Nowelizacja Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw z 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 240, dalej: k.p.), wprowadzająca na stałe do prawa pracy instytucję pracy zdalnej budzi wiele wątpliwości, o czym w serwisie Prawo.pl już wielokrotnie pisaliśmy. Teraz okazuje się, że problemy interpretacyjne rodzi nawet sama definicja pracy zdalnej sformułowana w ustawie, a dokładnie użyte w niej sformułowanie „adres zamieszkania”.

- Myślę, że jest to przepis, który co do terminu „adres zamieszkania” nie został bardzo świadomie przyjęty. Zapewne po prostu komuś się pomyślało, żeby był adres, bo miejsce zamieszkania jest niedookreślone, zwłaszcza w świetle definicji w Kodeksie cywilnym, gdzie chodzi o miejscowość. Tymczasem miejsce zamieszkania równoznaczne adresowi występuje w przepisach procedur, choć, z drugiej strony, w rocznym PIT jest miejsce na podanie adresu zamieszkania i adresu do korespondencji – mówi serwisowi Prawo.pl prof. Hubert Izdebski, prawnik, ekspert w dziedzinie samorządu terytorialnego i administracji publicznej.

Zobacz procedurę w LEX: Praca zdalna na wniosek pracownika >

Czytaj również: Pracownik mobilny też może wykonywać pracę zdalną>>

Adres zamieszkania czy miejsce zamieszkania?

Jak już wspomnieliśmy, w art. 67(18) K.p. ustawodawca zawarł definicję pracy zdalnej. Zgodnie z nią, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Problem polega jednak na tym, że prawo nie zna określenia „adres zamieszkania".  Nie ma jego definicji legalnej.

Sprawdź w LEX: Czy można pracownika dopuścić tymczasowo do pracy zdalnej, wyznaczając mu termin na dostosowanie stanowiska? >

Prawo administracyjne operuje adresem zameldowania a Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 1360, dalej: k.c.) posługuje się pojęciem miejsca zamieszkania. Zgodnie z art. 25 k.c., miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu. Z kolei art. 28 k.c. stanowi, że można mieć tylko jedno miejsce zamieszkania.

Zobacz linię orzeczniczą w LEX: Zamiar stałego pobytu jako przesłanka ustalenia miejsca zamieszkania >

 

Miejsce zamieszkania według Kodeksu cywilnego

Jak tłumaczy dr Michał Zalewski z Katedry Prawa Cywilnego UMCS w Lublinie, według art. 25 K.c., miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość,  w której osoba fizyczna przebywa z zamiarem pobytu stałego. Ustalenie miejsca zamieszkania osoby fizycznej dokonuje się zatem przy uwzględnieniu dwóch okoliczności: dającej się stwierdzić obiektywnie aktywności rodzinnej, zawodowej czy społecznej danej osoby oraz subiektywnej woli tej osoby stałego skoncentrowania wskazanej aktywności w określonej miejscowości. Osoba fizyczna może mieć tylko jedno miejsce zamieszkania (art. 28 K.c.).

Czytaj w LEX: Nowe zasady pracy zdalnej - nowelizacja kodeksu pracy >

- Użycie w przepisie art. 25 K.c. sformułowania „miejscowość” sprawia, że określenie miejsca zamieszkania osoby fizycznej może nastąpić w sposób dość ogólny, bez wskazania precyzyjnych danych, takich jak ulica, numer domu czy mieszkania. Takie określenie miejsca zamieszkania osoby fizycznej bywa niewystarczające, choćby w kontekście miejsca wykonania zobowiązania, w sytuacji, gdy nie wynika ono z treści zobowiązania lub jego właściwości (zob. art. 454 par. 1 Kc). Dane takie jak ulica, numer domu, numer mieszkania wyznaczają adres zamieszkania. W takim kontekście znaczeniowym pojęciem adresu posługują się przepisy KPC (zob. np. art. 136, 8203 par. 1), używając go, jak się zdaje, zamiennie z pojęciem miejsca zamieszkania. Wobec takiego stanu prawnego w piśmiennictwie formułowane są propozycje zmiany przepisów K.c. dotyczących miejsca zamieszkania polegających na uściśleniu kryteriów ustalania miejsca zamieszkania (które sprowadzałoby się do adresu osoby fizycznej) – mówi dr Michał Zalewski. I dodaje: - W dodanym art. 6718 K.p. posłużono się pojęciem adresu zamieszkania pracownika, przez który należy, jak się zdaje, rozumieć miejscowość, ulicę i numer domu lub mieszkania, gdzie pracownik przebywa z zamiarem pobytu stałego. Trzeba jednak zauważyć, że wskazany przepis nie nakłada na pracownika bezwzględnego obowiązku wykonywania pracy zdalnej każdorazowo pod adresem zamieszkania. Praca zdalna może być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika, przy czym musi ono być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.

