Rada Dialogu Społecznego nie zakończyła jeszcze prac nad projektem nowelizacji ustawy – Kodeks pracy, który przygotowało ówczesne Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Przewiduje on zastąpienie regulacji dotyczących telepracy pracą zdalną. Dziś przepisy zawarte są w ustawie w sprawie COVID-19, które zostały wprowadzone jeszcze w marcu, czyli na początku epidemii.
Czytaj również: Praca zdalna – firmy mają zastrzeżenia do rządowego projektu>>
Praca zdalna a praca hybrydowa
Nowe przepisy mają wprowadzić definicję pracy zdalnej. W ramach tej definicji, wskazano, że „praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy lub poza innym stałym miejscem świadczenia pracy, określonym w umowie o pracę lub wskazanym przez pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).” Z przedstawionej definicji wynika, że projektodawca nie rozróżnia pracy zdalnej od pracy hybrydowej, która cieszy się znaczną popularnością zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. Jeśli przepisy w tym kształcie wejdą w życie, praca hybrydowa stanie się określeniem „doktrynalnym” bez odniesienia legalnego. Zatem, do wprowadzenia pracy hybrydowej pracodawcy będą musieli spełnić wszelkie wymogi związane z pracą zdalną, a jest ich nie mało, ale o tym dalej.
Zobacz procedurę w LEX: Home office a obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pracy >
Ponadto, analizując już tylko samą proponowaną definicję należy zauważyć, że projektodawca popełnia błąd, który ujawnił się wcześniej przy definicji podróży służbowej. Mianowicie, definicja podróży służbowej również odnosi się do siedziby pracodawcy i w tym zakresie powoduje szereg kontrowersji w praktyce jej stosowania. W tym zakresie projektodawca powinien zbudować definicję pracy zdalnej w korelacji do stałego miejsca pracy określonego w umowie. Taka regulacja byłaby przejrzysta i nie powtarzałaby dotychczasowych błędów normatywnych.
Negocjacje nie zawsze są potrzebne
Przechodząc do holistycznej analizy proponowanych przepisów, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że nowy Rozdział IIc Kodeksu pracy określający zatrudnienie pracowników w formie pracy zdalnej jest przeregulowany. Spore zdziwienie powinien budzić fakt, że w propozycjach przepisów znajduje się wiele norm wręcz skopiowanych z dotychczasowej regulacji telepracy. W szczególności należy zwrócić uwagę na niezwykle szeroko rozbudowaną procedurę negocjacyjną wprowadzenia pracy zdalnej u pracodawcy. Warto przypomnieć, że to właśnie wymóg czasochłonnego i długotrwałego uzgadniania zasad telepracy powodował, że była ona przeregulowana i nie była stosowana w praktyce. Zwłaszcza stan epidemii pokazał, że obwarowanie telepracy wskazanymi wymogami w istocie prowadzi do niemożliwości jej stosowania.
Zobacz procedurę w LEX: Zasady wykonywania pracy zdalnej w okresie stanu epidemii >
Co więcej, wymóg obszernych negocjacji ze związkami zawodowymi jest z całą pewnością zbędny przy incydentalnej pracy zdalnej (hybrydowej). Zgodzić się należy z wypowiedziami ekspertów, którzy postulują określenie progu okresu trwania pracy zdalnej, którego przekroczenie będzie wymagało spełnienia wszystkich wymogów ustawowych. Przykładowo, jeśli czas pracy wykonywanej w sposób zdalny nie przekroczy 20 proc. miesięcznego czasu pracy, wtedy nie będzie obowiązku przeprowadzania procedury negocjacyjnej. Taka swoboda stron pozwalałaby na wprowadzenie tzw. okazjonalnej (incydentalnej) pracy zdalnej. Incydentalna praca zdalna jest rozwiązaniem niezwykle wygodnym dla pracownika, który mógłby skorzystać z tej możliwości zamiast wykorzystywania np. tzw. urlopu na żądanie.
Sprawdź w LEX: Czy osoba pracująca w trybie home office, chcąc wziąć dzień wolny, zamiast urlopu może wziąć dni na opiekę nad dzieckiem do lat 8? >
Podobnie należy ocenić proponowany obowiązek pracodawcy dostarczenia pracownikowi wszelkich niezbędnych materiałów do wykonywania pracy zdalnej. W sytuacji, w której strony zdecydują się wprowadzić pracę hybrydową lub okazjonalną pracę zdalną zarówno długotrwały proces negocjacyjny, jak i konieczność wyposażenia pracownika w niezbędne materiały (m.in. laptop) prawdopodobnie skutecznie uniemożliwią w praktyce taki zabieg. Projektodawca powinien rozważyć zmianę charakteru przepisu nakładającego ten obowiązek na pracodawcę z imperatywnego na semiimperatywny poprzez wprowadzenie możliwości innego uzgodnienia tej kwestii przez strony. Taka zmiana z całą pewnością w większym stopniu uelastyczniłaby wzajemne porozumienia i korzystnie wpłynęłaby na praktykę stosowania pracy zdalnej.
Sprawdź również książkę: Kształtowanie przestrzeni pracy. Praca w biurze, praca zdalna, coworking >>
Kazuistyka przesłanek wprowadzenia pracy zdalnej
Jednocześnie projektodawca wskazuje, że uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej może nastąpić „przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia”. W ramach tej drugiej możliwości podkreślono, iż praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy, gdy „wprowadzony został stan nadzwyczajny lub stan epidemii lub jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.”
