Dzięki elektronice wykonawcy mogą szybciej złożyć swoją ofertę, zamieszczać lub przekazywać odpowiednie dokumenty, albo kierować pytania do zamawiających. Niekiedy jednak technologia zawodzi. Co robić, gdy platforma nie działa z powodu awarii czy przerwy technologicznej? Jak się powinien zachować wykonawca, a jak zamawiający? Okazuje się, że nie ma prostej odpowiedzi. Prawo zamówień publicznych (pzp) jasno reguluje tylko zasady otwarcia ofert w razie awarii, ale pozostałe kwestie już niekoniecznie.
Czytaj też: Wysokość zabezpieczenia w przetargach trzeba obniżyć. Jest propozycja
Ryzyko unieważnienia przetargu
Artykuł 222 ust. 2 pzp mówi bowiem, że jeżeli do otwarcia oferty dochodzi przy użyciu systemu teleinformatycznego, to w przypadku awarii, następuje ono niezwłocznie po usunięciu awarii. Tymczasem największe problemy, zarówno zamawiający, jak i wykonawcy mają przy składaniu ofert.
Najgorzej jest, gdy awaria zdarza się w ostatnim dniu składania ofert w przetargu i wykonawcy nie mogą ich złożyć. Jeśli nic na ten temat nie ma w dokumentach zamówienia, istnieje wówczas ryzyko, że zamówienie jest obarczone wadą. - W takiej sytuacji należy przyjąć, że potencjalni wykonawcy, chcieli złożyć ofertę, tylko zepsuta platforma im na to nie pozwoliła, a następnie ponowić postępowanie - wyjaśnia dr hab. Włodzimierz Dzierżanowski z Grupy Doradczej Sienna, były wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych.
Dodaje jednak, że jest to najbardziej rygorystyczne podejście. Podobnego zdania jest Artur Wawryło, prowadzący Kancelarię Zamówień Publicznych. Jego zdaniem zamawiający jako organizator postępowania ponosi odpowiedzialność, w sytuacji gdy dojdzie do awarii platformy, przestoju technologicznego lub wystąpi czasowa niedostępność, albo ograniczenie usług. - W takim wypadku najczęściej konieczne staje się unieważnienie przetargu - twierdzi.
I tłumaczy, że gdyby doszło do sporu przed Krajową Izbą Odwoławczą, szanse na wygraną zamawiającego są minimalne, ponieważ organizator przetargu ponosi odpowiedzialność za dostępność platformy. Tak było m.in. w wypadku awarii platformy e-zamówienia w listopadzie ubiegłego roku, kiedy trzeba było unieważnić kilkaset przetargów. Na pobłażliwość KIO nie zawsze mogą liczyć również wykonawcy - zwłaszcza w sytuacji gdy to oni nie dochowają staranności, np. gdy zaczynają przesyłać dokumenty tuż przed godziną zero, np. o godz. 11.57, wiedząc, że termin upływa o godz. 12. Natomiast w wyroku z 18 kwietnia 2023 r. (KIO 893/23, KIO 894/23) KIO wskazała, że dłuższa przerwa w działaniu platformy stanowi przeszkodę przy składaniu oferty.
Trudno przesunąć termin
Zmiana terminu składania ofert na ostatnią chwilę może się okazać niemożliwa. - Zwłaszcza w postępowaniu o udzielenie zamówienia powyżej progu unijnego. Zgodnie bowiem z art. 137 ust. 5 pzp termin składania ofert jest informacją deklarowaną zarówno w dokumentach zamówienia, jak i ogłoszeniu, a zatem nieodzowne jest zmodyfikowanie najpierw ogłoszenia, a dopiero po stosownym czasie dokumentów zamówienia - wyjaśnia Konrad Różowicz, partner w kancelarii Ziemski&Partners.
Na tę kwestię zwraca też uwagę Włodzimierz Dzierżanowski. Dodaje, że nie ma natychmiastowej możliwości zmodyfikowania ogłoszenia na platformie e-zamówienia. Bo nie da się przecież zamieścić ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, który znajduje się na tej samej niedziałającej platformie. - Jedyna możliwość szybkiego przesunięcia terminu pojawia się wtedy, gdy postępowanie jest prowadzone na innej platformie niż Urzędu Zamówień Publicznych. Wtedy od razu można wejść do BZP, kliknąć „przedłużam termin” i publikacja następuje natychmiast - dodaje.
Gdy jest więcej czasu
Jeżeli w trakcie okresu składania ofert, ale nie w ostatniej chwili, wystąpią przejściowe trudności w zapoznaniu się z dokumentami zamówienia lub złożeniem oferty, nie oznacza to automatycznego wydłużenia terminu składania ofert, a tym bardziej unieważnienia postępowania. - Są to zjawiska typowe i zarówno zamawiający, jak i wykonawcy powinni się do nich przyzwyczaić – twierdzi Konrad Róźowicz.
Zamawiającym rekomenduje on wskazywanie w dokumentach zamówienia adresów e-maili, na które należy również wysyłać wiadomości. Warto też podawać alternatywne strony internetowe (np. BIP), na których będą zamieszczane komunikaty w przypadku awarii portalu (np. informujące o samej awarii i przedłużeniu terminu składania ofert).
Z kolei Artur Wawryło twierdzi, że w takich sytuacjach dobrze jest, gdy zamawiający jednak wydłuży czas na składanie ofert, zwłaszcza przy projektach powyżej progów unijnych.
Wykonawcę brak przepisów o awariach stawia w bardzo trudnej sytuacji. Praktycznie nie może on nic zrobić, jedynie sygnalizować zamawiającemu, że platforma nie działa. Może się wprawdzie odwołać, ale musi wykazać, że zamawiający działał niezgodnie z prawem. O przedłużenie może wnioskować, ale tu ograniczenia ma zamawiający.
Natomiast korzystanie z platformy oraz jej prawidłowa obsługa obciąża wykonawcę. Według Konrada Różowicza nie może on stawiać racjonalnie zarzutów, że jego ograniczona intuicyjność czy utrudnienia w obsłudze, udaremniły mu sporządzenie i złożenie oferty. - Podobnego zarzutu nie można było też formułować, klucząc po budynku urzędu, szukając pokoju, w którym należało złożyć kopertę z ofertami - dodaje.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
