Do redakcji Prawo.pl zwróciły się podmioty, które uzyskały dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej za pośrednictwem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) i które na etapie rozliczania projektów zostały wytypowane do kontroli. Proszą o anonimowość, bo nie wykluczają, że w przyszłości będą chciały jeszcze skorzystać ze wsparcia, a – jak twierdzą – nie chodzi o to, żeby krytykować, ale żeby po prostu coś się zmieniło na lepsze.

- Ci, którzy piszą regulaminy, powinni raz postawić się po naszej stronie i według stworzonego przez siebie regulaminu przeprowadzić jeden projekt, żeby zobaczyć, jak to wygląda w praktyce i ile rzeczy robimy zbędnie. Przecież, żeby być naprawdę ekologicznym nie trzeba wszystkiego drukować, między innymi na tym ma polegać szeroko promowana i finansowana z budżetu państwa i UE cyfryzacja przedsiębiorstw. Mamy przecież podpis elektroniczny, możliwość robienia plików PDF czy screenów – zauważa nasz rozmówca. Dopytywany wyjaśnia, że po zakończeniu projektu, na zlecenie PARP, przeprowadzana jest kontrola przez zewnętrzną firmę. – Nie wiem, czy PARP nie daje im dostępu do systemu i dokumentacji, ale drukowanie wszystkiego, co jest w systemie, to jakiś absurd – dodaje.

Czytaj również:  Prof. Sobczyk: Polscy pracodawcy muszą robić więcej niż unijni >> 

Kontrola wymaga papieru

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości realizuje szereg projektów finansowanych z środków budżetu państwa oraz funduszy unijnych. Celowo nie podajemy, o jakie projekty chodzi, żeby nasi rozmówcy nie mogli zostać zidentyfikowani. Chodzi jednak o różne programy i projekty. To co je łączy, to sposób przeprowadzania kontroli.

- Z tego co mi wiadomo, wszystkie wnioski o dofinansowanie składane są i rozliczane w systemie w postaci elektronicznej. W naszym przypadku, jeśli wymagał tego regulamin lub przepisy prawa, oryginały dokumentów skanowaliśmy i umieszczaliśmy w systemie. W systemie umieszczaliśmy również inne dokumenty, które nie wymagały podpisu i posiadaliśmy je tylko w wersji elektronicznej, np. faktury czy Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Natomiast w momencie przygotowywania dokumentacji do kontroli dowiedzieliśmy się o konieczności przygotowania wymaganej dokumentacji w wersji papierowej. I wtedy ruszyło cięcie lasów - opowiada nam anonimowo jeden z przedsiębiorców.

Jak mówi, projekt realizowany był przez rok, a przygotowanie dokumentacji w tym drukowanie umieszczonych w systemie dokumentów zajęło tydzień. - To było pięć grubych segregatorów. We wnioskach piszemy, że będziemy „zieloni”, czyli ekologiczni, bo inaczej tracimy punkty i przestajemy być konkurencyjni, to PARP najwyraźniej „zielony” być nie musi – mówi z przekąsem. I opowiada dalej: - Każdy dokument w ramach programu musiał być obrandowany znakami UE i biało-czerwoną flagą, która musiała być w kolorze. W związku z tym, pomimo deklaracji wykonywania czarno-białych wydruków, cała dokumentacja projektu musiała być drukowana w kolorze, np. każda umowa o pracę czy pismo wysyłane do kogoś musiało być wydrukowane w kolorze, bo flaga nie mogła być biało-czarna. Jeżeli ktoś twierdzi, że to jest „zielone”, to absurd. 