Sprawdź w LEX: Czy pracodawca powinien zobowiązać pracownika pracującego zdalnie do zapewnienia sobie apteczki pierwszej pomocy? >

 

Praca zdalna. Kontrola trzeźwości pracowników. Wzory (E-BOOK) ebook

Małgorzata Mędrala

Sprawdź  

To nie praca zdalna, tylko… home office

- Praca zdalna opiera się na dwóch elementach odróżniających ją od typowego świadczenia pracy. Pierwszym jest zmiana miejsca pracy, drugim - sposób przesyłania wyników pracy. W obu przypadkach chodzi o to, żeby praca była wykonywana „z daleka”, poza miejscem uzgodnionym w umowie o pracę. W kodeksowej pracy zdalnej doprecyzowano sposób zmiany miejsca świadczenia pracy, przyjmując dokładnie odwrotne rozwiązanie niż w ustawie covidowej. Tym razem miejsce świadczenia pracy proponuje pracownik i nigdy nie może być ono narzucone przez pracodawcę. Dotyczy to również pracy zdalnej wykonywanej na polecenie pracodawcy. Godząc się na wykonywanie pracy zdalnej, obie strony jednocześnie wyrażają zgodę na zmianę miejsca świadczenia pracy – mówi dr hab. Monika Gładoch, prof. UKSW, kierownik Katedry Prawa Pracy, radca prawny.

Zobacz procedurę w LEX: Polecenie pracy zdalnej >

Jak zauważa prof. Gładoch, w odniesieniu do miejsca świadczenia pracy zdalnej ustawa sugeruje adres zamieszkania pracownika. - Ustawodawca posłużył się dość niekonwencjonalnym określeniem, innym niż przewidują obowiązujące przepisy prawa – wskazuje. I przypomina, że w cywilistyce wyróżnia się miejsce zamieszkania, a w prawie administracyjnym - miejsce zameldowania. - Zapewne taka regulacja wynika z art. 22(1) par. 3 k.p., który wymaga przy zatrudnieniu pracownika podania przez niego dodatkowych danych osobowych obejmujących adres zamieszkania. Z uwagi na fakt, że to pracownik wskazuje miejsce świadczenia pracy, można zakładać, iż praca zdalna będzie miała charakter przede wszystkim home office, rzadziej pracy wykonanej w innym biurze lub miejscu wydzierżawionym przez pracodawcę, choć nie jest to niemożliwe. Pracownik musiałby jednak o nich wiedzieć, a ponadto sam zaproponować to miejsce – twierdzi prof. Gładoch. Jak podkreśla, mając na uwadze prawo pracownika do wskazania miejsca świadczenia pracy zdalnej, można dojść do wniosku, że jest to szczególny benefit dla pracownika. To szczególne uprawnienie modyfikuje jednak definicję stosunku pracy. Nie będzie to już miejsce i czas wyznaczone przez pracodawcę. W przypadku pracy zdalnej pracodawca jedynie wyraża zgodę na propozycję miejsca złożoną przez pracownika.

Sprawdź w LEX: Czy praca w domu, dodatkowo wykonywana przez pracownika, pomniejsza pulę 24 dni przysługującej pracownikowi okazjonalnej pracy zdalnej? >

Zdaniem prof. Moniki Gładoch,  ustawodawcy chyba chodziło o miejsce zamieszkania, żeby wskazać to jedno miejsce zamieszkania, a zarazem, żeby to był konkretny adres, a nie był Poznań, Warszawa czy Łódź itp. Przepisy nie wykluczają jednak uzgodnienia przez strony kilku miejsc świadczenia pracy zdalnej – podkreśla.

