Bywa, że korespondencja urzędowa trafia do spamu a urzędnik zauważa pismo dopiero po dłuższym czasie. A terminy płyną. Z punktu widzenia prawa to żadne jednak usprawiedliwienie. Z tego powodu urzędnik nie będzie potraktowany ulgowo. Do takich wniosków doszedł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku. W swoim orzeczeniu uznał, że dyrektor powiatowego urzędu pracy dopuścił się bezczynności w rozpatrzeniu wniosku o udzielenie informacji publicznej.
Czytaj też: RPO: Sąd administracyjny, nie TK powinien interpretować dostęp do informacji>>
Wniosek nie trafił tam, gdzie trzeba
Fundacja zwróciła się 29 maja 2021 r. do dyrektora urzędu pracy z prośbą o udzielenie informacji publicznej. Interesowało ją konkretnie: ile było naborów na udzielenie dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej w latach 2019 i 2020 z podziałem na poszczególne kwartały oraz ile w każdym z tych kwartałów było do wykorzystania środków finansowych. Dyrektor powinien rozpoznać wniosek w czerwcu 2021 r., ale do dnia wniesienia skargi, tj. do 29 lipca 2021 r., tego nie zrobił. Informacji udzielił dopiero 3 sierpnia 2021 r.
Zobacz procedurę w LEX: Udostępnienie informacji publicznej na wniosek >
W skardze fundacja żądała zobowiązania dyrektora tego urzędu do rozpoznania wniosku, stwierdzenia, że dopuścił się bezczynności. Dyrektor urzędu pracy wniósł o oddalenie skargi . Wyjaśnił, że wniosek w postaci elektronicznej wpadł do SPAM - u i nie został zauważony. Natomiast po wniesieniu skargi została udzielona odpowiedź. Mimo to WSA uznał, że skarga na bezczynność zasługuje na uwzględnienie.
Zobacz procedurę w LEX: Środki zaskarżenia w sprawach dostępu do informacji publicznej >
To była informacja publiczna
WSA przypomniał, że w tej konkretnie sprawie stosuje się przepisy ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Zgodnie z nią jest nią każda informacja o sprawach publicznych. Zobowiązane do jej udostępniania są władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne, w szczególności:
- organy władzy publicznej,
- organy samorządów gospodarczych i zawodowych,
- podmioty reprezentujące zgodnie z odrębnymi przepisami Skarb Państwa,
- podmioty reprezentujące państwowe osoby prawne albo
- osoby prawne samorządu terytorialnego oraz
- podmioty reprezentujące inne państwowe jednostki organizacyjne albo jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego,
- podmioty reprezentujące inne osoby lub jednostki organizacyjne, które wykonują zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym oraz osoby prawne, w których Skarb Państwa,
- jednostki samorządu terytorialnego lub samorządu gospodarczego albo zawodowego mają pozycję dominującą w rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów.
Z ustawy wynika również, że podmiot zobowiązany do udostępniania informacji publicznej musi podjąć określone w tej ustawie czynności we wskazanym terminie , nawet jeśli żądane dane nie stanowią informacji publicznej. Powinien to zrobić bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Jeśli wniosek dotyczy informacji publicznej organ ma obowiązek: udostępnić ją lub wydać decyzję o odmowie jej udostępnienia.
Zobacz procedurę w LEX: Badanie przesłanek odmowy udostępnienia informacji publicznej >
Zdaniem sądu w tej konkretnie sprawie nie budzi wątpliwości, że dyrektor powiatowego urzędu pracy miał obowiązek udzielić informacji w trybie tej ustawy. Tymczasem tego nie zrobił. Z tego powodu skarga na bezczynność została uwzględnienia.
Fakt więc, że wniosek w postaci elektronicznej został w poczcie elektronicznej zakwalifikowany jako SPAM, nie zdejmuje odpowiedzialności z tego organu w zakresie jego odebrania i odczytania. Zdarza się przecież, że niektóre e maile kwalifikowane są przez system jako SPAM. to żadne przecież nowym. Pracownik więc obsługujący ten system powinien przeglądać całość otrzymywanej przez organ poczty elektronicznej, również tej zakwalifikowanej jako SPAM.