Poznaj też linię orzeczniczą w LEX: Kucharski Dominik, Wniosek o udzielenie dofinansowania z funduszy europejskich jako informacja publiczna> 

Podobne doświadczenia mają także inne podmioty, które korzystają ze środków Unii Europejskiej. – Obecnie korzystamy z dofinansowania ze środków unijnych. Przez cały ten proces, a projekt był realizowany przez 12 miesięcy, na bieżąco, czyli raz w miesiącu dostawaliśmy raporty i co chwila była kontrola. Teraz zostaliśmy wytypowani do kontroli rozliczającej realizację tego projektu. I dowiedzieliśmy się, że do kontroli wszystko mamy wydrukować w papierze. Tego oczekuje od nas wojewódzki urząd pracy, jako rozliczający dofinansowanie – mówi nam przedsiębiorca. Jak twierdzi, wydrukować muszą wszystkie dokumenty, które wcześniej były składane elektronicznie w systemie. – Mamy wydrukować dokumenty składane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, czyli deklaracje ZUS DRA, będące obowiązkowym dokumentem dla osób prowadzących działalność gospodarczą, służące do rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, ale także urzędowe potwierdzenia odbioru, które w tym czasie otrzymywaliśmy z różnych organów. W papierze do kontroli mamy też przygotować potwierdzenia przelewów, listę obecności na szkoleniach, w których uczestniczyli nasi pracownicy, a nawet prezentacje – mówi nam kolejny nasz rozmówca.

- Nie mam problemu ze spełnieniem tego wymagania, choć zajmuje to czas i pochłania ryzy papieru. Rozumiem też dokładne rozliczanie wykorzystania pieniędzy pochodzących z Unii Europejskiej. Uważam jednak, że drukowanie dokumentów na papierze w sytuacji, gdy pieniądze na projekty pochodziły z tzw. zielonych pieniędzy UE, to hipokryzja. Tym bardziej, że nam nakazuje się elektronizację i posiadanie adresów e-mail do doręczeń – mówi kolejny nasz rozmówca. On również zwraca uwagę na wymóg oznaczania każdego z dokumentów tworzonych w ramach projektu dwoma oznaczeniami unijnymi i polską, biało-czerwoną flagą. – Także zawierane w ramach projektu umowy o pracę muszą być obrandowane, a to oznacza, że do kontroli trzeba je wydrukować w kolorze, bo flaga musi być biało-czerwona a nie czarno-biała – zaznacza. 

Czytaj też w LEX: Sancewicz Paweł, Status prawny i zadania Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości jako podmiotu administrującego> 

 

[E-book] Kodeks pracy. Przepisy
-90%
[E-book] Kodeks pracy. Przepisy

Sprawdź  

Cena promocyjna: 1.1 zł

|

Cena regularna: 11 zł

|

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 11 zł


Liczy się indywidualne podejście

Zapytaliśmy PARP o to, dlaczego Agencja i podmioty zatrudniane przez nią do przeprowadzenia audytu i kontroli prawidłowości wykorzystania finansowania projektów, wymagają drukowania wszystkich dokumentów.

- Do każdej kontroli podchodzimy indywidualnie. Staramy się, aby gromadzona w toku kontroli dokumentacja miała postać elektroniczną. Niemniej jednak, w uzasadnionych przypadkach podmioty kontrolowane proszone są o przekazanie materiałów w formie papierowej. Ostateczna decyzja w tym zakresie zależy od okoliczności i ustaleń konkretnej kontroli – przekazała nam w odpowiedzi Aneta Zielińska-Sroka, rzecznik prasowy, zastępca dyrektora Departamentu Komunikacji i Marketingu PARP. I zapewniła: - W Agencji wspieramy działania mające na celu ochronę środowiska oraz zrównoważony rozwój, dlatego dziękujemy za sygnał w tej sprawie. Zwrócimy szczególną uwagę, aby jeszcze bardziej ograniczyć nakłady związane z przygotowywaniem materiałów i dokumentów do prowadzonych kontroli.

