1. Rozpoznanie rodzajów wydatków
Zauważ, że rozliczając podróż służbową pracownika, a także swój wyjazd w sprawach firmy, będziesz miał do czynienia z dwoma rodzajami wydatków:
• ze zwrotem kosztów,
• z zakupami świadczeń dokonywanych na potrzeby twojej działalności od innych podmiotów.
Zwrot kosztów może mieć charakter zryczałtowany, jak dieta, „kilometrówka", ryczałt za nocleg czy przejazdy, może być również wyznaczany na podstawie poniesionych przez pracownika wydatków, które po udokumentowaniu są mu przez ciebie jako pracodawcę zwracane.
Jeżeli chodzi o twoje ryczałty związane z podróżą, to ze względu na podatki interesują cię wyłącznie diety.
O ile bowiem zwroty kosztów podróży służbowej pracownika, pod warunkiem wykazania celowości i z zastrzeżeniem niektórych składek na ubezpieczenia, są kosztem (nawet jeżeli są one wyższe niż wynikają z przepisów, ale mają swoje uzasadnienie w regulaminie czy umowie o pracę), o tyle w przypadku przedsiębiorcy w rachunku podatkowym jako ryczałty mogą być uwzględniane wyłącznie diety, i to do wysokości ustalonej w odrębnych przepisach dla pracowników (czyli w podróży krajowej maksymalnie 30 zł na dobę).
Inaczej jest z wydatkami poniesionymi w twoim imieniu i na twoją rzecz przy dokonywaniu zakupów konkretnych świadczeń – one są kosztem na zasadach ogólnych (czyli z zachowaniem warunku celowości i wyłączeń kosztowych).
Od tego, jakiego rodzaju jest dany koszt (zwrócony czy rozliczony wydatek), uzależniona będzie niejednokrotnie jego wysokość (netto, brutto), sposób dokumentowania i zaewidencjonowania w księdze podatkowej.
Weź pod uwagę to, że w niektórych przypadkach masz wybór, w jaki sposób potraktować wydatek: jako zwrot kosztów, czy jako rozliczony wydatek związany z zakupem dokonanym w twoim imieniu i na twoją rzecz. Sytuacja taka ma miejsce, gdy nie posiadasz zewnętrznych dowodów zakupu (źródłowych) lub masz takie dokumenty, ale w ich treści nie jest wskazany nabywca.
 
2. Dokumentowanie zwrotów, w tym zryczałtowanych
Dokumentując w księdze zapisy dotyczące niektórych kosztów (wydatków), możesz sporządzić dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne). Dowody takie muszą określać:
• przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
• w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Dokument taki może mieć zastosowanie w konkretnych przypadkach wskazanych enumeratywnie w przepisach, m.in. przy potwierdzaniu kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.
Wystawiając dowód wewnętrzny dokumentujący zwrot (pracownikowi) kosztów podróży służbowej pracownika oraz rozliczenie twoich diet, musisz zadbać, aby posiadał on (co najmniej) następujące dane:
• imię i nazwisko osoby odbywającej podróż,
• cel podróży (zadanie, np. „negocjacje windykacyjne z ..."),
• nazwę miejscowości docelowej,
• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
• stawkę i wartość przysługujących diet, a jeżeli rozliczenie dotyczy innych wypłacanych ryczałtów i zwracanych kosztów pracownikowi, to również ich kwoty (z wyliczeniem).
Funkcję dokumentu wewnętrznego może pełnić polecenie wyjazdu stanowiące jednocześnie rozliczenie kosztów podróży.
Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki takie obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
Od dnia 1 marca 2013 r. zwrot kosztów przejazdu autostradami oraz wydatki związane z parkowaniem samochodu pracownika w trakcie podróży służbowej nie powinny być rozliczane w ramach tzw. kilometrówki, a jako inne koszty podróży służbowej pracownika (w praktyce, pomimo, że nowe regulacja obowiązują od niemal dwóch lat cały czas jeszcze prowadzone są dyskusje na ten temat).
Pamiętaj!
Do rozliczenia kosztów podróży służbowej musisz dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki zwracane pracownikowi w innej formie niż ryczałt.
Skoro zwracasz koszty, to faktury i inne dokumenty w zasadzie winny być wystawione na pracownika, a zwrot opiewa na kwotę brutto wynikającą z takiego dowodu – oczywiście mowa jest tutaj o zwrocie kosztu, a nie rozliczeniu wydatku poniesionego w twoim imieniu i na twoją rzecz, przez co ty nie dokonujesz zakupu, a co za tym idzie – nie masz prawa do rozliczenia VAT naliczonego.
Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, chcąc uzyskać zwrot poniesionego kosztu innego niż mającego postać ryczałtu, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Nie wymagają udokumentowania fakturami zakupowymi diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
W przypadku kosztu przejazdów samochodem pracownika (a dokładniej – samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, ale dalej posługujmy się określeniem „samochód pracownika") należy sporządzić ewidencję przebiegu, która wyznaczy kwotę zwrotu, a jednocześnie kosztu.
Ewidencja taka musi zawierać: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
(...)