Zgodnie z wchodzącym w życie 5 listopada art. 94(3a) Kodeksu pracy (dalej: k.p.), pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ma ustalać reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie, jeżeli te reguły, procedury oraz częstotliwość działań nie są określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy (dalej: regulamin prewencyjny).
Podstawą prawną do wydania regulaminu będzie obowiązujący od 5 listopada 2026 r. art. 94(3a) k.p. O ile przed tą datą w pełni możliwe jest przygotowywanie treści regulaminu, o tyle nie można wydać go przed tym dniem, jak również nie powinno się przed tym dniem przeprowadzać obowiązkowej procedury uzgodnień ze stroną pracowniczą. Działania te nie miałyby bowiem podstawy prawnej i regulamin byłby wydany wadliwie.
Czytaj również: Zgłoszenia mobbingu - lepsza komisja, niż jedna osoba>>
Regulamin prewencyjny a regulamin pracy
Do Kodeksu pracy dodano odnośnie kwestii nas interesującej nie tylko art. 94(3a), ale również do art. 104(1) par. 1 k.p. dodano pkt 10 odnoszący się do treści regulaminu pracy. Wskazuje on, że w regulaminie pracy należy uregulować reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania:
- naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracowników,
- naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz dyskryminacji w zatrudnieniu,
- mobbingowi
- chyba że u pracodawcy wydany został regulamin, o którym mowa w art. 94(3a) k.p.
Z tej konstrukcji wynika, że kwestie te nie muszą być regulowane regulaminem pracy. Mogą być określane osobnym regulaminem, co dotyczy także pracodawców obowiązanych ze względu na stan zatrudnienia do wydawania regulaminu pracy.
Pracodawca, który wydaje regulamin pracy może kwestie te uregulować zatem w nim - może, ale nie musi. Decyzja co do tego, czy będzie to odrębny regulamin czy część regulaminu pracy należy do pracodawcy. W ocenie autora odpowiedzi trafniejsze jest przyjęcie osobnego regulaminu, gdyż tworzy to większą przejrzystość. To jednak bardziej kwestia upodobań pracodawcy niż jakiegoś twardego „za i przeciw”.
Uzgodnienia ze związkiem zawodowym lub przedstawicielami pracowników
Przepisy nowego art. 94(3a) k.p. zobowiązują pracodawcę do współpracy przy wydawaniu regulaminu prewencyjnego z pracownikami. Ma uzgodnić jego treść z:
- z zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - z tymi organizacjami ((jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści regulaminu ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść regulaminu z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25(3) ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy),
- z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie obowiązującym u tego pracodawcy wówczas, gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa.
W tym drugim przypadku należy pamiętać, że mają to być przedstawiciele, a nie przedstawiciel (czyli co najmniej dwie osoby) oraz, że mają zostać wybrani przez pracowników. Ponadto powinni zostać wyłonieni w tym konkretnym celu – nie można automatycznie „wykorzystać” osób wybranych kiedyś do czegoś kompletnie innego (np. w celu zawarcia porozumienia o ruchomych rozkładach czasu pracy).
Pracodawca przygotować musi projekt regulaminu i przedstawić go odpowiednio organizacji związkowej lub przedstawicielom pracowników. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu regulaminu przez pracodawcę nie dojdzie do uzgodnienia jego treści, pracodawca ustala treść regulaminu, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników w toku uzgadniania treści regulaminu.
Przykład: Pracodawca zdecydował się na niewydawanie nowego regulaminu, ale na odpowiednie zmiany regulaminu pracy. U pracodawcy nie działają związki zawodowe. Nowe regulacje wskazują na obligatoryjną współpracę z przedstawicielami pracowników przy wydawaniu regulaminu prewencyjnego. Nie nastąpiła jednak zmiana przepisów dotyczących procedury wydawania i zmiany regulaminu pracy. Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca. Skoro u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, to nowa „antymobbingowo-antydyskryminacyjna” treść regulaminu pracy nie musi być uzgadniana z przedstawicielami pracowników.
Regulamin prewencyjny wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Podanie do wiadomości pracowników może zostać zrealizowane poprzez np. wywieszenie na tablicy ogłoszeń, umieszczenie na wewnętrznej stronie internetowej lub w oprogramowaniu, do którego dostęp mają wszyscy pracownicy, rozesłanie mailowo. Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy. Na tę okoliczność pobrane powinno zostać także oświadczenie od pracownika i umieszczone w jego aktach osobowych.
