12 lipca wchodzi w życie ustawa o dokumentach publicznych, która w mediach zrobiła karierę za sprawą art. 58. Zgodnie z nim, kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Zarówno Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji – autor ustawy, jak i eksperci nie mają wątpliwości, że nowa ustawa, nie przewiduje kary za kserowanie czy skanowanie dowodu osobistego, prawa jazdy czy innego dokumentu publicznego. Skanowanie czy kserowanie nie jest przestępstwem. Zaznaczają jednak zgodnie, że bezpodstawne przetwarzanie danych z takich dokumentów może już być karane na podstawie RODO.
Czytaj więcej o ustawie o dokumentach publicznych >>
Skan to nie replika
Ustawa o dokumentach publicznych przewiduje karę za replikę dokumentu publicznego, czyli odwzorowanie lub kopię wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału o cechach autentyczności, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych. Paweł Litwiński, adwokat, partner w kancelarii Barta Litwiński nie ma wątpliwości, że kserokopia, czy skan dowodu osobistego, nie posiadają cech autentyczności, nie są więc repliką dokumentu, a ich wykonywanie nie będzie zagrożone karą pozbawienia wolności. - Aby doszło do popełnienia przestępstwa zgodnie z art. 58 ustawy o dokumentach publicznych, kopia dowodu osobistego musi posiadać cechy autentyczności. Są to takie zabezpieczenia dowodu, jak np. farba zmienna optycznie, rysunek utajony, nitka, czy elementy widoczne w świetle UV. Skany ich nie posiadają – tłumaczy Paweł Litwiński.
Podobnie uważa Izabela Kowalczuk-Pakula, radca prawny z kancelarii Bird&Bird. - Przedsiębiorcy utrwalający, przechowujący dokumenty publiczne w systemach informatycznych nie mogą być karani na gruncie art. 58 ustawy o dokumentach publicznych. – Zgodnie z definicją replika to wielkość od 75 proc do 120 proc. oryginału o cechach autentyczności. Tak skonstruowana definicja ma sens tylko jeśli porównujemy jeden obiekt materialny z innym. Skan więc nie powinien być brany pod uwagę. Nie można bowiem porównywać wielkości skanu z obiektem materialnym. Obraz elektroniczny można przybliżać i oddalać. Poza tym "wytwarzanie" używane jest w kontekście wytwarzania fizycznych dokumentów, a nie zdygitalizowanych – wyjaśnia Izabela Kowalczuk-Pakula.
MSWiA: chcieliśmy ułatwić eliminowanie dokumentów kolekcjonerskich
Takie samo stanowisko przedstawia Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, autor ustawy. - Wykonanie kopii dokumentu publicznego, która nie będzie miała cech autentyczności np. ze względu na format czy kolor, nie będzie podlegało sankcji karnej – zapewnia resort. I dodaje, że ustawa ma chronić dokumenty i ich posiadaczy przed wytwarzaniem dokumentów fałszywych, które są łudząco podobne do dokumentów oryginalnych, a które mogą potencjalnie posłużyć do popełnienia przestępstwa. Intencją było przede wszystkim wyeliminowanie możliwości wytwarzania oraz posługiwania się dokumentami noszącymi cechy dokumentów oryginalnych, tzw. dokumentów kolekcjonerskich.
Trzeba uważać na RODO
MSWiA zwraca jednak uwagę, że wykonywanie kopii czy innych odwzorowań dokumentów zawierających dane osobowe na użytek różnego rodzaju przedsiębiorców podlega rygorom przepisów o ochronie danych osobowych. Paweł Litwiński zauważa, że samo kserowanie/skanowanie dokumentów to tylko forma zbierania danych osobowych, a posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza o legalności lub nielegalności tego utrwalania.
- Ważne natomiast jest, żeby zebrane dane spełniały wymóg minimalizacji danych, czyli żeby na takiej kopii, czy skanie, nie było zbyt dużo danych w stosunku do konkretnego celu przetwarzania – podkreśla Paweł Litwiński. W dowodzie osobistym jest bowiem nazwisko, imię, PESEL, data i miejsce urodzenia, płeć, wiek, zdjęcie, czyli dane osobowe, które powinny być chronione. Zgodnie z RODO zaś można przetwarzać tylko takie informacje, które są niezbędnie dla danego celu. - To na administratorze będzie ciążył obowiązek udowodnienia, że konkretne dane, są mu niezbędne dla realizacji określonego celu. Jeśli firma nie wykaże podstawy do przetwarzania danych z dowodu, może zostać ukarana, ale karą pieniężną i przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie bowiem art. 5 ust. 1 lit. c RODO, to administrator powinien każdorazowo określać, jakie dane są niezbędne dla realizacji usługi (tzw. zasada minimalizacji). - W konkretnym stanie faktycznym przetwarzanie pewnych danych, np. nr pesel, zdjęcia, miejsca urodzenia, może naruszać zasadę minimalizacji – tłumaczy Mirosław Gumularz, radca prawny z kancelarii GKK Gumularz Kozik.
Czytaj również jak działa RODO: Związek sportowy ukarany za ujawnienie danych sędziów >>
Banki, notariusze, pośrednicy nieruchomości mają ustawową podstawę do przetwarzania danych z dowodu
Ustawową podstawę skanowania dowodów i przetwarzania informacji z nich mają podmioty, które muszą stosować środki bezpieczeństwa przewidziane w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Zgodnie bowiem z jej art. 34 ust. 4 instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie.
Status instytucji zobowiązanej mają m.in. banki, instytucje pożyczkowe, towarzystwa ubezpieczeniowe, firmy leasingowe, kantory, notariusze, pośrednicy nieruchomości. – Te wszystkie instytucje są obowiązane do ustalenia beneficjentów rzeczywistych, co zwykle robią właśnie na podstawie danych z dowodu tożsamości, ale nie tylko. Te informacje muszą mieć zapisane, np. w systemach informatycznych, by potem móc je np. przedstawić Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej – tłumaczy Maciej Gawroński, radca prawny, partner w kancelarii Gawroński & Piecuch. Ponadto zgodnie z art. 112b Prawa bankowego, banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
