System compliance to nie jest czarna magia, coraz więc firm go wdraża. Niespecjalnie też mają wyjście, bo taki obowiązek narzucają unijne przepisy, trwają też prace nad polską ustawą o sygnalistach. Tam, gdzie ten system funkcjonuje okazuje się, że oficerowie compliance są tradycjonalistami. Korzystają z tych rozwiązań, które dobrze znają z lokalnego podwórka. Ale pomału to się zmienia.
Sztuczna inteligencja na usługach compliance
Na co dzień w swojej pracy oficerowie compliance korzystają głównie ze standardowego oprogramowania informatycznego, takiego jak MS Office, systemów informacji prawnej oraz powszechnie dostępnych źródeł internetowych. - wynika z raportu "Compliance w Polsce 2021. Systemy zarządzania zgodnością: między pandemią a nowym ładem", przygotowanego przez Instytut Compliance we współpracy z Wolters Kluwer Polska. Gdy chodzi o użytkowanie przeznaczonych dla CMS rozwiązań to tylko 16 proc. respondentów badania wskazało, że korzysta ze specjalistycznych programów do zarządzania ryzykiem braku zgodności. Na pytanie, dlaczego tak rzadko po nie sięgają odpowiedzieli, że nie znają ich zakresu, nie wiedzą co te systemy mogą oferować.
Czytaj też: Compliance w Polsce 2021 - polskie firmy uczą się działać zgodnie z prawem
Eksperci są zgodni, że z czasem będzie to się zmieniać. Okazuje się też, że to co w Polsce jest jeszcze nowinką technologiczną, w innych państwach jest codziennością. Dlatego oficerowie compliance, którzy pracują w globalnych firmach mających swoje oddziały w Polsce, są z nimi oswojeni. Dla nich istotne jest również, by system był spójny z systemami obowiązującymi w innych państwach, w przeciwnym razie ich praca byłaby bardzo trudna a czasami wręcz nie możliwa.
Jak to wygląda w praktyce opowiada Edyta Miaśkiewicz, Head of Compliance Management System w STS Gaming Group.
- Parę lat temu jak zaczynałam na rynkach międzynarodowych, dla mnie dużym usprawnieniem było kiedy zaczęłam korzystać z dokumentów Google i mogłam w tym samym czasie negocjować i podpisać umowę z moimi współpracownikami znajdującymi się na końcu świata. I tak stopniowo, pracując w spółkach technologicznych zaczęłam czerpać z ich doświadczenia i przenosić na compliance. W mojej pracy pojawił się więc systemy, które pozwalają mi na łączenie mojej pracy z pracą innych zespołów i z bardzo skuteczną wymianą informacji - mówi.
Tłumaczy, że w jej branży dużych problemów nastręcza realizacja obowiązku AML oraz odpowiedzialnej gry. W szczególności dotyczy to rynku brytyjskim, gdzie dużą ilość informacji o kliencie trzeba dysponować już na etapie rejestracji.
- W momencie jak rejestruje się użytkownik platformy hazardowej jesteśmy w stanie od razu sprawdzić czy jest pełnoletni, porównując z bazą wyborczą. Regulator brytyjski (Great Britain Gambling Commission) w 2019 roku wprowadził obowiązek weryfikacji wieku każdego klienta, zanim będzie miał możliwość wpłacenia pieniędzy, czy nawet korzystania z gier w trybie demo/free to play. Spowodowało to problem, w jaki sposób szybko i efektywnie sprawdzić, czy ktoś rejestrujący się na portalu ma ukończone 18 lat. Z pomocą przyszła technologia - wielu dostawców usług weryfikacji rozbudowało swoje bazy i ofertę o właśnie m.in. bazę wyborców w UK. Tym samym - w momencie kiedy klient podaje imię, nazwisko, adres zamieszkania i wiek, podłączony system jest w stanie sprawdzić, czy dane, które podał, istnieją w rejestrze wyborców. Jeżeli takich nie ma - oczywistym jest, że albo klient nie ma ukończonych 18 lat, albo też nie jest rezydentem UK. Dodatkowo, dostawcy są w stanie oferować jednoczesne sprawdzenie danych klienta w bazach PEP, jak i czy znajdują się na listach sankcyjnych. Pozwala to na automatyczne przypisanie poziomu ryzyka AML - tłumaczy.
Standaryzacja w globalnej firmie to podstawa
Jakub Niesterczuk, legal counsel z AccorInvest przyznaje, że branża hotelarska z CMS korzysta stosunkowo od niedawna. - Mamy bazę danych standaryzującą kontrakty, proces negocjacji z dostawcami usług. Jest to niezbędne. Ludzie z różnych kultur prawnych, różnych obszarów jurysdykcji nie zawsze są w stanie poradzić sobie z problemem, który ma charakter lokalny. Taka baza umożliwia standaryzację podejścia do danego procesu - podkreśla.
Czytaj też: Dr Jagura: Projekt ustawy o sygnalistach nie jest doskonały>>
Tomasz Kruk, head of compliance z Vifor Pharma uważa, że sztuczna inteligencja, a nawet zwykły excel są niezwykle ważne w pracy oficera compliance. - Jeśli dzięki temu widzimy, że dany pracownik jest trzy razy bardziej aktywny niż zwykle zapala się czerwona lampka i zaczynamy interesować się. Na codzień nie jesteśmy w stanie bowiem śledzić setek tysięcy aktywności ludzi - wyjaśnia.
Pracę oficerom compliance utrudnia rozproszenie danych. Według Andrzeja Bajora , chiefa compliance and legal officer w Boehringer Ingelheim, warto byłoby dane z wielu systemów gromadzić w jednym miejscu i przetwarzać pod kątem wartościującym dla oficera complance.
Legalne podejście też jest ważne
W firmach międzynarodowych trzeba koniecznie uwzględniać specyfikę danego kraju. System compliance powinien być dostosowany do potrzeb danej firmy, szyty wręcz na miarę, co nie jest takie proste.
Czytaj też: Sygnalista to nie donosiciel - coraz więcej Polaków to rozumie>>
Andrzej Bajor przyznaje, że ciężko jest pogodzić potrzebę wdrożenia kompleksowego systemu z indywidualnym podejściem. - Jeżeli działamy w firmie globalnej, to ramy tego systemu muszą spełniać wymagania ponadlokalne. Jak zapewnić zgodność z przepisami, których nikt nie rozumie, albo do których nie ma uzasadnienia. Dla samego systemu stanowi to wyzwanie, z którym się mierzymy, dokonujemy wyborów na podstawie różnych kryteriów - wyjaśnia.
Tomasz Kruk zgadza się ze swoim przedmówcą. - Nie wyobrażam sobie, żeby w różnych krajach były różne systemy. Jest również cała sfera lokalnych wymagań. Nie mam pojęcia jak one wyglądają w Singapurze czy Bueno Aires. Dlatego to co można zrobić ponadlokalnie, bo jest podobne na całym świecie, to robimy, jak np. rejestracja leków. A w tych sprawach, jak np. refundacja w Niemczech czy w Polsce, ten system wygląda zupełnie inaczej. I tutaj system powinien pozostać na poziomie lokalnym
Jakub Niesterczuk uważa że standaryzacja i podejście indywidualne nie zawsze muszą być sprzeczne ze sobą. - Wystarczy opracować takie rozwiązania w zakresie bazy wiedzy, zasobów które będą odpowiadać strukturze grupy. Ale już egzekucja obowiązków, audyt, nadzór, szkolenia nie powinny być poddane standaryzacji i pozostaną na poziomie lokalnym - podkreśla.
