Już w najbliższy piątek zaczną obowiązywać przepisy znowelizowanego Kodeksu pracy, wprowadzające przepisy o pracy zdalnej (Dz.U. z 2023 r., poz. 240). Wielu pracodawców przygotowania do wdrożenia kodeksowej pracy zdalnej rozpoczęło już wcześniej, żeby zdążyć do 7 kwietnia z zawarciem porozumień ze związkami zawodowymi i wydaniem regulaminów pracy zdalnej. Są jednak i tacy, którzy z różnych względów (np. choroby przedstawicieli organizacji związkowej albo dyrektora działu HR) już wiedzą, że nie zdążą na czas. - Pracodawcy już obecnie w zdecydowanej większości tworzą regulaminy i porozumienia wprowadzające pracę zdalną. Nie widzę ku temu przeszkód natury prawnej. Powiem więcej, jest to właśnie racjonalne wykorzystanie ustawowego vacatio legis, aby teraz, znając już tekst ogłoszonej ustawy, takie dokumenty przygotować, tak aby od 7 kwietnia stosować w zakładzie pracy aktualne zasady wykonywania pracy zdalnej - mówi serwisowi Marcin Frąckowiak, radca prawny z kancelarii Sadkowski i Wspólnicy, ekspert BCC ds. zbiorowego oraz indywidualnego prawa pracy.

WZORY DOKUMENTÓW:

 

Czytaj również: Pracodawco, z przygotowaniem regulaminu pracy zdalnej śpiesz się powoli>>

Porozumienie, regulamin albo indywidualne porozumienia z pracownikami

O tym, jak krok po kroku powinna wyglądać procedura wdrażania zasad wykonywania kodeksowej pracy zdalnej, stanowi art. 67(20). Zgodnie z jego par. 1, zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, jak mówi par. 2, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5 proc.  pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Sprawdź też: Czy pracodawca może określić, że praca zdalna może być wykonywana do 10 dni w miesiącu? >>

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z par. 1 albo 2, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Tak stanowi par. 3. Z kolei par. 4 wskazuje, że jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Ale uwaga. W myśl par. 5, wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, o którym mowa w par. 1 albo 2, albo nie został wydany regulamin, o którym mowa w par. 3 albo 4. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w art. 67(19) par. 3, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Zobacz też: Nowe zasady pracy zdalnej - nagranie szkolenia >>

 

Praca zdalna. Kontrola trzeźwości pracowników. Wzory (E-BOOK) ebook

Małgorzata Mędrala

Sprawdź  

Przegrany wyścig z czasem nie pozbawia szansy wprowadzenia pracy zdalnej

W opinii mec. Marcina Frąckowiaka pracodawca, który nie zdąży z przyjęciem nowych zasad będzie miał dwie opcje. - Albo wstrzyma się z powierzaniem pracy zdalnej do czasu przyjęcia porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej, albo zdecyduje się na zawarcie z pracownikiem indywidualnego porozumienia w sprawie pracy zdalnej, o czym mowa w art. 67(20) par. 5 Kodeksu pracy. Do zawarcia takiego porozumienia nie potrzebuje bowiem zakładowego regulaminu ani porozumienia w sprawie pracy zdalnej – wskazuje ekspert.

