W tym roku terminy składania raportów przypadają w środę, 10 stycznia, i w środę, 10 lipca. Związki muszą w tych dniach przesłać pracodawcom dane o liczebności swoich organizacji według stanu na – odpowiednio - 31 grudnia 2023 r. i na 30 czerwca br. Zgodnie z art. 25(1) ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. Dz. U. z 2022 r., poz. 854 ze zm.) uprawnienia zakładowej organizacji zawodowej (dalej: ZOZ) przysługują bowiem związkowi zrzeszającemu minimum 10 członków będących albo pracownikami – tu długość zatrudnienia jest obojętna - albo innymi osobami wykonującymi pracę zarobkową (te ostatnie muszą mieć jednak co najmniej sześć miesięcy stażu w danym przedsiębiorstwie).
- Obowiązek informacyjny dotyczy więc nie tylko członków związku będących pracownikami sensu stricte, ale również osób zatrudnionych w ramach niepracowniczego zatrudnienia (w tym zleceniobiorców oraz wykonawców umów o dzieło). Przepisy nie wymagają natomiast wskazania dodatkowych informacji na temat osób zrzeszonych w danej organizacji związkowej, takich jak: imię i nazwisko, okres zatrudnienia, rodzaj umowy łączącej członka organizacji z pracodawcą – podkreśla Agata Majewska, radca prawny z kancelarii Ślązak, Zapiór i Partnerzy w Katowicach. Przekazywanie imiennej listy swoich członków wręcz stanowiłoby naruszenie zasady celowości i adekwatności danych (wyrok WSA w Warszawie z 2 lutego 2012 r., sygn. akt II SA/Wa 2333/11).
Zobacz linię orzeczniczą: Stosowanie zasady adekwatności w procesie przetwarzania danych osobowych >
Czytaj również: Czy to na pewno związek - problemy nie tylko z liczebnością>>
Związek działa, ale jakby go nie było
Jeśli związek nie wypełni obowiązków sprawozdawczych w terminie, to grożą mu poważne konsekwencje. Cezary Izdebski, ekspert ds. prawnych Związku Zawodowego „Budowlani”, przestrzega w poradach na stronie internetowej związku, że brak przestawienia przez zakładową organizację związkową półrocznej informacji o liczbie członków pozbawia ją statusu i uprawnień organizacji do czasu przekazania wymaganej informacji. A co za tym idzie, zwalnia pracodawcę z obowiązku współpracy przy zwolnieniu.
Począwszy od 11 stycznia (bądź odpowiednio 11 lipca), do momentu przedstawienia informacji przez związek zawodowy, pracodawca nie ma obowiązku współdziałania z nim zarówno w sprawach zbiorowego, jak i indywidualnego prawa pracy. Bierność związkowców rozwiązuje zwłaszcza pracodawcy ręce przy zwolnieniach. Nie musi on np. uzgadniać z tą konkretną organizacją regulaminu wynagradzania albo konsultować zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę danego pracownika. Nie potrzebuje również uzyskiwać zgody związku na zwolnienie tzw. chronionych jego członków - pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony trwałości stosunku pracy nawet wtedy, gdy pracodawca został poinformowany o objęciu tego pracownika szczególną ochroną przed okresem, za który organizacja związkowa nie dopełniła powyższego obowiązku (wyrok z 25 sierpnia 2015 r., sygn. akt II PK 214/14).
Zwłaszcza nie są wadliwe czynności podjęte przez pracodawcę bez wymaganego współdziałania z taką organizacją, aż do dnia przedstawienia tej informacji, co potwierdza uchwała SN z 20 grudnia 2012 r. (sygn. akt III PZP 7/12). Tak samo jest w sytuacji, gdy z raportu wyniknie, że liczebność związku spadła poniżej 10 osób. Rodzi to poważne konsekwencje zarówno dla ZOZ jak i dla pracodawcy. Z różnych wyroków sądowych wynika ponadto, że związek nie ma zdolności sądowej i procesowej w postępowaniu wytoczonym na rzecz pracownika, jeżeli nie spełnia warunku posiadania określonej liczby członków (por. wyrok SN z 6 maja 2010 r., sygn. akt II PK 344/09; postanowienie SN z 2 lipca 2009 r., sygn. akt II PZ 5/09).
