Zamówienia publiczne: wiemy już, jak ma przebiegać certyfikacja

Resort finansów opublikował projekt rozporządzenia, które określa procedurę certyfikacji wykonawców w zamówieniach publicznych. Ma to przyspieszyć weryfikację oferentów prowadzoną przez ponad 31 tysięcy zamawiających. Nowe przepisy wejdą w życie być może jeszcze w marcu.

Rozporządzenie (numer w RCL – 46) ma być wykonaniem ustawy z 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz. U. poz. 1235), która częściowo weszła w życie już w styczniu. Przepisy te mają ułatwić weryfikację wykonawców składających oferty przez prawie 31 tysięcy polskich zamawiających. Certyfikacja to proces, w którym niezależna, akredytowana jednostka weryfikuje sytuację firmy i wydaje certyfikat potwierdzający brak podstaw do wykluczenia (np. niekaralność, brak zaległości w ZUS bądź urzędzie skarbowym) oraz zdolność do realizacji zamówień. Ma to zastąpić wielokrotne składanie dokumentów w przetargach. Zgodnie z art. 8 ust. 1 istnieje domniemanie, że posiadający odpowiedni certyfikat wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia lub że jest zdolny do należytego jego wykonania - w zakresie potwierdzonym certyfikacją i przez okres, na który certyfikacja została udzielona - chyba że wykazano, że wykonawca wprowadził w błąd podmiot certyfikujący, co mogło mieć istotny wpływ na udzielenie tej certyfikacji, lub że wykonawca przestał spełniać warunki udzielenia certyfikacji.

Jak będzie wyglądała procedura

Potencjalnie certyfikacją może być objętych nawet 2,3 miliona przedsiębiorców, ale jest ona dobrowolna i w praktyce będzie dotyczyła tylko tych firm, które często startują w przetargach. Ministerstwo Finansów i Gospodarki (MFiG) szacuje, że będzie sześć podmiotów certyfikujących. Urzędnicy zdają sobie sprawę, że są spóźnieni, dlatego planują wydanie rozporządzenia zaraz po zakończeniu konsultacji, czyli w marcu br.

Główne cele certyfikacji wykonawców to zwiększenie dostępności zamówień publicznych dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) oraz uproszczenie formalności w przetargach. Dzięki temu zamawiający maja łatwiej weryfikować wykonawców, być może ograniczy to również składanie odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO). 

Projekt opisuje, jak będzie wyglądało składanie wniosków o certyfikację, sama procedura (w tym czynności wykonywane w związku z umową zawartą przez podmiot certyfikujący z wykonawcą ubiegającym się o udzielenie certyfikacji), a także czynności podejmowane przez podmiot certyfikujący oraz wykonawcę związane z prowadzeniem stałego nadzoru nad aktualnością ważności udzielonej certyfikacji.

Co ciekawe - wbrew trendowi odchodzenia od papieru - składanie wniosku o certyfikację będzie mogło nastąpić nie tylko drogą elektroniczną, ale i tradycyjną.

Regulacja nie przewiduje sformalizowanego sposobu składania wniosku o udzielenie certyfikacji, zatem sposób kontaktu wykonawcy z podmiotem certyfikujący będzie wynikał z procedur wewnętrznych przejętych w danym podmiocie certyfikującym. Analogiczne rozwiązanie przyjęto w przypadku pozostałych dokumentów, w tym oświadczeń wykonawcy, składanych przez wykonawcę przed rozpoczęciem procedury certyfikacji, w toku procedury certyfikacji oraz w toku sprawowania, przez podmiot certyfikujący, stałego nadzoru nad aktualnością ważności certyfikacji, a także w związku z przeprowadzaną aktualizacją ważności certyfikacji – zastrzega MFiG w uzasadnieniu projektu.

Po pozytywnej wstępnej weryfikacji wniosku strony zawrą odpłatną umowę o certyfikację (opisuje ją dokładnie art. 19 ustawy). Czynności weryfikacyjne mają pozwolić na potwierdzenie, że wykonawca, w zakresie przez niego wskazanym we wniosku, nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia bądź spełnia kryteria jednego z wyjątków opisanych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 lub w art. 109 ust. 1 pkt 2‒5 i 7‒10 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320). Jednostka certyfikująca będzie sprawdzać wykonawcę w różnych oficjalnych rejestrach oraz krajowych i europejskich biuletynach zamówień publicznych.

Rozporządzenie przewiduje obowiązek dokumentowania przez podmiot certyfikujący czynności podejmowanych w toku procedury certyfikacji, zgodnie z przyjętym w tym podmiocie trybem postępowania, w sposób zapewniający możliwość sprawdzenia przebiegu wykonywanych czynności i ich treści, a także dokładnego ich odtworzenia, przez okres 3 lat od zakończenia procedury certyfikacji albo utraty jej ważności – podkreśla resort finansów.

Co zrobi wykonawca w razie odmowy

W rozporządzeniu zostanie również opisana procedura w razie kwestionowania przez wykonawcę odmowy udzielenia certyfikatu, jak również stałego nadzoru nad certyfikowanym.

Rozporządzenie wymaga, aby podmiot certyfikujący niezwłocznie informował wykonawcę o przeprowadzonych czynnościach i dokonanych ustaleniach mogących mieć wpływ na ważność certyfikacji w całości lub w części albo jej zawieszenie w całości lub w części nie później niż w terminie trzech dni od dnia zakończenia czynności sprawdzających. W przypadku zaś, gdy przeprowadzenie czynności sprawdzających wynika z działań zamawiającego, wykonawca ma być informowany o przeprowadzonych czynnościach i dokonanych ustaleniach równocześnie z przekazaniem informacji zamawiającemu – podkreśla MFiG.