- Na gruncie Kodeksu cywilnego można mieć jedno miejsce zamieszkania. Co do tego nie mamy wątpliwości. Wątpliwości pojawiają się jednak w sytuacji, gdy ustawodawca posługuje się innym określeniem, a mianowicie adres zamieszkania. Pytanie bowiem, czy adres zamieszkania jest tożsamy z miejscem zamieszkania. Nie zapominając przy tym, że mamy jeszcze jedno, kluczowe określenie a mianowicie adres zameldowania, które spełnia rolę administracyjną – zaznacza z kolei dr hab. Daniel Książek, radca prawny i wspólnik zarządzający w Kancelarii Prawnej BKB Baran Książek Bigaj. Jego zdaniem, w pewnym sensie, można przyjąć, że miejsce zamieszkania jest identyfikowane poprzez właśnie podanie (określenie) adresu co prowadzi nas do określenia adresu zamieszkania. Jak podkreśla, adres zamieszkania użyty w k.p. należy traktować szerzej. - Skoro wolą ustawodawcy było uelastycznienie możliwości wykonywania pracy zdalnej, to poprzez adres zamieszkania należy rozumieć każde konkretnie określone miejsce, w którym pracownik w danym czasie zamieszkuje w oderwaniu od cywilistycznego rozumienia miejsca zamieszkania czy też administracyjnego rozumienia adresu zameldowania – tłumaczy Daniel Książek.

Sprawdź w LEX: Czy pracownik, który ma obszarowo wskazane miejsce pracy może wnioskować o pracę zdalną? >

Przyznaje jednak, że fakt, iż zgodnie z K.c. można mieć tylko jedno miejsce zamieszkania, tylko potęguje wątpliwości na gruncie przepisów pracy zdalnej. - Wydaje się, że z perspektywy prawa pracy ta część zdania w art. 67 k.p. (czyli - w tym pod adresem zamieszkania pracownika) jest zbędna, gdyż nie wpływa na elastyczność w określeniu miejsca pracy zdalnej, bo stanowi jedynie przykład, gdzie może być praca zdalna wykonywana. Z perspektywy jednak prawa cywilnego, jak i administracyjnego może budzić niepotrzebne problemy interpretacyjne, z przełożeniem na rozumienie wskazanego przepisu. Osobiście uważam, że ustawodawca powinien z ostrożnością podchodzić do używania różnych określeń, bo potem w praktyce prowadzi to do trudności w interpretacji i stosowaniu prawa – mówi dr hab. Daniel Książek. 

Sprawdź w LEX: Czy pracodawca może w regulaminie pracy zdalnej określić limit dni pracy zdalnej (miesięczny lub tygodniowy)? >

 

Sprawdź również książkę: Praca zdalna. Kontrola trzeźwości pracowników. Wzory (E-BOOK) ebook >>


Przepis daje dużą swobodę, ale nie nieograniczoną

W opinii mec. Magdaleny Świtajskiej, adwokata i wspólnika w Kancelarii Wardyński i Wspólnicy, przepis ten daje dużą, ale nie nieograniczoną dowolność wyboru miejsca pracy zdalnej. - Ustawa stanowi, że praca zdalna może być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika (i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą), czyli wszędzie, gdzie pracownik wskaże, pod warunkiem, że pracodawca takie wskazanie zaakceptuje. Odwołanie w przepisie do adresu zamieszkania pracownika jest pewną wskazówką, przykładem, ale w żaden sposób nie ogranicza wyboru pracownika. Ustawodawca nie posłużył się przy tym pojęciem miejsca zamieszkania (w rozumieniu art. 25 Kodeksu cywilnego) ani adresem zameldowania znanym prawu administracyjnemu, więc należy rozumieć, że wspomniany adres może, ale nie musi pokrywać się z miejscem zamieszkania lub zameldowania pracownika. Może to być także każde inne miejsce, w którym pracownik w danym czasie mieszka, np. hotel, dom rodziców, mieszkanie znajomych czy dom letniskowy – wskazuje mec. Magdalena Świtajska. 

Jednocześnie jednak dodaje, że pracownik musi uzgodnić z pracodawcą konkretną lokalizację (najlepiej adres) choćby w celu umożliwienia pracodawcy przeprowadzenia inspekcji. - Z tego powodu, a także w uwagi na konieczność zapewnienia w miejscu wykonywania pracy zdalnej bezpiecznych i higienicznych warunków pracy czy stanowiska pracy zorganizowanego zgodnie z zasadami ergonomii, nie jest możliwe uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej z każdego miejsca, w tym np. z plaży, z lasu czy parku – zauważa mec. Świtajska.