Szansa dla zapominalskich albo nowych
Jeśli związkowcy zapomną o przekazaniu pracodawcy informacji o liczebności organizacji w firmie, to mogą naprawić ten błąd i złożyć raport z opóźnieniem. Nie muszą czekać na upływ kolejnego terminu (czyli obecnie do 10 lipca br.). Opóźnienie nie pozostaje jednak bez konsekwencji – przykładowo zawiadomienie złożone po terminie jest skuteczne w odniesieniu do wypowiedzenia umowy o pracę złożonego pracownikowi dopiero po uzyskaniu tej informacji przez pracodawcę. Informacja przekazana po terminie i już po złożeniu przez pracodawcę wypowiedzenia umowy nie ma wpływu na jego prawidłowość, także wtedy, gdy związek może udowodnić, że miał wymaganą odpowiednią liczbę członków (wyrok SN z 6 października 2011 r., sygn. akt III PK 17/11).
Co się zaś dzieje, gdy liczebność związku pomiędzy styczniem a lipcem spadnie poniżej 10 osób? Tę wątpliwość też rozwiewa orzecznictwo sądowe - zmniejszenie liczby członków ZOZ poniżej tego limitu nie powoduje natychmiastowej utraty jej uprawnień ani wygaśnięcia ochrony działacza związkowego przed rozwiązaniem stosunku pracy. ZOZ zachowuje przysługujące jej uprawnienia do końca okresu, na początku którego zgłoszona pracodawcy liczba jej członków wynosiła co najmniej 10 osób (wyrok z 19 sierpnia 2015 r., sygn. akt II PK 208/14). Gdy natomiast związek zaraportuje w styczniu albo lipcu niższą niż 10 liczbę członków, a potem zwiększy swoją liczebność, to z dniem uzyskania ponownego stanu 10+ następuje restytucja uprawnień, ale trzeba o tym poinformować pracodawcę.
Jeśli natomiast związek dopiero powstaje u pracodawcy w ciągu tego sześciomiesięcznego okresu, to ma dwa miesiące od dnia utworzenia na przedstawienie pracodawcy pierwszej informacji o liczbie swoich członków (w przypadku organizacji międzyzakładowej będzie to odpowiednio dwa miesiące od dnia akcesji do związku zawodowego takiego członka, który jest zatrudniony u pracodawcy, któremu przekazuje się raport po raz pierwszy). Jednak – jeśli zakładowa komórka związkowa powstanie np. w maju bądź czerwcu – to i tak musi już przekazać stały półroczny raport o swojej liczebności do 10 lipca br., nawet wtedy, gdy kilka dni wcześniej złoży pracodawcy analogiczny pierwszy meldunek w przepisanym dwumiesięcznym terminie.
Sprawdź w LEX: Czy organizacja związkowa, która nie wypełnia swoich obowiązków, ulega rozwiązaniu? >
Podanie nieprawdy słono kosztuje
Może się zdarzyć, że w kilku pierwszych dniach stycznia bądź lipca ktoś nowy wstąpi do związku albo dotychczasowy związkowiec wypisze się bądź umrze. Czy uwzględniać te zmiany w składanym raporcie? - Pamiętajmy, że informacja dla pracodawcy powinna być aktualna na koniec danego półrocza. Jeśli pomiędzy tą datą a dniem złożenia informacji liczba związkowców ulegnie zmianie, to nie ma przeszkód (a nawet zasadne jest), aby uwzględniała ona i tłumaczyła ewentualną rozbieżność – radzi mec. Agata Majewska. Należy pamiętać, że jeśli zatrudniony należy do więcej niż jednej ZOZ u danego pracodawcy, to przy ustalaniu liczby członków zrzeszonych w konkretnej organizacji związkowej, można go uwzględnić tylko jako członka jednego wskazanego przez niego związku. To o tyle istotne, gdyż przepisy przewidują tryb kontrolny, który może uruchomić zarówno pracodawca, jak i inne działające w przedsiębiorstwie związki zawodowe. Jak podkreśla w swojej analizie ustawy o związkach zawodowych z 2019 r. (sporządzonej tuż po nowelizacji przepisów) Aleksandra Ziętek, radca prawny z toruńskiej kancelarii Ostrowski i Wspólnicy, związek zawodowy powinien w swoim zakresie ustalić, czy jego członkowie (osoby wykonujące pracę zarobkową) nie są również członkami innej zakładowej organizacji związkowej.