Sprawdź też: Czy miejsce pracy zdalnej musi zostać wskazane w umowie o pracę? >>

Zdaniem dr Iwony Jaroszewskiej-Ignatowskiej, radcy prawnego, partnera w kancelarii Raczkowski, od 7 kwietnia br. dopuszczalne prawnie są cztery rozwiązania. Po pierwsze, można przyjąć, że pracy zdalnie nie będzie w firmie w ogóle, dopóki nie osiągniemy porozumienia ze stroną społeczną lub nie minie 30 dni od zakończenia ustawowego terminu na negocjacje. Można zatem polecić pracownikom wykonywanie od 7 kwietnia br. pracy wyłącznie w biurze przez ten przejściowy okres. - To będzie najgorsze rozwiązanie dla pracowników, często też trudne logistycznie dla pracodawców, ale dopuszczalne prawnie – podkreśla dr Jaroszewska-Ignatowska. Po drugie - dopuszczalna prawnie będzie praca zdalna na polecenie pracodawcy, na podstawie znowelizowanych przepisów. Możemy ją bowiem stosować w okresie stanu zagrożenia epidemicznego i 3 miesiące po jego odwołaniu, a do tego odwołania nie doszło. Nadal obowiązuje rozporządzenie z 12 maja 2022 r. wprowadzające ten stan. To rozwiązanie wymaga jednak wydania polecenia o odpowiedniej treści, uzgodnienia z pracownikami miejsc pracy zdalnej oraz zebrania od każdego pracownika, bezpośrednio przed wydaniem polecenia, oświadczenia, że posiada on warunki techniczne i lokalowe do wykonywania pracy zdalnej. Dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska podkreśla, że to spore przedsięwzięcie logistyczne w przypadku dużych firm. Przy tej pracy zdalnej konieczne będzie również policzenie i wypłacanie ryczałtu. Po trzecie – wymienia dr Jaroszewska-Ignatowska - można zastosować pracę zdalną okazjonalną. Pracodawca wdroży po prostu zasadę, że będzie zgadzał się na wnioski pracowników o wykonywanie tej pracy. Jest ona bezkosztowa, więc to nie jest rozwiązanie korzystne dla pracowników. Po stronie pracodawcy rodzi natomiast i tak konieczność sporządzenia oceny ryzyka zawodowego, przygotowania informacji dot. bhp podczas pracy zdalnej, zapoznania pracownika z tymi informacjami i zebrania oświadczeń oraz zobowiązań do ich przestrzegania, a także do przestrzegania procedury ochrony danych osobowych uzgodnienia z pracownikiem miejsca pracy zdalnej. Jest jeszcze – jak mówi dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska – czwarte rozwiązanie, czyli zawieranie indywidualnych porozumień z pracownikami, a to nie jest rozwiązanie logistycznie do przeprocesowania w dużych i średnich firmach, a w tych przecież są związki zawodowe. Każde z tych rozwiązań wiąże się ze sporą ilością pracy dla pracodawcy. 

Czytaj też: Koszty pracy zdalnej >>

Monika Smulewicz, dyrektor zarządzający, partner w Grant Thornton, autorka bloga HR na szpilkach, jest zdania, że pracodawcy, którzy nie zdecydują się na wdrożenie kodeksowej pracy zdalnej albo nie zdążą z jej wprowadzeniem z uwagi na toczące się wciąż rozmowy ze związkami zawodowymi, mogą skorzystać z polecenia pracy zdalnej w stanie zagrożenia epidemicznego. - 29 marca 2023 r. opublikowane zostało w Dzienniku Ustaw rozporządzenie Rady Ministrów zmieniające rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego (Dz.U. z 2023 r,  poz. 598. Na jego mocy przedłużony został do 30 kwietnia 2023 r. stan zagrożenia epidemicznego. Tak więc ze względu na przedłużenie stanu zagrożenia epidemicznego do 30 kwietnia 2023 r. pracodawcy będą mieli możliwość dalszego polecania pracy zdalnej. Będzie to już jednak polecenie na podstawie nowych przepisów, a dokładnie na podstawie art. 67(19) par. 3 Kodeksu pracy, ponieważ art. 3 specustawy covidowej, który mówi o polecaniu pracy zdalnej, zostanie uchylony – mówi Monika Smulewicz

Według niej, inną możliwością jest okazjonalna praca zdalna na wniosek pracownika, który to wniosek pracodawca może uwzględnić. - Praca zdalna okazjonalna nie wymaga regulacji regulaminowej, nie ma też tutaj wypłaty ekwiwalentu/ryczałtu. Wymaga jednak od pracodawcy wypełnienia kilku ważnych formalności. A mianowicie uzgodnienia z pracownikiem miejsca wykonywania pracy zdalnej, przekazania mu informacji dotyczących BHP, zapoznania pracownika z oceną ryzyka zawodowego i z procedurą dotyczącą ochrony danych osobowych oraz odebrania oświadczeń z tym związanych – wylicza Monika Smulewicz.

