Systemy zarządzania zgodnością (z ang. Compliance Management Systems, CMS), a zatem pomagające działać zgodnie z przepisami, wykrywać nadużycia, walczyć z korupcją, zarządzać ryzykiem, nie są już tylko domeną giełdowych spółek z kapitałem zagranicznym. Tak wynika z właśnie opublikowanego raportu pt.  "Compliance w Polsce 2021. Systemy zarządzania zgodnością: między pandemią a nowym ładem", przygotowanego przez Instytut Compliance we współpracy z Wolters Kluwer Polska, pod patronatem Viadrina Compliance Center.  

Z 99 ankietowanych osób, które zajmują się compliance, 64 proc. pracuje w spółkach nie notowanych na giełdzie, 54 proc. w firmach z polskim kapitałem, 28 proc. w zatrudniających do 500 osób, a 4 proc. do 50. Dominujące sektory to: energetyka, bankowość i finanse, ale też branża spożywcza, handel, IT, motoryzacja i budownictwa ( w tym deweloperzy), ochrona zdrowia, produkcja, ale też hazard.

 

Wrażają systemy zarządzania zgodnością, bo dbają o reputację

- Wdrażanie CMS to już nie tylko domena większych spółek oraz sektora regulowanego. Wprawdzie 30 proc. ankietowanych to banki i sektor energetyczny, więc w przeważającej części spółki Skarbu Państwa, jednak znakomita większość, bo aż 70 proc, to reprezentanci przeróżnych branż. Systemy zarządzania zgodnością to już tematyka ponadbranżowa – podkreśla prof. Bartosz Makowicz, dyrektor Viadrina Compliance Center. Stała się nią w ciągu trzech lat.

Dr Bartosz Jagura, członek zarządu Instytut Compliance, dodaje, że w pierwszym badaniu, prowadzonym pod koniec 2017 roku, a opublikowanym na początku 2018 roku, wyzwaniem było znalezienie próby badawczej. – Wówczas ankietowaliśmy nie tylko te spółki, które miały już CMS – dodaje dr Jagura. Nieco inaczej na sprawę patrzy Anna Różalska, szefowa działu Compliance w Siemens Healthineers. – W Polsce mamy ponad 450 tys. spółek kapitałowych, a zatem nie możemy mówić, że compliance jest już pod każdą strzechą. Pewne jest, że zaczyna odgrywać ważną rolę, rozwija się, ale nie jest standardem – ocenia. Zauważa jednak, że systemy zarządzania zgodnością są wyznacznikiem jakości. Firmy, które mają CMS są postrzegana jako transparentne, mające wysokie standardy jakości.

Jedno zintegrowane środowisko zarządzania ryzykiem i dokumentacją prawną. TERAZ TO MOŻLIWE! Zobacz >>

CMS wdrożyła m.in. rodzinna firma KAEM, lider w dystrybucji i produkcji artykułów remonotowo-budowlanych. Jakub Bouhnouni, który odpowiada w niej za compliance mówi, że CMS staje się nieodzownym elementem prowadzenia świadomego biznesu i stanowi jego polisę na życie. - CMS jest kolejnym krokiem, który umożliwia nawiązanie bliższych relacji biznesowych z kontrahentami z krajów, w których posiadanie tego systemu jest już normą, ponieważ w znakomitej większości szukają partnerów biznesowych, którzy również dbają o świadomy rozwój i cechują się wysoką samokontrolą. Oczywiście to jeden z argumentów, nie bez znaczenia pozostaje również dbałość o dobro zakładu pracy i przede wszystkim o pracowników – mówi Jakub Bouhnouni.

 

Systemy zarządzania zgodnością compliance w praktyce ebook

Bartosz Makowicz, Bartosz Jagura

Sprawdź  

I tak też wynika z raportu  Tylko w jednej trzeciej firm główną przyczyną wdrożenia było spełnienie obowiązku prawnego bądź dostosowanie się do  trendu rynkowego. Aż  80 proc. respondentów odpowiedziało, że wdrożenie CMS podyktowane było dbałością o reputację, a w 71 proc. wolą właściciela, np. spółki matki. Na CMS składają się głównie analiza ryzyka braku zgodności, a ponadto kodeks zachowań, wewnętrzne szkolenia, ale także kanały informowania o nieprawidłowościach dla sygnalistów oraz postępowania wyjaśniające. Jeszcze trzy lata temu, to zagraniczne spółki matki wymuszały wdrożenie CMS. 

Wdrażają mimo pandemii

36 proc. ankietowanych odpowiedziało, że jest w trakcie wdrażania CMS lub wdrożyło go w ciągu ostatnich 2 lat. W 33 proc. firm CMS działa ponad 5 lat.- Wyniki dowodzą, że trwająca pandemia nie przełożyła się na zahamowanie rozwoju compliance – ocenia prof. Makowicz. - Prawie w jednej trzeciej wszystkich ankietowanych podmiotów wdrożenie CMS zostało zainicjowane w trudnym czasie pandemii. Jedna piąta spółek aktualnie wdrażających CMS, to dowód na trend rozwojowy – dodaje dr Bartosz Jagura. I zauważa, że pandemia  doprowadziła do sytuacji, w której powstała cała masa nowych regulacji, często przyjmowanych przez ustawodawcę w trakcie nocnych posiedzeń, nierzadko karkołomnych, dyskryminacyjnych i sprzecznych, co sprzyjało rozwojowi CMS. Ponadto, jak zauważa prof.  Makowicz, pandemia zmusiła wiele firm do cyfryzacji, co też sprzyja rozwojowi compliance.

