Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego może zakończyć albo przez wybór najkorzystniejszej oferty i zawarcie umowy (art. 254 pkt 1 p.z.p.) albo unieważnienie postępowania. Podstawy unieważnienia postępowania stanowią zamknięty katalog i nie można unieważnić postępowania z innej przyczyny. Przepisy nakazujące unieważnienie postępowania mają przy tym charakter bezwzględnie obowiązujący – gdy organizator postępowania musi podjąć decyzję o unieważnieniu (art. 255 p.z.p.) oraz fakultatywny – gdy zamawiający jest uprawniony, a nie zobowiązany, do unieważnienia postępowania (art. 257, 258 i 310 p.z.p.).
Zgodnie z art. 257 p.z.p. uprawnieniem zamawiającego jest unieważnienie postępowania wówczas, gdy środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana w dokumentach wszczynających postępowanie. Jest to konsekwencja ochrony zasady pewności obrotu. Potencjalni wykonawcy, biorący udział w postępowaniu, angażują swoje środki techniczno-organizacyjne i finansowe, by przygotować oferty. Ustawodawca wychodzi z założenia, że nie powinni oni ponosić ryzyka w postaci arbitralnego unieważnienia postępowania przez zamawiającego. Muszą zatem zdawać sobie sprawę z ryzyka, iż postępowanie nie doprowadzi do zawarcia umowy. Dokumenty, w których należy zamieścić informację na temat zakładanej możliwości unieważnienia postępowania, zostały podzielone wg kryterium wartości zamówienia (progi unijne i postępowania krajowe). Informacja o przewidywanym unieważnieniu zamieszczana jest w ogłoszeniu o zamówieniu dla zakupów prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, partnerstwa innowacyjnego. W przypadku procedowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub trybie zamówienia z wolnej ręki informacja o przewidywanych podstawach unieważnienia winna być zawarta w zaproszeniu do negocjacji. Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego według reguł właściwych dla wartości mniejszej niż progi unijne może nastąpić na podstawie art. 310 p.z.p. Należy podkreślić, że brak finansowania projektu nie oznacza, że jednostka samorządowa musi postępowanie unieważnić. W grę wchodzi bowiem możliwość finansowania zadania z własnych środków lub środków pochodzących z innych źródeł. Decyzja w powyższym zakresie jest suwerenną decyzją zamawiającego.
Zobacz procedurę w LEX: Badanie, czy zachodzą obligatoryjne przesłanki unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia >
Finansowanie zewnętrzne projektu
Należy zwrócić uwagę, że w art. 257 i 310 p.z.p. ustawa posługuje się zwrotem „przyznanie środków publicznych”. Pojęcie „przyznania środków” odnosi się do relacji, w której zamawiający występuje do osoby trzeciej o pieniądze konieczne do sfinansowania zamówienia publicznego. Tym samym decyzja o ich przyznaniu zapada poza osobą zamawiającego. W przypadku jednostek samorządowych mogą to być pieniądze z funduszy celowych np. na poprawę środowiska, wymianę pieców, instalację paneli fotowoltaicznych. W założeniu ustawodawcy dopuszczalne jest zatem wszczęcie postępowania w celu wyłonienia wykonawcy, w sytuacji, gdy w planie finansowanym środki na ten cel nie zostały jeszcze zabezpieczone, a pieniądze, z których mają zostać pokryte koszty realizacji zamówienia publicznego, mają zostać dopiero pozyskane od podmiotu zewnętrznego. Brak zabezpieczenia w budżecie środków finansowych na realizację przedsięwzięcia nie jest zatem przeszkodą do wszczęcia i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia.
Czytaj w LEX: Pozyskiwanie środków zewnętrznych na sfinansowanie zamówienia publicznego >
Jednostka samorządu terytorialnego może wszcząć postępowanie przetargowe w czasie, kiedy wystąpiła o dofinansowanie i nie uzyskała jeszcze rozstrzygnięcia o udzieleniu wsparcia. Fakt wystąpienia o dofinansowanie ma istotne znaczenie, gdyż „nieprzyznanie środków”, o którym mowa w przepisie art. 257 i 310 p.z.p.odnosi się do sytuacji, w których zamawiający podjął działania zmierzające do ich pozyskania. Nie chodzi zatem o sytuacje, w których istnieje tylko teoretyczna możliwość pozyskania funduszy zewnętrznych np. w postaci odpowiedniego programu. Jednostka samorządu musi wykazać, że podjęła działania zmierzające do pozyskania dofinansowania.
Przepisy powyższe nie mają również zastosowania, gdy organ stanowiący jednostki postanowił o niewprowadzeniu do budżetu środków służących do sfinansowania zamówienia publicznego lub postanowił o niewprowadzeniu odpowiednich zmian do budżetu – odrzucił projekt uchwały przygotowany przez zarząd jednostki. Organ stanowiący, który posiada wyłączną kompetencję do uchwalania i dokonywania zmian w budżecie jednostki samorządu, nie jest podmiotem zewnętrznym wobec takiego zamawiającego. Rada lub sejmik, jako organ zamawiającego, nie decyduje bowiem o przyznaniu środków, tylko rozstrzyga o wprowadzeniu ich do planu finansowego jednostki samorządu terytorialnego.
Ryzyko zamawiającego
Powyższe oznacza, że decydując się na wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w sytuacji, gdy jednostka nie dysponuje w budżecie odpowiednimi środkami na ten cel jest ryzykowne. Jeżeli bowiem po ogłoszeniu/wszczęciu postępowania okazałoby się, że zamawiający nie jest w stanie środków zabezpieczyć (lub dysponuje środkami w nieodpowiedniej wysokości) wówczas pojawiłaby się konieczność unieważnienia postępowania.
Brak środków nie jest jednak sama w sobie przesłanką unieważnienia. W przypadku stwierdzenia, że w toku postępowania nie zaszły inne, przesłanki unieważnienia przetargu, konieczne może być udzielenie takiego zamówienia. Może zatem dojść do sytuacji, w której zarówno unieważnienie postępowania przetargowego, jak i udzielenie zamówienia publicznego, będzie skutkowało naruszeniem prawa. W pierwszym przypadku – z uwagi na unieważnienie postępowania w sytuacji, w której nie zaszła żadna z określonych w prawie przesłanek (art. 17 u.f.p.). W drugim, z uwagi na zaciągnięcie zobowiązania (zawarcie umowy) z przekroczeniem upoważnienia zawartego w budżecie, co może wiązać się naruszeniem dyscypliny finansów publicznych (art. 15 u.f.p.).
Czytaj w LEX: Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia w nowym PZP >
Potencjalne unieważnienie można jednak zaplanować poprzez wskazanie takiej możliwości w ogłoszeniu albo innym odpowiednim dokumencie wszczynającym postępowanie (art. 257 i art. 310 p.z.p.). Należy jednak mieć na uwadze, że nie we wszystkich trybach zastosowanie unieważnienia z tych podstaw prawnych jest możliwe. Dlatego generalnie zaleca się, by unikać sytuacji, w których wszczyna się postępowanie przetargowe przewidziane do sfinansowania ze środków własnych, które nie zostały zabezpieczone na odpowiedniej pozycji w budżecie jednostki samorządu.
Zobacz linię orzeczniczą: Unieważnienie postępowania w przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia >
