PZP: Problemy z ePUAP odbijają się czkawką w KIO
Prawnicy-praktycy apelują do Urzędu Zamówień Publicznych, aby doszło do korekty orzeczeń Krajowej Izby Odwoławczej, które rodzą negatywne konsekwencje dla odwołujących się za skutki awarii systemu ePUAP, która nastąpiła bez ich winy miesiąc temu. Niektórzy arbitrzy bowiem umarzają postępowania.
Stowarzyszenie Prawa Zamówień Publicznych (SPZP) w związku z ogólnopolską awarią systemu ePAUP, która wystąpiła na początku lutego po wdrożeniu Krajowego Systemu e‑Faktur, skierowało właśnie pismo do UZP. Podkreśla w nim poważne konsekwencje awarii dla wykonawców korzystających ze środków ochrony prawnej w zamówieniach publicznych, w tym w zakresie składania odwołań i przystąpień do postępowań odwoławczych. Stowarzyszenie podniosło, że wykonawcy działali w zaufaniu do oficjalnych komunikatów UZP, które wskazywały na dopuszczalność korzystania z e‑Doręczeń, podczas gdy pojawiły się postanowienia KIO, w których przyjęto odmienne - w przekonaniu Stowarzyszenia nieprawidłowe - podejście. Pod pismem podpisały się władze stowarzyszenia – radcowie prawni Aldona Kowalczyk i Wojciech Merkwa.
Niekorzystne postanowienia KIO
Niestety, są przypadki, w których KIO nie uwzględnia opisanych powyżej okoliczności w prowadzonych przez siebie postępowaniach odwoławczych. W tych sprawach – w ocenie KIO - jedynym dopuszczalnym sposobem wniesienia odwołania bądź przystąpienia jest wyłącznie elektroniczna skrzynka podawcza UZP, którą składy orzekające utożsamiają jedynie z ePUAP – zauważa SPZP.
Takie rozstrzygnięcia zapadły np. w postanowieniu z 24 lutego br. (KIO 458/26) w sprawie, w której odwołanie wniosła spółka z o.o. „Nowak-Mosty” z Dąbrowy Górniczej oraz w postanowieniu z 26 lutego br., (w sprawie KIO 521/26) dotyczącej jednego z przetargów w Krakowie. Akurat oba te postanowienia wydał ten sam arbiter, ale stowarzyszenie podkreśla, że takie zapatrywanie mają również inni członkowie KIO.
- Izba zakwestionowała możliwość korzystania z narzędzia e-Doręczenia (uzasadniając to, w naszej ocenie, w całkowicie wadliwy sposób). Dochodzi do nas co raz większa liczba wiadomości o tego typu działaniach ze strony poszczególnych składów orzekających Izby. Powyższe budzi nasze obawy o uzasadnione interesy wykonawców, którzy mieli prawo działać w zaufaniu do komunikatów i wiadomości publikowanych przez centralny urząd, jakim jest UZP. Oczywistym było dla nich (oraz nas jako pełnomocników), że zaprezentowanym powyżej komunikatom można ufać i działać w oparciu o przekazywane w nich treści. Przyjęcie stanowiska zaprezentowanego przez Izbę de facto pozbawia wykonawców możliwości uzyskania zamówienia – nie ulega bowiem wątpliwości, że wydanie postanowienia na podstawie art. 568 pkt 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych kończy okres tzw. stand stillu (wstrzymania się przez zamawiającego z zawarciem umowy), co może skutkować zawarciem przez instytucję zamawiającą umowy bez czekania na wyrok Sądu Zamówień Publicznych – podkreśla SPZP.
Czytaj też w LEX: Zmiany w dostępie do zamówień publicznych dla wykonawców z państw trzecich – analiza i praktyka >
Część prawników jest zaskoczonych umarzaniem spraw wnoszonych elektronicznie, podkreślają, że nie chodzi o jednostkowe przypadki i wymieniają się oni pomiędzy sobą otrzymanymi uzasadnieniami postanowień KIO.
Kilkoro arbitrów uważa, że wyłączenie formularza odwołania oraz przystąpienia w ePUAP oznacza, że odwołanie i przystąpienie można wnieść tylko na piśmie (w terminie musi znaleźć się w sekretariacie KIO). Postępowania odwoławcze wywołane wniesionymi elektronicznie odwołaniami są więc po sznureczku umarzane. Nie współgra to z reformą e-doręczeń oraz zalecaniami UZP do korzystania z tej formy przesyłania pism – zaznacza Anna Prigan, radca prawny i partner w kancelarii Wardyński i Wspólnicy, która opisuje sprawę z ePUAP na kancelaryjnym blogu „Co do zasady”.