Firmy wdrażają systemy samodzielnie, z doradztwa zewnętrznego korzystają przy w obszarze IT, korupcji, przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML), czy zgłaszania nieprawidłowości. I tu pojawia się kolejny ciekawy wątek. Z badania wynika, że wdrożenie CMS poprzedza uruchomienie systemu informowania o nieprawidłowościach (SIN). Ma go bowiem 83 proc. ankietowanych, czyli także część z tych 20 proc. firm, które dopiero wdrażają CMS. - Żaden z elementów systemów zarządzania zgodnością nie jest tak popularny jak systemy informowania o nieprawidłowościach, ale to w dużej mierze efekt przyjęcia dyrektywy o sygnalistach i konieczności jej wdrożenia – przyznaje prof. Makowicz. 

Z raportu wynika też, że działy compliance mocno otwarte są na digitalizację, stosują  nierzadko nowoczesne technologie i oprogramowanie. Korzystają nie tylko z Microsoft Office, ale też systemów informacji prawnej (78 proc.). Okazuje się jednak, że niewiele firm korzysta z programów dedykowanych do zarządzania ryzykiem braku zgodności, tylko 16 proc. 24 proc.  wskazało, że nie znaleźli dotychczas odpowiadającej ich potrzebom oferty rynkowej. 

 

 

Oficer compliance to prawniczki

Compliance oficer to młody zawód. 53 proc. osób go wykonujących ma mniej niż 40 lat. W innych krajach, co do zasady stawia się częściej na wieloletnie doświadczenie zawodowe oraz wiedzę z zakresu danego sektora rynku. W tegorocznym badaniu pojawia się jeszcze jedna nowość. Otóż wcześniej prawnicy stanowili tylko 40 proc. ankietowanych, a w najnowszym badaniu ich odsetek wzrósł do 60 proc. Natomiast udział osób z wykształceniem ekonomicznym zmniejszył się z poziomu blisko 40 proc. do 20 proc. Z raportu wynika, że w tym młodym zawodzie dominują kobiety - prawniczki.

- To może pokazywać, że wielu prawników szuka nowych możliwości zawodowych, a praca etatowa w sektorze przedsiębiorstw jest atrakcyjnym rozwiązaniem – ocenia dr Bartosz Jagura. Podobnie uważa Anna Różalska. – Wielu prawników widzi potencjał w zarządzaniu zgodnością, zaczyna się interesować tym tematem, a potem właśnie dział prawny przyjmuje w firmie odpowiedzialność za wdrożenie CMS, wyznacza compliance oficera. Tylko w największych spółkach taki dział jest tworzony od nowa – ocenia Różalska. Tymczasem jej zdaniem to nie jest dobry trend, bo prawnicy często są pozbawieni wyobraźni biznesowej.  – Najlepszy wybór to praktyk biznesu z wiedzą prawniczą – uważa Różalska.

Maciej Krajewski, dyrektor segmentu dużych i średnich przedsiębiorstw w Wolters Kluwer Polska także widzi pewien dysonans w rosnącym udziale prawników zajmujących się zagadnieniami compliance. – Myślę jednak, że coraz bardziej dominujący będzie model w którym compliance oficer łączy swoje przygotowanie prawnicze z pozostałymi obszarami aktywności. Bo choć z jednej strony eksperci podnoszą, że prawo to tylko jeden z obszarów zawodowej aktywności, obok komunikacji, zarządzania, marketingu czy psychologii, to z drugiej jednak strony wdrożony przez niego CMS ma chronić przed ryzykami prawnymi, sankcjami czy innymi dolegliwościami – podkreśla Krajewski.

 

Kobiety zdominowały oficerów

Co ciekawe 59 proc. ankietowanych to kobiety. - Trudno pokusić się tutaj o przekonujące uzasadnienie – mówi prof. Makowicz. Jego zdaniem jednak  wśród absolwentów prawa więcej jest kobiet, a wiedza z  zakresu prawa jest istotna, jeśli chodzi o funkcjonowanie CMS, jednak tylko w jego nieznacznej części. Ponadto potrzebne są umiejętności zarządzania, komunikacji, psychologii zachowawczej. A w tym kobiety są lepsze. W  Polsce nie oferuje się studiów pierwszego czy drugiego stopnia z zakresu compliance. Istnieją jedynie studia podyplomowe czy też specjalistyczne kursy certyfikujące, a to znowu kobiety wolą się dokształcać.

– Kobiety mają większy potencjał w budowaniu kultury compliance opartej na zachowaniu i poszanowaniu zasad współpracy, mają tzw. miękkie umiejętności, czyli inteligencje emocjonalną, łatwość komunikacji, co ułatwia wdrażanie CMS – przyznaje Anna Różalska. Potwierdza to doświadczenie Jakuba Bouhnouniego. - Bycie oficerem compliance w przedsiębiorstwie, w którym trzeba "wyważyć drzwi" do pokoju "compliance", wiąże się z nieustannym uczeniem "jak to działa", zwracaniem uwagi na bieżące problemy i prowadzeniu projektów, które służą wdrażaniu niezbędnych zasad compliance. Zachęcenie załogi do zmiany w myśleniu o prowadzeniu biznesu jest trudne, ale jestem pewien, że przyniesie wymierne efekty – opowiada o swojej pracy Bouhnouni.

Poznaj nowoczesne rozwiązania Legal Compliance dla firm >>

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.