W odniesieniu do tego postanowienia, w ramach konsultacji, pracodawcy często podnosili okoliczność, iż takie określenie przesłanek polecenia pracy zdalnej jest zbyt wąskie i odpowiadające jedynie na obecne problemy związane z pandemią. Przepisy kodeksowe powinny cechować się stałością i uniwersalnością, stąd postuluje się wprowadzenie zamiast kazuistycznych przesłanek klauzulę generalną umożliwiającą pracodawcom wprowadzenie pracy zdalnej „ze względu na szczególne okoliczności”. Takie określenie możliwości polecenia pracy zdalnej pozwoliłoby uzyskać omawianej jednostce redakcyjnej przymiot uniwersalności, a same przepisy mogłyby prawidłowo funkcjonować po ustaniu epidemii.
Zobacz procedurę w LEX: Ryczałt za sprzęt używany do pracy zdalnej w dobie pandemii koronawirusa >
Kontrowersyjna kontrola pracy zdalnej
Analizowany projekt wprowadza też prawo pracodawcy do kontroli pracy zdalnej w miejscu jej wykonywania. Co istotne, przepisy umożliwiałyby kontrolę pracy w miejscu zamieszkania pracownika. Co prawda, projektodawca wprowadził pewne ograniczenia jak te, że kontrola może być wykonywana jedynie w godzinach pracy oraz za uprzednią zgodą pracownika, ale sam pomysł fizycznej kontroli wydaje się zupełnie niezrozumiały. Z istoty pracy zdalnej wynika brak konieczności fizycznego kontaktu z pracodawcą oraz innymi pracownikami. W szczególności ten aspekt ma znaczenie w dobie epidemii, podczas której każdy fizyczny kontakt może stanowić poważne zagrożenie dla zdrowia i życia.
Czytaj w LEX: Okiem ID-a: ochrona danych osobowych przy pracy zdalnej >
Ponadto, analizując ten problem w oderwaniu od obecnych uwarunkowań, wprowadzenie możliwości kontroli wykonywanej pracy w miejscu zamieszkania wydaje się rażąco wątpliwy z punktu widzenia konstytucyjnego prawa do prywatności. Zdaje się, że projektodawca nie wziął pod uwagę sytuacji, w której osoby zamieszkujące razem z pracownikiem nie wyrażą zgody na wejście do ich domu osób trzecich. Czy w przypadku sprzeciwu osób współzamieszkujących prawo pracodawcy do fizycznej kontroli pracy zdalnej wygasa? Tego typu problemy z całą pewnością powstaną, jeśli przepisy wejdą w życie w proponowanym kształcie, bowiem fizyczna kontrola pracy zdalnej jest absurdalna i przeczy jej istocie.
Czytaj w LEX: Czy w czasie wykonywania pracy zdalnej pracownicy powinni zostać zwolnieni z obowiązku podpisywania list obecności? >
Projektodawca powinien większy nacisk położyć na kontrolę pracy zdalnej przeprowadzaną na odległość. Innymi słowy, skoro praca może być wykonywana online to nie ma przeszkód, aby jej kontrola również została przeprowadzona w tej formie. Pracownik może przecież pokazać na kamerze wbudowanej w laptopa lub telefon komórkowy swoją przestrzeń, w której wykonuje pracę. Taka regulacja przecięłaby wszelkie wątpliwości związane z prawem do prywatności oraz zgodą osób wspólnie zamieszkujących.
Archaiczne podejście do czasu pracy
Zgodnie z nowymi przepisami, jeśli dotychczas pracownik wykonywał pracę w biurze od 9:00 do 17:00, to przejście na pracę zdalną oznacza jedynie tyle, że ten sam pracownik ma wykonywać pracę w domu w tych samych godzinach. Praktyka stosowania pracy zdalnej pokazuje, że taki wymóg jest również archaizmem. Pracodawca nie ma racjonalnych narzędzi, aby kontrolować czy pracownik wykonuje pracę w domu w tych samych godzinach, co w biurze. Ponadto, nawet jeśli konkretny pracodawca wprowadza takie rozwiązania (m.in. systemy rejestrujące aktywność pracownika) to jest to nieefektywne i cechuje się brakiem elastyczności. Co więcej, zazwyczaj nie ma takiej potrzeby, aby pracownik wykonywał swoje obowiązki przez 8 godzin bez przerwy na np. odebranie dziecka ze szkoły.
Zobacz w LEX: Praca zdalna - zarządzanie zespołem zdalnym - szkolenie online >
Tak więc, w tym zakresie projektodawca również wykazał się podejściem archaicznym, ponieważ nie wprowadził możliwości zmiany systemu czasu pracy na zadaniowy lub ruchomy, tam gdzie jest to możliwe. Takie rozwiązanie pozwoliłoby na większą swobodę wykonywania pracy i połączenie obowiązków pracowniczych z pozostałymi zobowiązaniami rodzinnymi. Omawiany postulat byłby realizacją polityki work-life balance, która pozwala zachować równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Łukasz Łaguna, prawnik w kancelarii BKB Baran Książek Bigaj, doktorant nauk prawnych w Szkole Doktorskiej Nauk Społecznych UJ, ekspert z zakresu prawa zatrudnienia oraz rynku pracy.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
