Od czwartku 18 kwietnia 2019 r. wchodzi w życie obowiązek odbierania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. euro. Wprowadza go ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.

W praktyce oznacza to, że jeżeli wykonawca wyśle taką fakturę do zamawiającego, ten musi ją przyjąć. Od 1 sierpnia tego roku ten obowiązek obejmie wszystkie zamówienia publiczne. Podmioty publiczne mają jednak obowiązek przyjmowania e-faktur tylko w przypadku postępowań ogłoszonych po 18 kwietnia 2019 r. Aby umożliwić przyjmowanie elektronicznych faktur Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii przygotowało bezpłatną Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF) dostępną na stronie efaktura.gov.pl.

Sprawdź w LEX: Które dokumenty w postępowaniu należy sporządzić, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym? >

 


Pdf to tylko obraz faktury

- To jest platforma, która pozwala zastąpić przesyłanie obrazów faktury, np. w postaci pdf przesyłaniem plików elektronicznych, które automatycznie trafią do systemu księgowego – tłumaczy Tadeusz Kościński., wiceminister przedsiębiorczości. I dodaje, że prosty i jednolity interfejs umożliwia łatwe skomunikowanie z PEF dotychczas wykorzystywanych systemów księgowych. Jego podstawową zaletą jest oszczędność czasu i pieniędzy. MPiT porównało proces odbioru tradycyjnej faktury papierowej i faktury elektronicznej w pięciu jednostkach sektora zamówień publicznych. Średni koszt obsługi pojedynczego dokumentu w docelowym procesie odbioru e-faktury był o 15,77 zł mniejszy niż w procesie obsługi faktury papierowej. To średnio 20 proc. oszczędności na każdym dokumencie.

Czytaj w LEX: E-fakturowanie w zamówieniach publicznych >>

Co ułatwia platforma

Ponadto platforma umożliwia kontrolowanie faktur i wyłapywanie fałszywych czy omyłkowych. -  Platforma pozwala zweryfikować, czy dana transakcja miała miejsce. Z fakturą można powiązać inne dokumenty, np. zamówienie, protokół odbioru. System wychwyci też błąd w nazwie kontrahenta, czy ułatwi wystawianie korekt – tłumaczy wiceminister. - Dzisiaj wiele jednostek ma systemy księgowo-finansowe, i to jest brakujący element. Tu nie trzeba otwierać drzwi, te są szeroko otwarte, wystarczy je usprawnić – podsumowuje wiceminister.
Przyszłości Platforma prawdopodobnie będzie elementem platformy eZamówienia.