WSA stwierdził, że dyrektor dopuścił się bezczynności w załatwieniu wniosku skarżącej z 29 maja 2021 r. Żądana informacja została jednak udzielona. Dlatego umorzył postępowanie w zakresie zobowiązania organu do załatwienia wniosku skarżącej fundacji.
Według sądu nie doszło do rażącego naruszenia prawa. Organ nie pozostawił wniosku skarżącej bez odpowiedzi, lecz się do ustosunkował, a niezgodny z prawem sposób rozpoznania wniosku wynikał nie tyle z lekceważenia przepisów prawa, ile raczej z nieprawidłowej obsługi przez pracownika organu systemu poczty elektronicznej.
Czytaj w LEX: Ustawa o dostępie do informacji publicznej w praktyce sędziego >
Nie każda wymówka ma umocowanie prawne
W opinii prawników wyrok jest słuszny. - Potwierdza konieczność zarządzania zasobami informatycznymi czy ogólnie przepływem informacji w sposób zaplanowany i uwzględniający ocenę ryzyka. Zwłaszcza tymi, które wykorzystywane są do komunikacji z obywatelami. Urząd powinien mieć świadomość, że takie a nie inne ustawienie filtrów antyspamowych – co wydaje się zupełnie nieistotną kwestią – może wpływać na ograniczenie realizacji praw obywateli. Trudno, żeby obywatel przewidywał, że jego wiadomość może trafić do skrzynki spam - wyjaśnia dr Mirosław Gumularz, adiunkt WSB Warszawa, radca prawny w Kancelarii Prawnej GKK Gumularz Kozik
Według niego należy też zwrócić uwagę, że dość pobłażliwe podejście sądu (brak stwierdzenia rażącego naruszenia prawa w związku z bezczynnością) może rodzić pokuje takiego konfigurowania systemów pocztowych aby tego typu wiadomości niejako z automatu trafiały do folderu „spam”.
Dr Piotr Pałka, radca prawny i wspólnik DERC PAŁKA Kancelaria Radców Prawnych twierdzi, że wyrok to ważny kierunek dla wykładni przepisów prawa w zakresie bezczynności organów lub przewlekłego prowadzonego postępowania przez organy. - Bezczynność w prowadzeniu postępowania przez organ administracji publicznej, w rozumieniu art. 37 par. 1 pkt 1 k.p.a. ma miejsce wtedy, gdy nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 par. 1. Z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznych wynika natomiast, że podmiot zobowiązany do udostępniania informacji publicznej ma obowiązek podjąć określone w tej ustawie czynności, nawet jeśli żądane informacje nie stanowią informacji publicznej bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku - tłumaczy.
Zobacz procedurę w LEX: Termin udostępnienia informacji publicznej i jego przedłużenie >
Zdaniem prawnika tłumaczenie organu, że wniosek w postaci elektronicznej został w poczcie elektronicznej organu zakwalifikowany jako SPAM nie ma uzasadnienia. Nie ulega bowiem wątpliwości, że to na pracowniku organu ciąży obowiązek przeglądania całości otrzymywanej przez organ poczty elektronicznej, również tej zakwalifikowanej jako SPAM.
- Bez wpływu na ocenę tej bezczynności pozostaje więc kwestia możliwości zapewnienia prawidłowej organizacji pracy przez organ (por. wyrok WSA w Łodzi z dnia 28 kwietnia 2020 r., sygn. akt II SAB/Łd 3/20), czy też wystąpienie trudności, błędów czy nieprawidłowości w zakresie kształtowania i obsługiwania przez organy administracji publicznej oficjalnych systemów służących do komunikacji z tymi organami, np. poczty elektronicznej czy systemu ePuap w zakresie udzielania informacji publicznej (por. wyrok WSA w Gdańsku z dnia 22 kwietnia 2019 r., sygn. akt II SAB/Gd 137/19). W przeciwnym wypadku konsekwencje urzędniczej odpowiedzialności ponosiliby obywatele – zauważa radca prawny dr Piotr Pałka.
