Według szacunków Ministerstwa Rozwoju i Technologii, co roku około 2, 5 mln obywateli dostaje wezwanie do osobistego stawiennictwa w różnego rodzaju urzędach. Na składaniu wyjaśnień w 2021 roku obywatele spędzili pięć milionów godzin. To dużo, ale nic w tym dziwnego, bo osobiste stawiennictwo zajmuje dużo czasu, a ani dogodne, ani wygodne nie jest. Obywatel musi dostosować się do sztywnych godzin pracy urzędu, czasem poświęcić kilka godzin na dojazd do urzędu i złożenie wyjaśnień, nierzadko wziąć w pracy dzień wolny. W przypadku niestawiennictwa, wzywanemu grozi kara od 50 do 200 zł, a płacić jej, rzecz jasna, nikt nie chce.
Czytaj też: Zarządzanie ryzykiem w urzędzie - czynniki ryzyka i mechanizmy kontroli w obszarze reputacja >>>
Starszy obywatel potrzebuje osobistego kontaktu
Tymczasem w kraju są urzędy, gdzie w ub. roku, wzywano obywateli do osobistego stawiennictwa średnio nawet w 25 proc. postępowań. Dlatego ministerstwo przygotowało projekt zmian ustawowych, którym celem jest zerwanie z wymogiem osobistego składania wyjaśnień w urzędach. Pierwszeństwo ma mieć postać pisemna i elektroniczna.
- Po pierwsze, niektóre sprawy są tak skomplikowane, że nie jest możliwe, by udało się załatwić je przez telefon, druga kwestia to wiek interesantów. Na naszym terenie mamy coraz starsze społeczeństwo, mało młodzieży. Starszy obywatel potrzebuje kontaktu osobistego, woli przyjść do urzędu, ma czas, potrzebuje usłyszeć wyjaśnienia od urzędnika. Preferuje taki sposób komunikacji i do innego przekonać się go nie da. Młody obywatel, który umie posługiwać się nowymi technologiami, woli kontaktować się z urzędem za pośrednictwem telefonu, maila czy platform – tłumaczy Piotr Zoła, sekretarz gminy Dębowiec (woj. podkarpackie). Przy okazji, jako przykład tego, że obywatele wolą sprawy w urzędzie załatwiać osobiście, podaje dodatek węglowy. Ponad 60 proc. uprawnionych do niego obywateli już złożyło wnioski osobiście w urzędzie gminy. Nieliczni zrobili to przez Internet.
Gdyby jakimś cudem wszyscy mieszkańcy gminy Dębowiec nagle zdecydowali się kontaktować z urzędem przez Internet, to byłoby to obecnie niemożliwe, bo gmina nie podołałaby temu zadaniu. – Mamy przestarzały sprzęt, w przyszłym roku będziemy go wymieniać – nie ukrywa sekretarz.
Czytaj też: E-Urząd Skarbowy - podstawowe narzędzie do kontaktu z organami KAS >>>
Wezwań niewiele, bo nie ma takiej potrzeby
Dodatek węglowy jest również „probierzem” komunikacyjnych preferencji obywateli w gminie Rachanie (woj. lubelskie). Tu również zdecydowana większość obywateli woli mieć osobisty kontakt z urzędnikami. Ku wygodzie mieszkańców i dla usprawnienia procedury, wójt w określonych dniach i godzinach wysyła urzędników do wiejskich świetlic, gdzie obywatele mogą złożyć wnioski.
- U nas mieszka dużo starszych osób, często samotnych. Młodzi wyjechali za granicę, albo pracują w miastach. Ci, którzy pozostali, faktycznie korzystają z możliwości, jakie daje Internet. Starsi wolą jednak załatwiać urzędowe sprawy osobiście, dlatego bezpośredni kontakt jest wskazany. Samych wezwań do osobistego stawiennictwa wysyłamy naprawdę niewiele, bo nie ma takiej potrzeby. Czasami zdarza się, że np. ktoś składa wniosek o ulgę w podatku, bo coś się wydarzyło, był pożar, ktoś zachorował, krowa padła. Tu jednak obywatel musi porozmawiać z urzędnikiem, bo nawet nie wiedziałby, co w tym mailu pisać – wyjaśnia Roman Miedziak, wójt gminy Rachanie. Twierdzi, że technologicznie gmina do obsługi online mieszkańców jest całkiem dobrze przygotowana, ale nie wierzy, aby taka sytuacja mogła mieć miejsce.