Jeśli natomiast, jak wskazuje Monika Smulewicz, pojawi się wniosek o pracę zdalną pracownika z grupy uprzywilejowanej, pracodawca będzie musiał taki wniosek uwzględnić, jeśli organizacja pracy i rodzaj pracy wykonywanej przez tego pracownika pozwalają na pracę zdalną, uzgadniając zasady pracy zdalnej z takim pracownikiem w porozumieniu indywidualnym.

Sprawdź też: Kto pokrywa koszty dostosowania stanowiska pracy zdalnej? >>

 

Sprawdź również książkę: Praca zdalna. Kontrola trzeźwości pracowników. Wzory (E-BOOK) ebook >>


Furtka do obejścia konsultacji ze związkami zawodowymi, która może słono kosztować

Zdaniem Krzysztofa Stucke, prawnika prowadzącego własną kancelarię prawa pracy, biegłego sądowego z zakresu prawa pracy i RODO, mediatora sądowego i pozasądowego, przepis art. 67(20) par. 5 k.p., stanowi furtkę do obejścia wymogu zawierania porozumień ze związkami zawodowymi. – Po co jest par. 1, 2, 3 i 4 skoro jest par. 5 – pyta. I dodaje: - Jeżeli grupa uprzywilejowanych pracowników, np. rodziców do lat 4 przyjdzie do pracodawcy z wnioskiem o pracę zdalną w momencie, gdy toczą się jeszcze jego rozmowy ze związkami zawodowymi w sprawie porozumienia, to par. 5 ma sens. Ale jak pracodawca będzie chciał pominąć związki zawodowe, to ten przepis daje mu taką możliwość. 

Sprawdź PROCEDURY:

 

- Wiele firm mimo wszystko nie zamierza z tej możliwości korzystać - zauważa dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska. - Związki zawodowe są zazwyczaj w dużych firmach. Przeprocesowanie tysiąca czy niekiedy 2 tys. porozumień indywidualnych z pracownikami, a takie liczby zatrudnionych występują zwykle w branży technologicznej lub mediowej, gdzie praca zdalna jest powszechnie stosowana, mogłoby zakończyć się długo po zakończeniu negocjacji ze związkami zawodowymi. Wymagałoby bowiem rozmowy albo przynajmniej wymiany korespondencji mailowej  z każdym pracownikiem indywidualnie, nierzadko również negocjowania warunków zapisanych w porozumieniu. Ponadto,  z każdym pracownikiem w takim porozumieniu uzgadniane byłaby zasady wypłaty ryczałtu. Jeśli okazałyby się mniej korzystne niż te, które wynegocjują związki zawodowe, to stosowane były te korzystniejsze zasady. Gdyby z kolei te z porozumienia z organizacją związkową byłyby mniej korzystne, całą akcję należałoby powtórzyć. Aby bronić się przed tym rozmiarem prac, pracodawcy mogliby celowo nie zgadzać się na porozumienia z organizacjami związkowymi korzystniejsze dla pracowników. Dążyliby do wydania, po 30 dniach negocjacji, regulaminu pracy zdalnej, a nie o to przecież chodziło ustawodawcy i nie tak powinien być prowadzony w firmie dialog społeczny – wskazuje dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska. Gdyby z kolei porozumienie ze związkami zawodowymi przewidywało mniej korzystne postanowienia  dotyczące zasad wypłaty ryczałtu, trzeba byłoby przeprocesować zmianę porozumień, a  to na pewno nie byłoby łatwe.

- Trzeba wdrożyć pracę zdalną raz a dobrze, nie na raty – mówi dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska. Nikt nie ma bowiem czasu i energii, by w dobie nadchodzących kolejnych zmian Kodeksu pracy podchodzić do tematu pracy zdalnej tak wieloetapowo i biurokratycznie, z różnorodnymi dokumentami.

- Rekomenduję podejść do tematu kompleksowo - zrobić to raz, a nie pochylać się nad tematem indywidualnie, by ponownie wykonywać to ćwiczenie po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego – podkreśla Monika Smulewicz. I dodaje: - Jestem więc za tym, aby już teraz wprowadzić nowe regulacje i objąć kodeksową pracą zdalną tych, którzy do tej pory w tym trybie pracują.