Wraz z rozwojem nowych technologii także kserokopie i skany dokumentów stały się  nieodłącznym elementem funkcjonowania choćby firm. Nad tym czy kserokopia może zostać przedłożona w toku postępowania przed sądem i pod jakimi warunkami, od lat toczyła się dyskusja. W tym zakresie wypowiadał się też kilkukrotnie Sąd Najwyższy.

 


Dowód może przyjąć dowolną formę 

Reguły obowiązujące w polskim postępowaniu cywilnym stanowią, iż katalog dowodów ma tzw. charakter otwarty. Strona może więc posłużyć się dowodem w dowolnej formie - mogą to być zeznaniami świadków, dokumenty, nagrania, dowody rzeczowy, pod warunkiem jednak, że przeprowadzenie danego dowodu nie byłoby nielegalne z punktu widzenia innych przepisów.

Z kolei strona nie musi przedkładać dowodu, jeśli:

  • chodzi o fakty powszechnie znane;  (tj. o okoliczności znane każdemu człowiekowi);
  • chodzi o fakty urzędowo znane sądowi; 
  • strona przeciwna przyzna, że zgłoszone twierdzenia są prawdziwe.

Zgodnie z art. 233 par. 1 Kodeksu postępowania cywilnego, sąd rozpoznający sprawę ma obowiązek dokonania tzw. swobodnej oceny dowodów, oceny wiarygodności i mocy dowodów według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału. 

Więcej: Niepoświadczona kserokopia dokumentu oraz wydruk komputerowy jako dowód w postępowaniu cywilnym>>

Co z kserokopiami? 

Co ważne przepisy Kodeksu cywilnego (kc) wyróżniają dwa rodzaje dokumentów: dokumenty urzędowe oraz dokumenty prywatne. Chodzi o to kto je wytworzył - jeśli organy władzy publicznej lub państwowe to mówimy o dokumentach urzędowych, prywatne są sporządzane przez inne osoby - zarówno osoby fizyczne, jak i przedsiębiorców).

I tak zgodnie z art. 244 par. 1 dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Z kolei art. 245 odnosi się do dokumentów prywatnych - sporządzonych w formie pisemnej albo elektronicznej, które zgodnie z nim stanowią dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.

Aby dokumenty zgromadzone w sprawie mogły zostać uznane za środek dowodowy, muszą być autentyczne i oryginalne. Istotny jest tu art. 129 par. 1 Kpc, który stanowi, że strona powołująca się w piśmie na dokument obowiązana jest na żądanie przeciwnika złożyć oryginał dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą. Jak wynika jednak z orzecznictwa - dokumenty załączone do pozwu lub innego pisma procesowego np. odpowiedzi na pozew w formie niepoświadczonych kserokopii wprawdzie nie stanowią dowodów z dokumentów, o których mowa w art. 244 Kpc i art. 245 Kpc, ale nie są również pozbawione całkowicie mocy dowodowej. 

Jak wynika z art. 308 Kpc, po zmianie z lipca 2015 r. - dowody z innych dokumentów niż wymienione w art. 243 [1] Kpc, w szczególności zawierające zapis obrazu, dźwięku albo obrazu i dźwięku, sąd przeprowadza, stosując odpowiednio przepisy o dowodzie z oględzin oraz dowodzie z dokumentów. Z tego uregulowania wynika, że do kserokopii stosuje się uregulowania o przeprowadzaniu dokumentów w rozumieniu art. 243 [1] Kpc. Przepisy Kpc dają więc stronom możliwość przedłożenia odpisu dokumentu w miejsce oryginału, pod warunkiem, że złożony w sprawie odpis zostanie poświadczony przez zgodność z oryginałem. 

Czytaj: NSA: Notatka urzędowa też może być dowodem>>

Poświadczy notariusz, ale i profesjonalny pełnomocnik 

Poświadczenie opatrzenie kopii stosowną adnotacją, często w formie pieczęci, wraz z podpisem osoby upoważnionej. Zgodnie z art. 129 Kpc, upoważnienie do poświadczania odpisów za zgodność z oryginałem przysługuje:

  • notariuszowi,
  • profesjonalnemu pełnomocnikowi strony (adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu, radcy Prokuratorii Generalnej).

Jeśli poświadczenia za zgodność z oryginałem dokona inny podmiot, nie będzie wywoływało żadnych skutków prawnych. Poświadczenie za zgodność z oryginałem może nastąpić tylko wówczas, gdy strona dysponuje oryginałem, który może okazać celem poświadczenia, lecz z innych względów nie chce składać go do akt sprawy (np. z uwagi na wagę i znaczenie oryginału dokumentu). 

Na istotną wagę poświadczenia zgodności kserokopii z oryginałem wskazują orzeczenia SN. W lipcu 2009 r. SN orzekł, że złożona w toku sprawy kopia poświadczona za zgodność z oryginałem ma moc dowodową równą oryginałowi dokumentu (sygn. II CSK 71/09). Co ważne w wyroku z dnia 29 kwietnia 2009 r., II CSK 557/08,, podkreślił, że dokumentem w aspekcie przepisów Kpc o dowodach jest oryginał i uznał, że kserokopia - jako odwzorowanie oryginału - może być uznana za odpis dokumentu. Z kolei odpis dokumentu jest dokumentem wskazującym na istnienie dokumentu oryginalnego. Niepoświadczona podpisem strony kserokopia nie jest dokumentem. Warunkiem zatem uznania kserokopii za dokument jest umieszczone na niej i zaopatrzone podpisem poświadczenie jej zgodności z oryginałem - wskazał. 

 


Co kiedy nie ma oryginału? 

Przełomowe znaczenie w tym zakresie ma wyrok Sądu Najwyższego z 26 listopada 2014 roku (III CSK 254/13). W uzasadnieniu wskazał on m.in., że strona może skutecznie zawnioskować o przeprowadzenie dowodu z kserokopii dokumentu (niepoświadczonej za zgodność z oryginałem) tylko wówczas, gdy niemożliwe jest uzyskanie dostępu do oryginału lub wypisu dokumentu zarówno przez stronę, jak i przez sąd. 

- Wówczas nie zachodzi niebezpieczeństwo obejścia przepisów o prowadzeniu dowodu z dokumentów, na które SN wskazywał w uzasadnieniu wyroku z dnia 14 lutego 2007 r. (II CSK 401/06, nie publ.), a jednocześnie nie doznaje naruszenia prawo strony do dowodzenia swoich racji innymi środkami (przyrządami), które utrwalają obrazy (w tym wypadku obraz dokumentu, którego oryginał lub odpis na prawach oryginału się nie zachował) i mogą posłużyć ustaleniu, czy określony dokument istniał, jaką treść zawierał i od kogo pochodził - wskazał.