Sprawdź w LEX: Czym różni się praca zdalna od pracy zdalnej okazjonalnej? >

Tak samo uważa dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski, która podkreśla, że ustawodawca postrzega pracę zdalną jako home office, czyli pracę z domu. - Dopuszcza inne miejsca jej wykonywania, po każdorazowym uzgodnieniu z pracodawcą, ale nie mogą to być niestety takie miejsca jak park czy plaża, mimo że pracownik oświadcza, że miejsce, w którym jest świadczona spełnia bezpieczne i higieniczne warunki. Z tego powodu, moim zdaniem, ustawodawca jako jedno z tych miejsc wskazał adres zamieszkania pracownika, chcąc podkreślić, że ma to być miejsce stacjonarne, z konkretnym adresem - wskazuje.

Zobacz procedurę w LEX: Ustalanie kosztów pracy zdalnej >

- Ja rekomenduję pracodawcom wpisywanie dokładnego adresu zamieszkania pracownika do porozumienia zawieranego z pracownikiem w sprawie pracy zdalnej, a jeśli pracodawca dopuszcza więcej niż jedno miejsce pracy zdalnej, to wskazywanie dokładnych np. dwóch adresów. Może być alternatywnie adres zamieszkania i adres zameldowania, byleby wskazać je jako konkretne adresy, a nie posługiwać się samą ogólną klauzulą, że np. praca będzie wykonywana z miejsca zamieszkania pracownika, co generowałoby ryzyko braku świadomości pracodawcy skąd pracownik pracuje w razie np. przeprowadzki. Bo nie może być sytuacji, że pracodawca nie wie, w jakim miejscu pracownik będzie wykonywał pracę zdalną – mówi Monika Kolasińska, radca prawny z Działu Prawa Pracy kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.

Sprawdź w LEX:

Według Roberta Lisickiego, radcy prawnego, dyrektora Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, należy uznać, że ma to być adres, pod którym pracownik mieszka. - Z punktu widzenia Kodeksu cywilnego takie sformułowanie może budzić pewne wątpliwości, mając na uwadze definicję miejsca zamieszkania. Natomiast przepis prawa pracy wskazuje na adres czyli określenie ulicy, lokalu oraz miejscowości. Miejsce zamieszkania jako miejsce wykonywania pracy zdalnej nabiera znaczenia w kontekście przepisów bhp. Pracownik potwierdza, że w miejscu przez siebie wskazanym ma bezpieczne warunki wykonywania pracy – mówi Robert Lisicki. Potwierdza również, że szereg firm ogranicza swobodę wyboru miejsca pracy zdalnej przez pracowników, poprzez zakaz pracy w miejscach publicznych, poza terytorium RP czy w pewnej odległości od siedziby pracodawcy.

Czytaj w LEX: Praca zdalna a ochrona danych osobowych >>>

- W omawianym zakresie, tak naprawdę o tym, co jest tym adresem zamieszkania zadecydują strony w uzgodnieniach – uważa prof. Hubert Izdebski. Według niego, przez to, że przepis został przyjęty w pewien sposób intuicyjnie, nie będzie rodził dużego problemu z jego stosowaniem.

Czytaj również: Kodeksowa praca zdalna możliwa po 7 kwietnia, nawet gdy konsultacje ze związkami trwają>>

Kadrowo większego problemu nie będzie?

- Od strony kadrowej nie widzę tu większego problemu, bo przyjmuje się, że adres zamieszkania to adres, pod którym pracownik przebywa/zamieszkuje stale aż do odwołania, w sytuacji gdy jest on inny niż adres zameldowania lub pracownik nie posiada adresu zameldowania. Oprócz tego podawany jest również adres zameldowania, czyli adres w którym pracownik przebywa na stałe oraz adres do korespondencji - mówi Monika Smulewicz, dyrektor zarządzający, partner w Grant Thornton, autorka bloga HR na szpilkach. I przypomina: - Zresztą w takim obiegowym trybie często stosowany jest właśnie adres zamieszkania. Nawet w dokumentach zgłoszeniowych do ZUS trzeba go podać. Podobnie w formularzach podatkowych PIT-11 podaje się właśnie adres zamieszkania, a rozliczenie z właściwym urzędem skarbowym uzależnione jest właśnie od miejsca zamieszkania podatnika w dniu 31 grudnia. - Co nie zmienia faktu, że faktycznie brakuje tej definicji legalnej tego adresu zamieszkania – zauważa Monika Smulewicz.

WZORY DOKUMENTÓW w LEX:

     

     

    -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

    Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.