Analizę warto rozpocząć od stwierdzenia, że pojęcie „komisja socjalna” nie jest znane ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jest to więc tzw. pojęcie prawnicze, czyli używane przez prawników a nie prawne, czyli używane przez źródło prawa. Z tego powodu, aby odpowiedzieć na pytanie, czym jest komisja socjalna, należy przyjąć jakieś założenie. Wszak regulaminy Zakładowych Funduszów Świadczeń Socjalnych, dzięki którym owe komisje są powoływane, zawierają różne zadania. W tym tekście skoncentruję się na tych przypadkach, w których komisje zajmują się opiniowaniem wniosków pracowników. Powyższe wynika z tego, że komisje socjalne innymi kwestiami zajmować się nie mogą.
Czytaj również: Odmrożono odpisy na ZFŚS - wiele firm mogło tego nie dostrzec>>
Czy „komisja” opiniująca wnioski w ogóle istnieje?
W tym miejscu pojawia się pierwsza trudność. Decyzje dotyczące wydatkowana środków z funduszu może podejmować wyłącznie jego administrator. Zgodnie z ustawą owym administratorem jest pracodawca. Administrator nie może się zrzec kompetencji do administrowania, co wynika z ogólnych reguł prawa administracyjnego. Jeśli więc statut przyznaje komisji socjalnej prawo do podejmowania decyzji o przyznawaniu świadczeń z funduszu, to coś takiego, jak „komisja” w ogóle nie istnieje, nawet jeśli użyto takiej nazwy. Taka komisja to bowiem nic innego jak zespół osób działających z upoważnienia pracodawcy. Innymi słowy, owa komisja to w istocie pracodawca.
Dlatego interesuje nas taka komisja, która nie przyznaje świadczeń, ale jedynie opiniuje wnioski osób uprawnionych. Z niewielkim marginesem błędu dodam, że taka jest też powszechna praktyka w zakresie ustalania zadań komisji. Przyjrzyjmy się więc teraz temu, czym zajmuje takowa komisja, ale nie przez wypowiedź publicystyczną, ale prawniczą. Otóż czynności komisji polegające na opiniowaniu wniosków są z punktu widzenia prawoznawstwa tzw. czynnościami materialno-technicznymi. Powyższy zwrot jest zapewne nieczytelny dla osób niezwiązanych zawodowo z dziedziną prawa, ale zapewne także i dla wielu prawników. Nie wchodząc w szczegóły chodzi o to, że techniczna czynność, jaką jest napisanie opinii, wpływa na sytuację prawną osób opiniowanych. Ów wpływ jest dwojaki. Po pierwsze, następuje ingerencja w prywatność przez wytworzenie nowego dokumentu. Po drugie, opinia ma wpływ na decyzję o przyznaniu świadczenia.
Komisja nie jest organem administratora funduszu
Powyższe oznacza, że komisja socjalna jest niczym innym, jak tzw. organem administrującym. Jest to zapewne kolejne mało znane większości czytelników pojęcie. Najkrócej rzecz ujmując – prawo, a raczej kompetencja do dokonywania jednostronnych czynności mających wpływ na sytuację prawną innych osób, przysługuje tylko państwu, oraz podmiotom działającym w imieniu państwa. Jeśli taki podmiot nie jest częścią administracji rządowej lub samorządowej, to nazywamy go organem administrującym. Z powyższego wynika, że komisja socjalna jest organem odrębnym i niezależnym od pracodawcy-administratora funduszu. Komisja nie działa więc z upoważniania pracodawcy, choć pracodawca, a czasem związki zawodowe, powołują jej członków. Komisja ma wszak dostarczyć obiektywną opinię w celu podjęcia sprawiedliwej i zgodniej z regulaminem decyzji przez pracodawcę. Innymi słowy, komisja socjalna jest jednym z organów zakładu pracy, wykonujących swoje własne zadania w interesie publicznym. Wszak wydatkowanie środków z funduszu jest oczywistym przykładem wykonywania zadań publicznych.
Sprawdź w LEX: W jakim składzie powinna funkcjonować komisja socjalna odpowiedzialna za ZFŚS? >
Niestety nie można w tym miejscu skończyć niniejszego wywodu. Problem polega na tym, że powyższa konkluzja, w moim przekonaniu nie tylko poprawna, ale nadająca sensu powoływaniu komisji, jest teoretycznie całkowicie błędna. Otóż zgodnie z powszechnie przyjmowanym w prawoznawstwie założeniem, organy mogą być powoływane wyłącznie na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów. Przykładem takich organów w zakładzie pracy jest komisja BHP, komisja pojednawcza czy społeczny inspektor pracy. Równocześnie dominuje pogląd, że katalog źródeł powszechnie obowiązującego prawa jest zamknięty. Przy takim założeniu należałoby powiedzieć, że komisji socjalnych w ogóle nie wolno powoływać. To, co nazywa się komisją to nic innego, jak pracodawca działający przez osoby upoważnione. Tyle tylko, że w takim przypadku komisja nie powinna wyrażać opinii, a jedynie rozpatrywać merytorycznie wnioski. Powyższe oznaczałoby, że powołanie komisji opiniujących wnioski stanowi naruszenie prawa, a w konsekwencji prawo jest naruszane na skalę masową. Uspokajam jednak czytelnika. Istnieją bardzo poważne argumenty przemawiające za tym, że regulamin ZFŚS jest właśnie aktem o charakterze powszechnie obowiązującym. Przymiot powszechności nie polega bowiem na tym, że prawo jest zaadresowane do każdego obywatela, ale na tym, że prawo reguluje prawa lub obowiązki osób niepodporządkowanych. A osoby uprawnione do świadczeń z funduszu podporządkowane nie są.
Tym samym na podstawie regulaminu zfśs można powoływać organy takie jak komisje socjalne. Co więcej, wolno i należy wprowadzać procedury odwoławcze, w tym procedury odwołań od negatywnych opinii komisji.
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, związki zawodowe i spory zbiorowe >>
Komisja socjalna a przetwarzanie danych osobowych
Ustalenie, że komisja socjalna jest zakładowym organem administrującym, ma bardzo liczne i ostatecznie pozytywne konsekwencje. Wyjaśnia także, dlaczego ich skład bywa czasem obsadzany decyzją zakładowych organizacji związkowych. Przede wszystkim jednak ma kluczowe znaczenie dla ustalenia odpowiedzialności za naruszenie poufności przez członków komisji. Oznacza wreszcie, że regulamin zfśs, w którym powołano komisję socjalną, powinien uregulować zasady przetwarzania przez nią danych osobowych. Ustawa, reguluje bowiem wyłącznie zasady przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę. Powyższa problematyka zasługuje jednak na odrębną wypowiedź.
Sprawdź w LEX: Czy komisja socjalna może przekazać pozostałym pracownikom informacje dotyczące udzielonej zapomogi z ZFŚS? >
Prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk, radca prawny, partner zarządzający w kancelarii Sobczyk & Współpracownicy, wykładowca w Katedrze Prawa Pracy i Polityki Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
