Celem projektu ustawy o dokumentach publicznych jest stworzenie skutecznego systemu bezpieczeństwa dokumentów publicznych. Powstać ma między innymi rejestr dokumentów publicznych – elektroniczny system, w którym będą zapisywane wszystkie wzory dokumentów oraz blankietów, na których dokumenty są wydawane. Każdy obywatel i urzędnik będzie miał do nich dostęp w celu weryfikacji autentyczności dokumentów, które trafią do urzędu.
Nie będzie opłat
Poseł Jerzy Polaczek powiedział w Sejmie, że z praktyki wynika, iż nawet najlepiej zabezpieczone dokumenty bez szczelnego systemu nie są wystarczająco chronione przed fałszowaniem i wykorzystaniem ich do popełniania przestępstw.
Jak podkreślił, o potrzebie regulacji świadczy praktyka – wśród miliona przestępstw kryminalnych popełnianych rocznie, ok. 6 proc. to przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów. - Wśród przestępców najbardziej pożądane są dokumenty, których sfałszowanie stwarza możliwość wyłudzenia od państwa pieniędzy lub stworzenia im nowej tożsamości – wyjaśnił Jerzy Polaczek. Według niego zagrożeniom sprzyja rozproszona produkcja dokumentów publicznych i niski poziom zabezpieczeń przed fałszerstwem oraz brak zunifikowanych wzorów dokumentów publicznych.
Posłowie podkreślali, że bardzo ważne jest zapobieganie fałszerstwom dokumentów. Padły jednak pytania o koszty systemu oraz koszty opłat dla obywateli. Krzysztof Kozłowski, wiceminister spraw wewnętrznych i administracji podkreślił, że ustawa nie przewiduje opłat dla osób fizycznych i prawnych za zamieszczenie dokumentów w rejestrze dokumentów.
Czytaj też: Od poniedziałku można jeździć bez dowodu rejestracyjnego
Trzy klasy dokumentów
Dokumentem publicznym w rozumieniu projektu jest wyłącznie dokument zabezpieczony – przesądza o tym definicja dokumentu publicznego. Poza zakresem ustawy pozostaje więc wiele kategorii dokumentów, choćby decyzje administracyjne.
Ustawodawca zaproponował wyróżnienie trzech klas dokumentów. Do pierwszej zaliczone będą dokumenty, do których bezpieczeństwa należy przykładać najwyższą wagę – dowody osobiste, paszporty, odpisy, itp. Do kategorii drugiej zostaną zaliczone dokumenty publiczne istotne ze względu na bezpieczeństwo państwa, bezpieczeństwo gospodarcze i prawne, w tym dotyczące broni, międzynarodowego przewozu towarów niebezpiecznych, potwierdzające wykształcenie wyższe, specjalistyczne oraz świadectwa dojrzałości.
Do kategorii trzeciej będą należały pozostałe dokumenty publiczne mające wpływ na bezpieczeństwo obiegu gospodarczego i prawnego, w tym koncesje, pozwolenia, licencje, zaświadczenia, świadectwa i certyfikaty związane z bezpieczeństwem transportu, świadectwa ukończenia szkół, legitymacje szkolne i studenckie oraz dokumenty uprawniające do ulg. Katalog pierwszy wymieniony będzie w samej ustawie. Dokumenty zaliczane do dwóch pozostałych określi rozporządzenie.
Zobacz też komentarz praktyczny Rejestry publiczne
Przechowywanie dokumentów – kłopot czy nie?
Projekt określa dla dokumentów pierwszej i drugiej kategorii przewidziano wymogi zabezpieczenia pomieszczeń, w których przechowywane są te dokumenty. Natomiast dla dokumentów trzeciej kategorii określono urządzenia (szafa lub sejf), w których mają być przechowywane oraz zasady dostępu do tych urządzeń. Z uzasadnienia projektu wynika, że zasady przechowywania dokumentów, określone w projekcie, nie odbiegają od stosowanych obecnie przez większość podmiotów dokonujących personalizacji lub indywidualizacji dokumentów oraz wydających dokumenty. Ich wdrożenie nie powinno generować dodatkowych kosztów.
Jednak zdaniem Sławomira Wojciechowskiego, kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli, niespodzianką jest, że w celu zwiększenia bezpieczeństwa dokumentów ustawodawca chce nałożyć wymagania dotyczące pomieszczeń, w których te dokumenty będą wytwarzane, przetwarzane lub wydawane.
- Dotyczy to m.in. biur dowodów osobistych, gdzie znajdują się blankiety dowodów osobistych, czy urzędów stanu cywilnego, gdzie znajdą się odpisy blankietów – powiedział. Jak wyjaśnił, jeżeli takie pomieszczenie mieści się na parterze, będzie musiało posiadać albo szyby antywłamaniowe lub rolety metalowe czy siatkę. - Wiadomo, że nie wszędzie takie zabezpieczenia są, są jednak urzędy, które nie mają takich zabezpieczeń, ale mają np. alarm, którego ustawodawca nie wymienia – dodał.
Kto poniesie koszty?
Według Sławomira Wojciechowskiego koszty dostosowania tego pomieszczenia będzie musiał pokryć samorząd. - W uzasadnieniu ustawy jest lakoniczny zapis, że większość organów administracji ma takie zabezpieczenia – zaznaczył.
Według niego kolejną kwestią jest to, że do tego pomieszczenia będą mogły mieć dostęp osoby upoważnione, czyli np. pracownicy USC. - Jeśli będą tam przebywały inne osoby, to musi być to miejsce wydzielone. Nie ma przy tym określenia, co to pojęcie oznacza – ocenia.
Jak podkreśla, niedoprecyzowanie tych przepisów może powodować potencjalne zagrożenie dla organu. - W przypadku np. kradzieży blankietu w urzędzie, co się może zdarzyć, prokurator może uznać, że dane biurko czy pomieszczenie nie spełniało kryteriów ustawy. To bardzo płynne kryterium. Może to potem rodzić odpowiedzialność po stronie urzędnika czy kierownika USC, wójta, burmistrza. Nie będą oni w stanie przewidzieć, że dane rozwiązanie przestrzenne spełnia wymogi, czy nie - uważa.
Czytaj też komentarz praktyczny: Obieg dokumentów w jednostce
Problem może dotyczyć szczególnie mniejszych gmin
W mniejszych urzędach często w jednym pomieszczeniu znajduje się kilka stanowisk obsługi mieszkańców. - Jeżeli dostęp mają mieć tylko osoby upoważnione, to wygląda na to, że wójt będzie musiał zapewnić dodatkowe pokoje do obsługi innych działów merytorycznych – mówi Sławomir Wojciechowski. Dodaje, że małe gminy mają problemy lokalowe, żeby takie rozwiązanie zastosować, mogą więc nie móc spełnić parametrów bezpieczeństwa. Narażają się więc na ewentualne problemy.
- Jeśli będzie to dotyczyło dokumentów związanych z zadaniami zleconymi z zakresu administracji rządowej, to wtedy refundacja tych kosztów powinna nastąpić z budżetu państwa, w ramach dotacji celowej – ocenia.
Sławomir Wojciechowski uważa, że dobrze, iż kwestia ochrony dokumentów będzie usystematyzowana. - Jest to jednak częściowe „stworzenie systemu bezpieczeństwa”, ponieważ w zasadzie nic się nie robi w tym celu, żeby ograniczyć choćby liczbę dokumentów, którymi cała administracja obraca w ciągu roku – uważa.
W Sejmie przedstawione zostało sprawozdanie Komisji spraw wewnętrznych o rządowym projekcie ustawy o dokumentach publicznych.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.