Weryfikatorem prawidłowości zgłoszeń nie jest zaś pracodawca, choć potencjalnie zawyżona liczba członków pozostających w zatrudnieniu u pracodawcy (również cywilnoprawnym) wpływa bezpośrednio na uprawnienia związku, w tym np. status reprezentatywności, liczbę płatnych godzin związkowych oraz liczbę osób objętych ochroną. – Pracodawca nie może skutecznie żądać imiennej listy wszystkich zadeklarowanych członków, aby na tej podstawie zweryfikować jej prawidłowość i ewentualne powielanie się tych samych nazwisk na listach kilku struktur związkowych – tłumaczy mec. Agata Majewska.
Procedurę kontrolną dokładnie reguluje art. 25(1) ust. 7-12 ustawy. - Pracodawca może powiedzieć „sprawdzam” i zgłosić pisemne zastrzeżenie co do liczebności danej zakładowej organizacji zakładowej – podkreśla mec. Aleksandra Ziętek w analizie przepisów o zgłaszaniu liczebności związku. Analogiczne uprawnienie przysługuje także innym działającym w zakładzie pracy związkom zawodowym. Mają na to do 30 dni od dnia złożenia odpowiedniego raportu przez związek, którego liczebność chcą zweryfikować.
Co ma zrobić ZOZ, wobec którego raportu złożono zastrzeżenie? Musi wystąpić do odpowiedniego sądu pracy z wnioskiem o ustalenie liczby członków na ostatni dzień danego półrocza. Ma na to 30 dni od dnia złożenia przeciwko niemu zastrzeżenia. ZOZ może również z własnej inicjatywy wystąpić z takim wnioskiem. Sąd powinien w takich sprawach wydać orzeczenia w ciągu 60 dni od dnia złożenia wniosku w trybie nieprocesowym. Gdy związek nie zdąży w terminie 30-dniowym, to traci uprawnienia ZOZ do czasu złożenia spóźnionego wniosku - art. 25(1) ust. 9.
Czytaj też w LEX: Związki zawodowe w przedsiębiorstwie – trudne relacje na linii pracodawca–reprezentacja pracowników >
Pracodawca ani inne związki nie mogą jednak w nieskończoność kwestionować złożonych sprawozdań o liczebności ZOZ. Jeśli ich zastrzeżenie sąd uzna za bezpodstawne, to ponowne zgłoszenie przez ten sam podmiot zarzutów do tej samej ZOZ jest możliwe dopiero po upływie roku od uprawomocnienia się orzeczenia sądowego. W praktyce może oznaczać to, że niesłuszne podważanie raportu złożonego w styczniu br. spowoduje, że kolejna szansę na weryfikację liczebności tej samej ZOZ będzie się miało dopiero po wpłynięciu oświadczenia za I połowę 2025 r.
Warto pilnować, kto aktualnie jest członkiem związku, kto zrezygnował z płacenia składek i dlaczego, a także precyzyjnie zapisać zasady odchodzenia w statucie (i to nie tylko wykluczenia, ale i dobrowolnego odejścia), gdyż orzecznictwo stoi na stanowisku, że nikogo nie można w związku zatrzymywać wbrew jego woli. Groźba weryfikacji liczby członków nie jest bowiem tylko teorią, o czym przekonał się jeden ze związków działających w Miejskim Zakładzie Komunikacyjnym w Piotrkowie Trybunalskim. Związek podał, że liczy 16 członków, natomiast po dwuinstancyjnej weryfikacji sądy doliczyły się ich jedynie siedmiu. - Przesłuchani świadkowie potwierdzili, iż informując kadry pracodawcy o zaprzestaniu potrącania składek nie mieli woli przynależeć do związku. Warto podkreślić, iż sam statut w ogóle nie reguluje formy wystąpienia ze związku ani też obowiązku informowania o tym fakcie na piśmie. Brak po ich stronie woli bycia w związku wraz z nieopłacaniem składek jest tu wystarczający do przyjęcia, iż nie byli oni członkami związku zawodowego. Wykluczenie ze związku jest zupełnie odmienną instytucją od wystąpienia, które ma charakter autonomiczny w całości uzależniony od woli samego członka związku zawodowego – uzasadniała niekorzystny dla związku zawodowego wyrok z 24 lutego 2023 r. sędzia Beata Łapińska z SO w Piotrkowie Trybunalskim (sygn. akt V Pa 37/22).
