jego kwalifikacji (art. 94 pkt 2c k.p.);
• systematycznego przeciwdziałania mobbingowi w szczególności przez działania prewencyjne, wykrywanie mobbingu oraz właściwe reagowanie na mobbing, a także przez działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem (art. 94[3] par. 1 k.p.).

W interesie pracodawcy leży zatem szybkie zaktualizowanie informacji, gdyż już od 5 listopada ma on obowiązki systematycznego przeciwdziałania naruszeniom, a aktualizacja wiedzy pracowników dotyczących przepisów jest jednym z działań prewencyjnych.

Sprawa się komplikuje, jeżeli informacja o przepisach dotyczących równego traktowania została zawarta w regulaminie pracy, co ma miejsce u wielu pracodawców. O ile regulamin lub zapisy „prewencyjne” (nowy art. 94[3a] k.p. lub nowy pkt 10 w art. 104[1] par. 1 k.p. ) powinny zostać wprowadzone w życie w ciągu pół roku, o tyle same nowe pojęcia, zmiany w dotychczasowych obowiązkach obowiązywać będą od 5 listopada. Nawet zaś jeśli regulamin nie zawiera tej informacji to i tak są w nim umieszczone np. obowiązki pracodawcy z art. 94 k.p., które ulegają zmianie, często wprost wskazuje się na np. definicję mobbingu.

Trudno zaś przyjąć dopuszczalność utrzymywania przez wiele miesięcy nieaktualnej konstrukcji regulaminu, dlatego też pracodawcy powinni podjąć działania w kierunku odpowiednich zmian.