Czytaj też: Strony internetowe urzędów gmin jako element wsparcia e-administracji w gminie >>>
Pierwszeństwo ma postać pisemna i elektroniczna
Rozwiązaniami proponowanymi przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii nie muszą się martwić ci, którzy preferują osobisty kontakt z urzędnikami. W przypadku osobistego stawiennictwa w celu złożenia wyjaśnień w urzędach będzie obowiązywała możliwość wyboru – osoby, które będą wolały przyjść osobiście, nadal będą miały taką możliwość.
Proponowane przez MRiT zmiany będą elementem ustawy deregulacyjnej, którą jesienią zajmie się rząd. Będzie obejmować komponenty odnoszące się do każdego etapu działalności gospodarczej: rozpoczynania, rozwoju oraz przekazania firmy w ręce następców, będą skierowane zarówno do młodych przedsiębiorców, jak również do osób zaawansowanych wiekowo.
W przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego i ordynacji podatkowej będzie wprost wskazane, że pierwszeństwo ma postać pisemna (i elektroniczna). W przypadku ewentualnego wezwania obywatela organ będzie szczegółowo wyjaśniał, dlaczego niezbędne jest osobiste stawiennictwo.
Jest trudno, może być jeszcze trudniej
Starosta przasnyski, Krzysztof Bieńkowski uważa, że pozostawienie obywatelom możliwości kontaktu bezpośredniego z urzędnikami jest jak najbardziej słuszne, bo tych, którzy korzystać z elektroniki nie umieją, boją się, albo zwyczajnie nie chcą, przymusić się do tego nie da. Zwraca za to uwagę na zupełnie inny problem. Już i tak trudny dostęp do kontaktu z urzędami centralnymi. Obawia się, żeby w praktyce nie doszło do takiej sytuacji, że kontakt będzie możliwy tylko przez Internet.
- Czasami projektanci, którzy realizują inwestycje dla samorządów i mają potrzebę skontaktowania się z kimś z tych wyższych urzędów, nie mogą się doczekać odpowiedzi, kontaktu. Robi się wąskie gardło, które blokuje procesy inwestycyjne, czy decyzje ważne dla mieszkańców. Spotkałem się już z taką sytuacją, że w niektórych urzędach w Warszawie są dni wyznaczone tylko na telefony i trudno, żeby np. projektant usiadł i spokojnie porozmawiał z urzędnikami, jakie mają uwagi do projektu, na której stronie, a to bardzo przyspieszyłoby cały proces inwestycyjny. Tymczasem jest przesyłanie, odsyłanie i tak w kółko – tłumaczy starosta.
Odnośnie ograniczenia osobistego kontaktu z urzędnikami „na dole” jest „za”. Uważa, że będzie to dla obywateli ogromne ułatwienie. W czasie pandemii starostwo wprowadziło elektroniczną obsługę interesantów w kilku wydziałach min. geodezji, wydziale komunikacji. I to się sprawdziło. Coraz więcej osób z takiej możliwości korzysta. Starostwo nie zamyka też możliwości kontaktu bezpośredniego.
Będzie dobrze, tylko trzeba czasu
Ministerialny pomysł ograniczenia kontaktu z urzędnikami za dobry i słuszny uważa Jacek Brygman, wójt gminy Cekcyn (woj. kujawsko-pomorskie), wiceprzewodniczący Związku Gmin Wiejskich RP, członek Komisji Rządu i Samorządu Terytorialnego. Tyle, że jak zaznacza, jego realizacja powinna być rozłożona w czasie, ze względu na to, że z kontaktu zdalnego chętnie skorzystają ludzie młodzi, ale mogą sobie z nim nie poradzić ludzie starsi. Dobrze więc, że nikt ich do tego nie zamierza przymuszać.
- W naszej gminie większość osób preferuje jednak kontakt osobisty. Sporo jest ludzi starszych, może też kwestia przyzwyczajenia, są też problemy z zasięgiem Internetu, nie każdy też ma możliwość korzystania z Internetu – wylicza Jacek Brygman. Jeśli chodzi o sprzęt, jakim dysponuje gmina, to wymieniane są właśnie serwery, gmina będzie inwestowała w sprzęt i oprogramowanie, zabezpieczenia itd.
- Techniki zdalnej komunikacji są rozwijane w wystarczający sposób, aby obywatel lub przedsiębiorca mógł składać wyjaśnienia bez konieczności wychodzenia z domu. Dajemy jednak Polakom wybór, co może być istotne dla osób starszych, które wolą w bardziej tradycyjny sposób załatwiać sprawy urzędowe – stwierdził niedawno, podczas konferencji prasowej Waldemar Buda, minister rozwoju i technologii. Poinformował, że nowe przepisy będą obowiązywały od 2023 r.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.