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, związki zawodowe i spory zbiorowe >>
Co ze składkami członkowskimi?
W praktyce kontrowersje może wywołać wstrzymanie przez pracodawcę przekazywania składek na konto związkowe, gdy związek spóźnia się ze złożeniem informacji o liczbie członków. Literalne brzmienie art. 25(1) ust. 6 oraz art. 33(1) ust. 1-2 ustawy zdaje się nie pozostawiać wątpliwości, że składki należałoby przekazywać tylko zakładowej organizacji związkowej, a nie każdemu związkowi, który ma członków w danym zakładzie pracy, ale nie składa raportów o ich liczebności przez nieuwagę albo zbyt małą liczbę należących do związku zatrudnionych. W tych przypadkach doktryna jest jednak ostrożna. W komentarzu do art. 33(1) ustawy o związkach zawodowych zamieszczonym w programie LEX Janusz Żołyński argumentuje następująco: - czy pracodawca obowiązek dokonywania potrącenia ma tylko i wyłącznie na wniosek zakładowej organizacji związkowej, a zatem czy może odmówić związkowi zawodowemu, który takiego statusu nie posiada? W tym też względzie pojawia się następny problem: czy w sytuacji gdy związek zawodowy utracił status zakładowej organizacji, pracodawca może zaprzestać dokonywania potrąceń? (…) organy państwowe, samorządu terytorialnego i pracodawcy obowiązani są traktować jednakowo wszystkie związki zawodowe. Z powyższego wynika, iż nie można dokonywać podziału związków zawodowych na „lepsze” i „gorsze”. Z tego też względu należy - moim zdaniem - uznać, że pomimo użycia przez ustawodawcę określenia „zakładowej organizacji związkowej”, należy przez to rozumieć każdy związek zawodowy zrzeszający swoich członków zatrudnionych u danego pracodawcy, a nie tylko związek zawodowy posiadający przymiot „zakładowy”.
Sprawdź w LEX: Na jakich zasadach pracodawca potrąca składkę związkową z wynagrodzenia pracownika? >
Czytaj również: Pracodawca dominujący, czyli spór zbiorowy z ośrodkiem władzy>>
Międzyzakładowe także raportują
Obowiązki cyklicznego przekazywania pracodawcom informacji o liczebności związku zawodowego dotyczą również organizacji międzyzakładowych – tak wynika z art. 34 ust. 1. To o tyle istotne, gdyż w przypadku organizacji międzyzakładowych wymóg odpowiedniej liczebności (tj. co najmniej 10 członków) jest spełniony przy uwzględnieniu łącznej liczby członków tego związku, zatrudnionych u wszystkich pracodawców objętych zakresem jego działania. Tak wynika z wyroku SN z 10 marca 2011 r. (sygn. akt III PK 48/10). Aby obliczyć liczebność związku zawodowego, sumuje się członków ze wszystkich objętych działalnością związku zakładów pracy. Dzięki temu mniej liczne struktury związków międzyzakładowych mogą korzystać z uprawnień zastrzeżonych w przepisach dla organizacji zakładowych. W skrajnych przypadkach organizacji międzyzakładowej wystarczy znaleźć w firmie jednego chętnego do zapisania się w jej szeregi.
- Do posiadania statusu organizacji zakładowej wystarczy, że w firmie jest jedna osoba należąca do związku, a resztę członków uzupełniają członkowie z innych zakładów pracy – przypomina Przemysław Ciszek, radca prawny, partner zarządzający w kancelarii C&C Chakowski & Ciszek, wykładowca prawa pracy na Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie (pisaliśmy też o tym w Prawo.pl 9 marca 2023 r. w tekście „Jeden członek - wiele uprawnień związku zawodowego”). W razie zaniedbania obowiązku informacyjnego przez organizację międzyzakładową, może to wpłynąć na utratę przywilejów analogicznych jak ma ZOZ.
Sprawdź w LEX: Jakie są skutki utraty uprawnień związkowych przez związek zawodowy? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