Zdaniem Stowarzyszenia, wykonawcy z dnia na dzień zostali więc pozbawieni prawa do złożenia odwołania, co jawi się jako istotne naruszenie przepisów prawa oraz zasad konstytucyjnych oraz europejskich. Apeluje ono o szerokie i elastyczne rozumienie pojęcia „elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu”, gdyż jego zdaniem z przepisów nie wynika jednoznacznie obowiązek wniesienia ww. kategorii pism za skrzynkę podawczą „ePUAP”. Stowarzyszenie odwołuje się również do orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA), które także liberalnie rozumie elektroniczną skrzynkę podawczą i nie zawęża go do adresu elektronicznego konta na ePUAP (postanowienie NSA z 28 października 2025 r., I OSK 1516/25).
Zobacz szkolenie online w LEX: Zmiany w postępowaniu odwoławczym przed Krajową Izbą Odwoławczą >
Awaria i różne komunikaty
Jakie jest tło całej tej sprawy? Stowarzyszenie podkreśla, że w związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na początku lutego doszło do ogólnopolskiej awarii systemu ePUAP. Przez to wykonawcy zostali pozbawieni możliwości skorzystania ze ścieżki elektronicznej w toku składania odwołań oraz zgłaszania przystąpień do postępowania odwoławczego. UZP już 2 lutego zidentyfikował problem z funkcjonowaniem ePUAP - dotyczył m.in. formularzy do złożenia odwołania oraz przystąpienia do postępowania odwoławczego i rekomendował konkretne rozwiązania. Kolejne komunikaty UZP pojawiły się 6 lutego, a potem 10 lutego.
W komunikacie tym poinformowano, że przywrócono funkcjonalność ePUAP pod nazwą „Pismo ogólne do podmiotu publicznego” (który nota bene działa w oparciu o e-Doręczenia), jak również określono następujące sposoby wniesienia odwołań albo przystąpień do postępowania odwoławczego: (1) na adres do doręczeń elektronicznych (e-Doręczenia), (2) za pośrednictwem platformy e-PUAP przy użyciu funkcji „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”, (3) w formie pisemnej – podkreśla SPZP.
Czytaj też w LEX: Deregulacja prawa administracyjnego w praktyce samorządowej >
Jednocześnie w komunikacie z dnia 10 lutego br. wyraźnie zaznaczono, że rekomendowanym sposobem wniesienia ww. kategorii pism jest skorzystanie z systemu „e-Doręczenia”. Stowarzyszenie podkreśla, że do 9 marca br. nie zdecydowano się na przywrócenie dotychczasowej funkcjonalności ePUAP w zakresie składania odwołań oraz przystąpień (tj. za pomocą formularza interaktywnych umożliwiających przedłożenie załączników do pisma). Innymi słowy niezależnie od wybranej formy elektronicznej wniesienia odwołania/przystąpienia – jego doręczenie zawsze odbywało się za pomocą e-Doręczeń. Co więcej – taki sposób wnoszenia odwołań / przystąpień jest konsekwentnie opisywany przez UZP jako rozwiązanie rekomendowane.
- Awaria ePUAP była okolicznością niezależną od wykonawców oraz UZP, która nakładała na wszystkich obowiązek działania w okolicznościach nadzwyczajnych. Nie sposób bowiem wyobrazić sobie sytuacji, aby z dnia na dzień pozbawić wykonawców prawa do złożenia odwołania albo przystąpienia w jednej z najbardziej powszechnych form stosowanych obecnie na rynku, tym bardziej bez odpowiedniego okresu karencji. Byłoby to bowiem działanie zaskakujące przedsiębiorców, w swej istocie ograniczające sposób ich działania na konkurencyjnym rynku – pisze SPZP.
Niektórzy eksperci – np. Michał Bagłaj, adwokat i partner w kancelarii SSW - przypominają nawet jeszcze starszy, styczniowy komunikat UZP, z którego wynikało, że od początku roku odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego, mogą być skutecznie wnoszone do KIO zarówno za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej UZP na platformie ePUAP, jak i na adres do doręczeń elektronicznych (e‑Doręczenia) UZP.
Apel do UZP o interwencję
Stowarzyszenie nie ogranicza się jednak do wskazania problemu, ale podsuwa konkretne rozwiązania.
Zwracamy się do Pani Prezes z prośbą o zajęcie stanowiska w sprawie, w tym na temat środków, jakie ewentualnie zamierza podjąć UZP celem złagodzenia skutków opisanych powyżej postanowień KIO. Ponadto wnosimy o skorzystanie z przysługującego Prezesowi Urzędu ustawowego prawa i złożenie skarg do Sądu Okręgowego w Warszawie na wszystkie ostatnie orzeczenia Izby, w których Izba zakwestionowała możliwość korzystania z narzędzia e-Doręczenia – apeluje Stowarzyszenie.
Pismo trafiło do UZP w poniedziałek i jeszcze nie ma reakcji prezes Agnieszki Olszewskiej, a więc gdy tylko pojawi się oficjalne stanowisko UZP w tej sprawie, będziemy o tym informować.
Zobacz też szkolenie online w LEX: Prawo zamówień publicznych 2025/2026 – najnowsze zmiany i ich praktyczne konsekwencje >
