Pytanie użytkownika LEX Ochrona Danych Osobowych: W instrukcji kancelaryjnej okres przechowywania dokumentów wynosi 5 lat, natomiast RODO wskazuje na przegląd i usunięcie dokumentów po 1 roku. Wnioski i oświadczenia o dochodach są składane raz do roku. Jak postąpić z dokumentami funduszu socjalnego?
Odpowiedź
Przepisy RODO nie określają okresów przechowywania poszczególnych kategorii danych osobowych
Rozporządzenie w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) ustanawia w art. 5 ust. 1 lit. e zasadę ograniczenia przechowywania danych osobowych, zgodnie z którą dane osobowe przechowywane mogą być przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Przepisy RODO nie określają okresów przechowywania poszczególnych kategorii danych osobowych – okres przechowywania danych osobowych uzależnić należy od celu przetwarzania określonych danych osobowych. W celu określenia okresu przechowywania określonych danych osobowych trzeba zatem mieć na uwadze przepisy prawa, które w danym przypadku będą wpływały na okres przechowywania danych.
Ustawa o ZFŚS też nie określa okresów przechowywania takich danych osobowych
Należy zauważyć, że przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określają okresu przechowywania danych osobowych udostępnionych przez pracownika pracodawcy w związku z ubieganiem się o świadczenia z zakładowego funduszu socjalnego. Przepis art. 8 ust. 1c u.z.f.ś.s. stanowi, że pracodawca przetwarza wskazane dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu socjalnego oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
Roszczenia dotyczące świadczeń z funduszu socjalnego przedawniają się z upływem 3 lat
A zatem także w u.z.f.ś.s, podobnie jak w RODO, zawarto nakaz przechowywania danych nie dłuższy niż to wynika z celu przetwarzania, przy czym wskazano, że jest to okres niezbędny do przyznania świadczenia z funduszu socjalnego oraz okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Roszczenia dotyczące świadczeń z funduszu socjalnego są sprawami z zakresu prawa pracy, które przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Ponadto, kwestie dotyczące świadczenia z funduszu socjalnego mogą być objęte przedmiotem postępowania podatkowego, w którym okres przedawnienia wynosi 5 lat (zob. art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).
Okres przechowywania danych związanych z udzielaniem świadczeń z funduszu socjalnego powinien być dłuższy niż 1 rok
Mając na uwadze powyższe postanowienia u.z.f.ś.s. oraz okresy związane z dochodzeniem praw lub roszczeń – okres przechowywania danych osobowych związanych z udzielaniem świadczeń z funduszu socjalnego powinien być dłuższy niż 1 rok.
Uwzględniając powyższe – nie zachodzi kolizja między przepisami RODO i u.z.f.ś.s. a przepisami instrukcji kancelaryjnej, przewidującej 5-letni okres przechowywania dokumentów zawiązanych z przyznawaniem świadczeń socjalnych.
Raz w roku trzeba dokonać przeglądu danych osobowych w związku z udzielaniem świadczeń z zakładowego funduszu socjalnego
Podkreślenia wymaga, że u.z.ś.s. nie narzuca obowiązku usuwania danych osobowych po okresie rocznego ich przechowywania. Na podstawie art. 8 ust. 1d u.z.f.ś.s. pracodawca jest obowiązany nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym dokonać przeglądu danych osobowych zgromadzonych w związku z udzielaniem świadczeń z zakładowego funduszu socjalnego. Przegląd ten służy ustaleniu:
- czy dalsze przechowywanie danych jest niezbędne do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu socjalnego oraz ustalenia ich wysokości, oraz
- czy dalsze przechowywanie danych jest niezbędne do dochodzenia praw lub roszczeń.
Jeśli pracodawca po przeprowadzeniu przeglądu stwierdzi, że przechowywanie danych osobowych jest niezbędne z uwagi na jeden z ww. celów – przechowuje te dane w dalszym ciągu. Jeśli natomiast pracodawca po przeprowadzeniu przeglądu stwierdzi, że przechowywanie danych osobowych jest zbędne – usuwa dane osobowe.
Więcej informacji znajdziesz w LEX Ochrona Danych Osobowych:
Jak długo należy przechowywać dokumenty dotyczące PIT? >
Gdzie należy przechowywać dokumenty objęte tajemnicą przedsiębiorstwa? >