Dopytywana, o jakie „uzasadnione przypadki” chodzi, Aneta Zielińska-Sroka wyjaśniła, że zespół kontrolujący zobowiązany jest do weryfikacji w toku kontroli stanu realizacji projektu i wywiązywania się przez beneficjentów z obowiązków umownych. - W tym celu niezbędne jest okazanie kompletnej dokumentacji obrazującej sposób realizacji projektu, w oparciu o którą kontrolujący dokonują oceny. Jeśli wśród okazanych dokumentów znajdują się np. wewnętrzne regulacje dotyczące przyjętego sposobu działania (np. w zakresie ewidencjonowania wydatków w projekcie) czy różnego rodzaju zestawienia prowadzone przez beneficjentów w toku realizacji projektów, które nie są podpisane elektronicznie lub nie mają formy wyciągów z systemów, potrzeba ich wydrukowania i poświadczenia jest uzasadniona, ponieważ dokumenty załączane do dokumentacji z kontroli powinny zostać odpowiednio uwiarygodnione w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu – podkreśliła. Według niej, ten sposób gromadzenia dokumentów zależy od danej sprawy. Pytana zaś o to, jaki odsetek z kontrolowanych projektów wymagał od beneficjentów przygotowania papierowej dokumentacji, PARP przekazał, że nie ma takich statystyk.

- Z mojej wiedzy wszyscy, a na pewno większość – mówi nam jeden z naszych rozmówców.

- Tak jest w wielu instytucjach i programach, że kontrolujący bazują na papierowych dokumentach. To nie jest tylko praktyka PARP. Kontrolowane podmioty muszą przekazać np. skany dokumentów finansowych lub innych, które służą ustaleniu, czy otrzymane środki zostały wykorzystane prawidłowo. Pytanie, czy audytorzy i kontrolujący mają wystarczający dostęp do systemu, by rozliczyć projekt oraz czy podmioty będące beneficjantami, zamieszczają w systemie wszystkie potrzebne do kontroli dokumenty. Na to pytanie nie znam niestety odpowiedzi – mówi serwisowi Prawo.pl Marzena Chmielewska, zastępca dyrektora generalnego Konfederacji Lewiatan. I przyznaje, że brendowanie faktycznie jest wymagane. Nieprawidłowe może narazić podmiot na utratę finansowania. - To co jest zaskakujące, to godło, którego umieszczanie na wszystkich dokumentach jest wymagane przez inne przepisy niż te, które zobowiązani są stosować beneficjenci programów unijnych. Dla ludzi niezorientowanych w finansowaniu projektów ze środków UE stanowi to nie lada zaskoczenie. Bo sprawdzenie logotypów to jest coś, od czego zaczyna się kontrola – zauważa Marzena Chmielewska.

- Sztywność reguł nie jest winą urzędów czy urzędników. System i programy wsparcia tworzone są w określonych realiach, a życie w skali kraju, branży, konkretnej firmy po prostu zaskakuje, ostatnio niemal nieustannie. Niestety brak elastyczności państwa, trzymanie się sztywno procedur i wytycznych opracowanych dużo wcześniej i w innych realiach, czasem z niezamierzonymi błędami, zniechęca przedsiębiorców do korzystania z pomocy finansowanej czy to z budżetu państwa, czy ze środków unijnych – mówi z kolei Kamil Sobolewski, główny ekonomista Pracodawców RP. Jego zdaniem, takim konstruktywnym postulatem, który może pomóc rozwiązać systemowe problemy, byłoby stworzenie punktu interwencyjnego dla przedsiębiorców lub ich organizacji w ministerstwie gospodarki. - Punktu, który miałby odpowiednią sprawczość i mógł stosować zdrowy rozsądek, rozwiązywać gordyjski węzeł krzyżujących się ograniczeń w działaniu instytucji publicznych i przedsiębiorców – podkreśla Kamil Sobolewski. 

Czytaj też w LEX: Suwaj Robert, Glosa do wyroku NSA z dnia 3 grudnia 2008 r., II GSK 566/08> 

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.